Mẹo để tránh giao tiếp quá mức

Những điểm chính

Khi nào là quá nhiều?

Khi bạn lặp lại điều giống nhau liên tục chỉ để mỗi đồng nghiệp và quản lý cuối cùng hiểu được ý tưởng — bạn có một vấn đề.

Hãy đơn giản với một ví dụ. Giả sử bạn đang triển khai một dự án quan trọng, và đội ngũ cần được onboard và chuẩn bị kỹ càng cho toàn bộ công việc. Trước tiên, bạn gửi một email. Sau đó, bạn tổ chức một cuộc họp. Tiếp theo, bạn chia sẻ một trang Figma với các slide về những gì không nên làm. Và chỉ để chắc chắn, bạn gửi một loạt văn bản trong nhóm làm việc.

Đó là giao tiếp quá mức tuyệt vời nhất.

Trong các đội nhóm lớn, nơi số lượng người lên đến hàng nghìn, loại lặp lại này thực sự có thể hợp lý.

Nhưng nếu chúng ta nói về các nhóm tương đối nhỏ hoặc đang phát triển? Một vài phương pháp cứu nguy có thể giúp mọi thứ trở lại bình thường.

Khi nào quá nhiều là tốt?

Như thường lệ, mọi thứ không phải lúc nào cũng rõ ràng, vì vậy đôi khi việc theo dõi chặt chẽ nhân viên của bạn là một ý tưởng tốt. Tuy nhiên, những tình huống này là rất cụ thể — vì vậy đừng đi quá xa:

• Thời gian thay đổi tổ chức. Trong những thời điểm này, việc đảm bảo rõ ràng tối đa là rất quan trọng. Ví dụ, khi chuyển sang một cấu trúc quản lý dự án mới, có thể sử dụng phương pháp ba bước: đầu tiên, một webinar để giải thích sự thay đổi, sau đó là một hướng dẫn chi tiết trong kho tài liệu công ty, và cuối cùng là một loạt nhắc nhở ngắn gọn trong nhóm trò chuyện. Phương pháp này giúp giảm sự hỗn loạn và đảm bảo một sự chuyển tiếp suôn sẻ.
• Khi truyền đạt thông tin quan trọng. Khi nói đến các thời hạn, thay đổi dự án hoặc quyết định quan trọng, luôn tốt hơn khi giao tiếp quá mức thay vì giao tiếp thiếu. Tôi đã thấy ngay cả những đồng nghiệp rất chú ý cũng bỏ lỡ điều gì đó quan trọng — đặc biệt là nếu nó bị chôn vùi giữa đống thông điệp khác.
• Trong các đội nhóm đa văn hóa và phân tán. Ở đây, không có cách nào tránh khỏi — nếu đội ngũ của bạn bao gồm những người từ các quốc gia và múi giờ khác nhau, giao tiếp rõ ràng không chỉ tiện lợi mà còn là yếu tố thiết yếu. Tôi đã từng làm việc với một đội nhóm từ năm quốc gia khác nhau, và chúng tôi nhận ra rằng để mọi thứ diễn ra suôn sẻ, quan trọng phải ghi lại các quyết định quan trọng ít nhất theo ba cách: thảo luận trong cuộc họp, ghi lại chúng trong tài liệu chung và đăng chúng trong nhóm trò chuyện.
• Đào tạo nhân viên mới. Khi nhân viên mới gia nhập, mọi thứ cần được lặp lại nhiều lần. Một trong những người quản lý của tôi đã giới thiệu một phương pháp “ba lần chạm” vô cùng thực tế: đầu tiên, giải thích trong quá trình onboarding, sau đó cung cấp một hướng dẫn bằng văn bản, và cuối cùng ghi lại một video hướng dẫn cho mỗi quy trình quan trọng. Bằng cách đó, không ai bị lạc, và mọi thứ đều rõ ràng.

Cũng có những ngoại lệ đối với những tình huống này. Ví dụ, hầu hết nhân viên làm việc từ xa đều khá quen với việc tự lực cánh sinh và càng độc lập càng tốt. Vì vậy, nếu bạn đã làm việc với anh chàng từ một châu lục khác vài tháng và biết rằng anh ấy đang làm việc tốt — thì thực sự không có lý do gì để quản lý quá chặt anh ấy hay những thành viên đội nhóm tương tự.

Chia sẻ quá không phải quan tâm

Vẫn nghĩ rằng việc theo dõi nhân viên của bạn là một ý tưởng tốt, mặc dù có những tác động tiêu cực? Hãy cùng đi qua những tác động tiêu cực đó để chắc chắn rằng bạn hiểu vấn đề:

• Quá tải thông tin. Khi quá nhiều thông điệp đến mức mọi người bắt đầu bỏ qua hầu như mọi thứ. Một đồng nghiệp của tôi đã từng nói: “Khi mọi thứ đều quan trọng, thì chẳng có gì là quan trọng.” Bạn đã hiểu ý rồi phải không — nếu mỗi thông điệp đều cảm giác như tận thế, cuối cùng chẳng ai coi trọng bất kỳ điều gì nữa.
• Mất năng suất. Càng lặp lại nhiều, càng tốn nhiều thời gian vào việc giao tiếp — và ít thời gian hơn cho công việc thực tế. Mỗi email, cuộc họp hoặc nhắc nhở mới đều ăn mất vài phút hoặc thậm chí vài giờ, mà lẽ ra có thể dùng để làm việc thay vì phải lặp đi lặp lại cùng một chủ đề.
• "Sự bất lực học được" trong đội ngũ. Khi mọi thứ bị lặp đi lặp lại nhiều lần, mọi người ngừng tìm kiếm thông tin. “Không thấy email? Không sao, nó sẽ được lặp lại thôi.” Và điều đó dần trở thành thói quen — ai cũng cho rằng những thông tin quan trọng sẽ được nhắc lại.
• Kiệt sức vì thông tin. À, đây là một chủ đề hoàn toàn riêng biệt. Chúng tôi đã nhận thấy một xu hướng lạ với một số khách hàng — mọi người bắt đầu tự động lưu trữ email từ những người gửi quá nhiều thông điệp. Và chỉ như vậy, họ bỏ lỡ những thông tin quan trọng và cuối cùng không hiểu điều gì đã sai.

Chỉ cần nói đơn giản — đội ngũ của bạn cần biết cách giải quyết công việc mà không cần sự can thiệp liên tục của bạn. Điều đó không có nghĩa là bạn nên ném họ vào biển sâu và xem liệu họ có bơi được không, nhưng có một sự khác biệt lớn giữa giám sát và quản lý quá mức.

Lời khuyên duy trì cân bằng

Với tất cả lý thuyết đã xong, hãy đến phần thú vị nhất — các chiến lược thực tế để giữ đội ngũ của bạn dưới sự giám sát nhưng không khiến họ phải kiểm tra hộp thư mỗi 15 giây vì sợ bỏ lỡ một thông báo:

• Tạo một hệ thống kênh giao tiếp rõ ràng. Gán một chức năng cụ thể cho từng nền tảng và tuân theo cấu trúc đó. Khi đội ngũ của bạn biết rằng Slack dùng để đưa ra quyết định nhanh chóng và Taskee dùng để quản lý tài liệu dự án, hiệu quả giao tiếp sẽ tăng lên một cách đáng kể. Dạy cho đội ngũ không chỉ cách sử dụng các kênh mà còn cách kết hợp chúng một cách hiệu quả: ví dụ, cuộc gọi video luôn phải kết thúc bằng một bản tóm tắt qua email, nêu ra các quyết định chính và các công việc cần thực hiện rõ ràng.
• Áp dụng "quy tắc ba". Các nhà tâm lý học cho rằng để giữ lại thông tin, mọi người cần tương tác với nó ít nhất ba lần theo các định dạng khác nhau. Sử dụng phương pháp đa giác quan: bắt đầu bằng việc truyền đạt bằng lời (cuộc họp), củng cố nó bằng hình ảnh (tài liệu), và theo dõi với các nhắc nhở ngữ cảnh trong khi lên kế hoạch cho các bước tiếp theo. Nghiên cứu về đường cong quên của Ebbinghaus cho thấy rằng nếu không có sự lặp lại, hơn 50% thông tin sẽ bị mất trong vòng một giờ đầu tiên, và sau 10 giờ, chỉ còn khoảng 35% thông tin được giữ lại.
• Thực hiện cơ chế xác nhận. Thiết lập một hệ thống xác nhận rõ ràng cho các thông điệp quan trọng — từ các phản ứng emoji đơn giản đến danh sách kiểm tra chính thức. Thực hành này, được mượn từ ngành hàng không và y tế, tạo ra một vòng lặp giao tiếp khép kín và giảm thiểu đáng kể khả năng xảy ra lỗi. Xác định rõ thời gian phản hồi và tự động nhắc nhở chỉ đối với những người chưa trả lời, thay vì gửi lại thông điệp cho toàn bộ đội ngũ.
• Sử dụng giao tiếp hình ảnh. Nghiên cứu khoa học thần kinh cho thấy bộ não xử lý thông tin hình ảnh nhanh gấp 60.000 lần so với văn bản. Hãy đầu tư thời gian để tạo ra các sơ đồ, infographic và biểu đồ dòng chảy cho các quy trình phức tạp. Để đạt hiệu quả tối đa, kết hợp văn bản tối giản với các yếu tố đồ họa rõ ràng.
• Đánh giá hiệu quả giao tiếp định kỳ. Giới thiệu một cuộc kiểm toán có cấu trúc về luồng giao tiếp, sử dụng cả các chỉ số định lượng và định tính. Đo lường không chỉ tốc độ truyền đạt thông tin mà còn sự hiểu biết — thông qua các bài kiểm tra ngắn hoặc cuộc trò chuyện kiểm tra. Phát triển "bản đồ nhiệt giao tiếp" để theo dõi các kênh hiệu quả nhất cho các loại thông tin khác nhau. Các công ty thường xuyên kiểm toán giao tiếp của mình có xu hướng hoàn thành dự án đúng hạn một cách nhất quán hơn.
• Tạo một nguồn sự thật duy nhất. Thiết lập một kho tài liệu trung tâm với cấu trúc rõ ràng và quy tắc bảo trì. Chỉ việc có tài nguyên này là không đủ — nó phải được tích hợp vào các quy trình công việc hàng ngày. Thiết lập một quy trình nơi tất cả các quyết định quan trọng được ghi lại trong kho tài liệu trong vòng 24 giờ. Các đội ngũ với một nguồn sự thật duy nhất tốn ít thời gian hơn trong việc giải quyết mâu thuẫn và tìm kiếm thông tin cập nhật.
• Xem xét các phong cách giao tiếp. Thực hiện đánh giá chính thức về sở thích giao tiếp của đội ngũ bằng các công cụ như DISC hoặc VAK (Phong cách học Thị giác, Thính giác, Vận động). Tạo các kế hoạch giao tiếp cá nhân hóa cho các bên liên quan và các dự án quan trọng, dựa trên các sở thích này. Giao tiếp được điều chỉnh dẫn đến sự hợp tác hiệu quả hơn.

Bài viết liên quan:

Bạn muốn củng cố sự tương tác và tinh thần trong đội ngũ? Hãy xem bài viết Khuyến khích tích cực trong quản lý nhiệm vụ để tăng năng suất đội ngũ.

Băn khoăn làm sao để duy trì tự do trong công việc từ xa mà không làm giảm chất lượng và năng suất? Đọc bài viết Trách nhiệm từ xa: Đảm bảo năng suất và trách nhiệm trong đội ngũ.

Bạn muốn tăng tỷ lệ hoàn thành dự án đồng thời giảm chi phí vận hành? Khám phá bài viết Cách tổ chức đội ngũ cho công việc từ xa dài hạn.

Kết luận

Trong thời đại thông tin ồn ào, kỹ năng thực sự không phải là nói to hơn hay nói nhiều hơn, mà là tạo ra những thông điệp không thể bị bỏ qua — không phải vì tần suất của chúng, mà vì chất lượng, thời gian và tính liên quan của chúng.

Thông tin không chỉ nên được lặp lại; nó cần phải vang lên, được củng cố, và cuối cùng biến thành hành động.

Đọc sách gợi ý

"High Output Management"

Quản lý hiệu quả yêu cầu giao tiếp chiến lược quá mức.

Trên Amazon

"Team of Teams: New Rules of Engagement for a Complex World"

Cuốn sách này khám phá sự chuyển mình của chiến lược giao tiếp trong các tổ chức phức tạp.

Trên Amazon

"Noise: A Flaw in Human Judgment"

Một cuộc khảo sát sâu về cách thông tin ồn ào và quá tải giao tiếp ảnh hưởng đến quyết định.

Trên Amazon