Tối ưu giao tiếp quá mức khi làm từ xa

Ý tưởng chính

Những cực đoan của giao tiếp

Trong bất kỳ thực hành quản lý nhóm từ xa nào, chúng ta đều gặp phải cả hai cực đoan. Các nhóm mà mọi người làm việc cô lập trong nhiều tháng, đột nhiên phát hiện ra sự khác biệt trong hiểu biết về nhiệm vụ. Mặt khác, có những nhóm mà mỗi bước đều đi kèm với ba cuộc họp, năm thông báo và những chuỗi email vô tận.

Giao tiếp không đủ dẫn đến các vấn đề: trùng lặp công việc, bỏ lỡ deadline, giảm chất lượng sản phẩm. Nhưng giao tiếp quá mức không kém nguy hiểm — nó tạo ra ảo tưởng về năng suất, che giấu các vấn đề hiệu quả thực sự.

Khi nhân viên của bạn dành phần lớn thời gian làm việc cho các cuộc họp và trao đổi thư từ, câu hỏi đặt ra là: khi nào họ làm việc?

Bạn có thể bắt đầu làm quen với chủ đề này trong bài viết Lời khuyên về giao tiếp quá mức của chúng tôi, và bây giờ hãy đi sâu vào chi tiết.

Mất cân bằng giao tiếp

Làm thế nào để biết nhóm của bạn có vấn đề về giao tiếp? Đây là những tín hiệu cần chú ý:

Dấu hiệu của giao tiếp không đủ:

• Các thành viên trong nhóm thường xuyên nói "tôi không biết bạn đang làm việc này"
• Cùng một nhiệm vụ được thực hiện bởi những người khác nhau
• Các quyết định quan trọng được đưa ra mà không tính đến ý kiến của các bên liên quan
• Các dự án bị đình trệ do yêu cầu không rõ ràng

Dấu hiệu của giao tiếp quá mức:

• Các cuộc họp diễn ra mà không có chương trình nghị sự rõ ràng và kết quả cụ thể
• Mọi người phжалoán về sự gián đoạn liên tục
• Cùng một thông tin được nhân đôi trong nhiều kênh
• Thời gian đồng bộ hóa vượt quá thời gian thực hiện nhiệm vụ

Chiến lược giao tiếp

1. Ma trận kênh giao tiếp. Tạo một bảng đơn giản trong đó bạn ghi lại thông tin nào được truyền qua kênh nào:

• Khẩn cấp và quan trọng — cuộc gọi hoặc tin nhắn cá nhân
• Quan trọng nhưng không khẩn cấp — email hoặc nhiệm vụ trong hệ thống quản lý dự án
• Khẩn cấp nhưng không quan trọng — tin nhắn nhanh trong chat
• Thông tin thường xuyên — tóm tắt hàng tuần hoặc dashboard

2. Quy tắc ba cấp độ. Cấu trúc giao tiếp theo ba loại cường độ:

• Cấp độ 1. Thông tin — để truyền đạt sự thật mà không cần thảo luận. Các định dạng viết là lý tưởng: tóm tắt email, cập nhật trong chat công ty, trạng thái trong hệ thống dự án.
• Cấp độ 2. Thảo luận — khi cần nhận phản hồi hoặc tiến hành động não. Các định dạng không đồng bộ hoạt động ở đây: threads trong Slack, bình luận trong tài liệu, đánh giá video không đồng bộ.
• Cấp độ 3. Quyết định — để đưa ra các quyết định quan trọng hoặc giải quyết các vấn đề phức tạp. Chỉ ở đây mới có lý do cho các cuộc họp đồng bộ với sự chú ý đầy đủ của người tham gia.

3. Cấu trúc các cuộc họp. Mỗi cuộc họp phải có mục tiêu rõ ràng, chương trình nghị sự và kết quả mong đợi. Sử dụng mẫu:

• Mục tiêu cuộc họp (một câu)
• Chuẩn bị của người tham gia (cần nghiên cứu gì trước)
• Chương trình nghị sự với khung thời gian
• Quyết định cụ thể hoặc các bước tiếp theo

4. Tạo không gian thông tin thống nhất. Thông tin phải sống ở một nơi. Taskee là trợ thủ chính của bạn trong việc này, vì điều chính là mọi người đều biết tìm dữ liệu cần thiết ở đâu.

Công cụ cân bằng

1. Kỹ thuật "Không đồng bộ trước". Trước khi lên lịch họp, hãy tự hỏi: có thể giải quyết vấn đề này một cách không đồng bộ không? Trong hầu hết các trường hợp, câu trả lời là có. Hãy thử định dạng viết trước, và chỉ khi nó không hiệu quả thì chuyển sang họp.
2. Quy tắc "Một lần chạm". Mỗi tin nhắn phải chứa tất cả thông tin cần thiết để đưa ra quyết định hoặc thực hiện hành động. Thay vì "Hãy thảo luận về dự án", hãy viết "Chúng ta cần quyết định về kiến trúc cơ sở dữ liệu cho dự án X. Tôi đề xuất ba tùy chọn [chi tiết]. Tôi mong đợi ý kiến của bạn trước thứ Sáu".
3. Tiêu chuẩn hóa các cuộc họp. Đưa ra các định dạng rõ ràng cho các loại cuộc họp khác nhau:

• Daily standups: 15 phút, ba câu hỏi (đã làm gì, dự định gì, điều gì cản trở), không đi sâu vào chi tiết.
• Lập kế hoạch: chương trình nghị sự rõ ràng trước, tất cả tài liệu đã được nghiên cứu trước cuộc họp, quyết định cụ thể ở cuối.
• Retrospectives: định dạng có cấu trúc với trọng tâm vào hành động, không phải thảo luận.

Thay đổi văn hóa

Công nghệ chỉ là công cụ. Xây dựng một văn hóa mà mọi người hiểu giá trị của thời gian của họ và của người khác.

• Thỏa thuận về tính sẵn có. Đặt ra các quy tắc rõ ràng về thời điểm mọi người phải có sẵn cho giao tiếp đồng bộ. Ví dụ, "giờ cốt lõi" từ 10 đến 14 giờ, khi mọi người đều online để họp, và "thời gian tập trung" vào buổi sáng và buổi tối để làm việc sâu.
• Văn hóa ghi chép. Dạy nhóm ghi lại các quyết định bằng văn bản. Quy tắc đơn giản: nếu quyết định không được ghi lại, thì nó chưa từng tồn tại. Điều này sẽ tránh được nhiều cuộc thảo luận lặp lại và hiểu lầm.
• Quyền ngắt kết nối. Cho mọi người khả năng không trả lời ngay lập tức các tin nhắn không khẩn cấp. Điều này có vẻ hiển nhiên, nhưng nhiều nhóm sống trong chế độ sẵn có liên tục, điều này giết chết năng suất.
• Phản hồi như công cụ cải thiện. Thường xuyên hỏi nhóm về chất lượng giao tiếp. Những câu hỏi đơn giản như "Bạn có nhận được đủ thông tin để làm việc không?" hoặc "Bạn có cảm thấy quá tải vì các cuộc họp không?" giúp xác định vấn đề ở giai đoạn đầu.

Đo lường và tối ưu hóa

Làm thế nào để biết những thay đổi có hiệu quả? Theo dõi một số chỉ số quan trọng:

• Phần trăm thời gian dành cho các cuộc họp (chuẩn — 20-30%)
• Thời gian từ khi phát sinh câu hỏi đến khi nhận được câu trả lời
• Số lượng thảo luận lặp lại về cùng các chủ đề
• Sự hài lòng của nhóm với chất lượng giao tiếp (khảo sát thường xuyên)

Thử nghiệm và lặp lại. Đưa ra những thay đổi từ từ. Ví dụ, bắt đầu với "ngày không họp" một lần một tuần. Xem điều này ảnh hưởng đến năng suất như thế nào. Thử standups không đồng bộ trong một tháng. Đo lường kết quả và điều chỉnh cách tiếp cận.

Vai trò của người lãnh đạo trong chuyển đổi giao tiếp. Là một nhà lãnh đạo, bạn đặt ra giai điệu giao tiếp trong nhóm. Nếu bạn tự viết tin nhắn vào lúc 23:00 hoặc lên lịch họp mà không có chương trình nghị sự, nhóm sẽ làm điều tương tự.

Hãy trở thành tấm gương cho giao tiếp hiệu quả: cấu trúc tin nhắn của bạn, chuẩn bị cho các cuộc họp, tôn trọng thời gian của mọi người. Giải thích logic của những thay đổi và thu hút nhóm vào quá trình tối ưu hóa.

Đọc thêm:

Giảm hiểu lầm trong nhóm bằng cách đọc bài viết Cách hợp tác hiệu quả với các nhóm từ xa: công cụ và mẹo.

Tìm hiểu về việc tạo ra văn hóa giao tiếp đúng đắn từ bài viết Văn hóa làm việc từ xa: chiến lược thành công.

Để nhận được lời khuyên thực tế về quản lý một trong những kênh giao tiếp chính trong làm việc từ xa, hãy xem bài viết Quản lý email của chúng tôi.

Kết luận

Giao tiếp hiệu quả trong các nhóm từ xa không phải về số lượng cuộc họp hoặc tin nhắn. Đó là về việc tạo ra một hệ thống cung cấp cho đúng người đúng thông tin vào đúng thời điểm, mà không tạo ra tiếng ồn thông tin.

Làm việc từ xa đòi hỏi một cách tiếp cận có ý thức hơn đối với giao tiếp, nhưng với thiết lập đúng đắn, nó có thể hiệu quả hơn làm việc tại văn phòng. Cung cấp cho nhóm của bạn những khung rõ ràng và công cụ — và bạn sẽ thấy không chỉ năng suất mà còn sự hài lòng trong công việc tăng lên như thế nào.

Khuyến nghị đọc

"Virtual Teams: Mastering Communication and Collaboration in the Digital Age"

Hướng dẫn có cơ sở khoa học để phát triển kỹ năng giao tiếp ảo và làm việc nhóm dựa trên nghiên cứu tâm lý học và hành vi tổ chức.

Trên Amazon

"The Long-Distance Leader: Rules for Remarkable Remote and Hybrid Leadership"

Hướng dẫn thực tế để quản lý các nhóm từ xa với trọng tâm vào mô hình "Three-O" (Outcomes, Others, Ourselves) cho lãnh đạo hiệu quả từ xa.

Trên Amazon

"Building & Managing Virtual Teams: Five Ways to Create a High Performance Culture for Remote Workers"

Hướng dẫn thực tế ngắn gọn với năm nguyên tắc chính để tạo ra văn hóa hiệu suất cao trong các nhóm ảo.

Trên Amazon