Trong môi trường làm việc ngày nay, các công cụ truyền thống như Excel đang cạnh tranh với phần mềm quản lý dự án đầy hứa hẹn. Mỗi công cụ đều có ưu điểm và nhược điểm. Hãy cùng khám phá lý do tại sao bạn có thể tiếp tục sử dụng công cụ cũ hoặc chuyển sang một cái gì đó hiện đại hơn.
Các nhóm sử dụng nền tảng quản lý dự án chuyên dụng báo cáo tỷ lệ thành công dự án cao
Các công cụ quản lý dự án phù hợp có thể giảm một nửa thời gian lập kế hoạch
Sử dụng phần mềm theo dõi tác vụ đúng cách có thể tăng năng suất lên đến 50%
Các hệ thống quản lý dự án hiện đại có thể không linh hoạt và tương thích tốt với Linux như Excel cổ điển, nhưng giao diện người dùng trực quan và một loạt các tính năng bổ sung đã bù đắp rất tốt cho điều đó.
Những lợi thế chính của các hệ thống quản lý dự án cần lưu ý:
Ngay cả những người không phải quản lý dự án cũng biết Excel – có cả cộng đồng đam mê tối ưu hóa nó đến mức tối đa, chia sẻ đủ loại công thức và mã ngắn. Chắc chắn, trực quan không phải là điểm mạnh của Excel, nhưng không thể phủ nhận rằng cách tiếp cận đơn giản của Microsoft trong việc tổ chức dự án là hiệu quả, ít nhất là như vậy.
Nhưng để chắc chắn, hãy cùng điểm qua những ưu điểm chính của Excel:
Cả hai đều tốt trong lĩnh vực của mình, vì vậy bạn sẽ phải nghiên cứu quy trình làm việc của mình một chút để hiểu công cụ nào là lựa chọn hoàn hảo cho nhóm của bạn.
Để giúp bạn dễ dàng hơn, chúng tôi đã chuẩn bị bảng phân tích dưới đây để giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt:
| Tính năng
|
Phần mềm quản lý dự án
|
Excel
|
| Theo dõi tác vụ
|
Quy trình tự động với cập nhật thời gian thực
|
Khả năng tự động hóa cơ bản, cần cập nhật thủ công
|
| Hợp tác nhóm
|
Đề cập, trò chuyện tích hợp, thường có khả năng gọi video và gọi âm thanh
|
Gần như không có. Khả năng chia sẻ và giao tiếp hạn chế.
|
| Quản lý tài nguyên
|
Phân bổ nhiệm vụ động, theo dõi khối lượng công việc
|
Bảng tính tĩnh, yêu cầu tính toán thủ công và kiến thức về công thức cụ thể
|
| Báo cáo
|
Phân tích chi tiết và bảng điều khiển có thể tùy chỉnh
|
Hình ảnh hóa cơ bản
|
| Theo dõi chi phí
|
Công cụ lập ngân sách và kế hoạch tích hợp
|
Tính toán thủ công dựa trên công thức
|
| Quản lý tiến độ
|
Biểu đồ Gantt tương tác
|
Biểu đồ cơ bản, tạo thủ công
|
| Đường cong học hỏi
|
Cần quá trình hướng dẫn sâu
|
Cơ chế quen thuộc, ai cũng biết
|
| Tùy chỉnh
|
Mẫu có sẵn với cơ hội sáng tạo hạn chế
|
Tùy chỉnh cao với nhiều định dạng linh hoạt có sẵn
|
| Chi phí
|
Đăng ký hàng tháng, thường đắt đỏ
|
Mua một lần. Thường đi kèm với một số ứng dụng hữu ích khác
|
| Tốt nhất cho
|
Các nhóm lớn với các dự án phức tạp và nhiều người tham gia
|
Các nhóm nhỏ với dự án đơn giản
|
|
|
|
|
Bạn đã quyết định chuyển từ Excel sang một công cụ thân thiện với người dùng hơn? Chúc mừng bạn! Học hỏi những điều mới và thêm công cụ vào kho vũ khí của mình là điều quan trọng cho một sự nghiệp phát triển.
Dưới đây là một vài bước bạn cần thực hiện để chuyển đổi sang phần mềm mới một cách dễ dàng:
Theo nghiên cứu, các tổ chức đã chuyển sang phần mềm quản lý dự án chuyên dụng báo cáo một tăng 27% tỷ lệ hoàn thành dự án và giảm đáng kể các thời hạn bị trễ!
Các bài viết liên quan:
Để có cái nhìn thực tế về việc lựa chọn công cụ, hãy tham khảo bài viết Biểu đồ Gantt là gì? Hướng dẫn sử dụng biểu đồ Gantt cho quản lý dự án.
Để tối ưu hóa quá trình ra quyết định của bạn, hãy tham khảo Ma trận quyết định có trọng số: Một công cụ đơn giản để ra quyết định có thông tin.
Để tối ưu hóa quy trình làm việc, hãy đọc bài viết Quy trình làm việc trong quản lý dự án: Các bước để tối ưu hóa thành công dự án.
Vì vậy, như chúng tôi đã nói ngay từ đầu, quyết định chuyển từ Excel sang một công cụ tiện lợi và thân thiện với giao diện người dùng phải được đưa ra dựa trên nhu cầu của dự án. Bảng tính vẫn sẽ không biến mất trong tương lai gần, vì vậy nếu bạn cảm thấy thoải mái với người bạn cũ Excel, đó vẫn là một lựa chọn khả thi.
Tuy nhiên, một hệ thống PM được thiết kế tốt có thể thay đổi hoàn toàn công việc của bạn, giúp theo dõi tiến độ và phân bổ tài nguyên chỉ trong vài cú nhấp chuột. Hơn nữa, cái mới luôn tốt. Vì vậy, nếu bạn đang lên kế hoạch mở rộng doanh nghiệp và đội ngũ, có thể đã đến lúc tìm kiếm một sự thay đổi.
"Project Management ToolBox"
Hướng dẫn toàn diện về cách chọn và triển khai giải pháp quản lý dự án phù hợp
Trên Amazon
"Microsoft Office Excel 2007 for Project Managers"
Kỹ thuật nâng cao trong việc sử dụng Excel trong quản lý dự án
Trên Amazon
"The Fast Forward MBA in Project Management"
Hướng dẫn toàn diện về quản lý dự án xuất sắc được hàng trăm nghìn độc giả tin tưởng
Trên Amazon
Trong môi trường làm việc ngày nay, xây dựng sự nghiệp đòi hỏi động lực và khả năng tránh kiệt sức. Cân bằng này là chìa khóa để duy trì hiệu quả công việc và sức khỏe cá nhân. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ khám phá cách nhận biết các dấu hiệu cảnh báo và quản lý cân bằng công việc-cuộc sốn
9 phút
81 lượt xem
0
Bài viết này giải thích vai trò và các trách nhiệm chính của Scrum Master trong đội Scrum. Bạn sẽ học được Scrum Master khác với quản lý dự án như thế nào, những gì họ cần làm để hỗ trợ đội ngũ và cải thiện quy trình làm việc, cũng như vai trò quan trọng của họ trong việc đạt được thành công c
7 phút
167 lượt xem
0
Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ các quy trình lặp, lợi ích và các phương pháp tốt nhất. Các vòng lặp Agile cho phép các nhóm làm việc theo chu kỳ nhỏ, cung cấp giá trị dần dần và thích ứng với các thay đổi khi chúng xuất hiện. Điểm nổi bật Cung cấp giá trị theo từng bư
8 phút
173 lượt xem
0
Phần mềm PLM giúp quản lý mọi giai đoạn của vòng đời sản phẩm, cải thiện hiệu quả và sự hợp tác giữa các nhóm, từ giai đoạn ý tưởng đến khi sản phẩm được ra mắt. Điểm Chính Phần mềm PLM là công cụ cần thiết để quản lý t
9 phút
166 lượt xem
0
Phân tích dữ liệu đã trở thành một phần thiết yếu trong quản lý dự án hiện đại. Bài viết này đi sâu vào việc tận dụng dữ liệu để tối ưu hóa quy trình, xác định thách thức và phân bổ tài nguyên hiệu quả. Người đọc sẽ tìm hiểu về những lợi ích chính, phương pháp triển khai phân tích trong quản l
7 phút
162 lượt xem
0
Hoàn toàn miễn phí cho tất cả các kích cỡ nhóm và sử dụng cá nhân
Back to menuBack to menu
