Duy trì động lực với củng cố tích cực

Động lực thông qua sự hỗ trợ

Củng cố tích cực là việc nhận ra nhóm đang làm tốt điều gì và nói điều đó ra theo cách cho thấy nỗ lực đã dẫn tới kết quả nào. Trong môi trường cộng tác, nhất là ở các nhóm IT và sản phẩm, nơi kết quả cuối cùng được ghép lại từ phần việc của nhiều người, việc đều đặn ghi nhận nỗ lực của từng cá nhân lẫn cả tập thể mang lại cho tổ chức những lợi ích khá rõ ràng:

• Sự gắn kết mạnh mẽ hơn. Khi phần đóng góp của mình được ghi nhận cụ thể và đều đặn, các thành viên thấy rõ hơn rằng công việc của họ có người nhìn thấy và thực sự tạo ra thay đổi, và đó chính là thứ giữ cho sự gắn kết bền lâu.
• Tinh thần làm chủ lớn hơn. Khi một sáng kiến được ghi nhận, cả nhóm hiểu rằng chủ động là điều được trân trọng, nên lần sau các thành viên sẽ dễ lên tiếng và nhận việc hơn. Mối liên hệ giữa việc chủ động đóng góp và phản hồi tích cực chỉ hình thành khi sự ghi nhận diễn ra đều đặn.
• Tiêu chuẩn hành vi rõ ràng hơn. Củng cố tích cực cho mọi người thấy cách làm việc và cách phối hợp nào mang lại kết quả mà nhóm coi trọng. Để hình thành chuẩn mực chung, cách này có tác dụng hơn hẳn so với việc chỉ đi sửa lỗi.
• Sự tin tưởng cao hơn. Khi nỗ lực bị bỏ qua, căng thẳng giữa người với người dễ nảy sinh. Sự công nhận đều đặn làm dịu những căng thẳng đó và giúp cả nhóm có chung cảm giác cùng hướng về một mục đích, điều mà sự gắn bó của tập thể dựa vào.
• Động lực bền vững trong các dự án dài. Ở những dự án kéo dài, tiến độ nhìn thấy được thường chậm và khó nhận ra việc làm hằng ngày liên quan thế nào tới kết quả cuối cùng, vì vậy sự ghi nhận liên tục giúp động lực không tụt xuống dưới mức nền.

Tìm hiểu thêm: Phần mềm Quản lý Sản phẩm cho Đội nhóm.

Củng cố tích cực

Củng cố tích cực có tác dụng khác với sự công nhận mang tính hình thức ở cách làm, còn ý định thì có thể như nhau. Lời khen chung chung, thỉnh thoảng mới có hoặc không gắn với một hành động cụ thể nào sẽ không giúp người nghe hiểu mình được khen vì điều gì, nên cũng không tạo thêm động lực. Ngược lại, sự ghi nhận cụ thể, đều đặn và lồng vào nhịp làm việc sẵn có của nhóm sẽ dần tạo nên nền văn hóa giữ được hiệu suất theo thời gian.

Củng cố hiệu quả là một thói quen được xây vào cách nhóm vận hành, khác với một cử chỉ thỉnh thoảng mới làm. Nó phát huy tác dụng tốt nhất khi đi cùng những buổi trao đổi quen thuộc của nhóm như stand-up, hồi cứu hay đánh giá sprint, thay vì chỉ để dành cho thành tích xuất sắc hoặc tách ra thành một chương trình riêng. Dưới đây là vài cách đơn giản, gần như không tốn chi phí, để đưa sự công nhận vào quy trình làm việc hiện có của nhóm:

• Sự công nhận công khai trong cuộc họp. Trong stand-up hoặc buổi check-in, hãy nêu tên những đóng góp cụ thể, nói rõ người đó đã làm gì và việc ấy ảnh hưởng thế nào tới kết quả chung, vì chính sự cụ thể này mới khiến lời ghi nhận có tác dụng lên hành vi.
• Công nhận cột mốc của nhóm. Khi khép lại một sprint, một bản phát hành hay một giai đoạn giao hàng vất vả, hãy dành ít phút để cả nhóm cùng ghi nhận, có thể bằng một tin nhắn chung hoặc một cuộc gọi ngắn, để đánh dấu bước chuyển sang giai đoạn mới và nhắc lại rằng kết quả là công sức của tất cả.
• Hệ thống công nhận biểu tượng. Huy hiệu, lời cảm ơn trước cả nhóm hay những món quà nhỏ dành cho đóng góp nổi bật để lại dấu vết cụ thể về sự ghi nhận và nhắc mọi người về những chuẩn mực mà nhóm muốn giữ. Giá trị của chúng nằm ở sự cụ thể và đều đặn, còn phần thưởng vật chất thì chỉ là thứ yếu.
• Phản hồi tích cực được nhúng. Thêm một phần ghi nhận ngắn vào buổi hồi cứu, stand-up hoặc bản tóm tắt công việc, nhắc tới những đóng góp cụ thể trước khi bàn sang chuyện vận hành, sẽ biến sự công nhận thành một phần bình thường trong cách cả nhóm làm việc với nhau.
• Kênh công nhận giữa các đồng nghiệp. Hãy để các thành viên tự ghi nhận lẫn nhau qua một kênh Slack riêng, một bảng chung hoặc một phần dành riêng trong buổi hồi cứu. Khi đó việc công nhận không còn là của riêng quản lý, và ai cũng thấy đóng góp của mình được để ý dù ở vị trí nào trong nhóm.

Sự công nhận không nên chỉ xoay quanh các con số kết quả. Những hành vi làm nên kết quả, như giao tiếp rõ ràng, cùng nhau gỡ vấn đề hay chủ động giúp đồng đội, cũng đáng được ghi nhận như vậy, và thường dễ biến thành mục tiêu hành vi cụ thể hơn là chỉ nhìn vào việc đạt KPI.

Đạt được mục tiêu mà không có độc tính

Củng cố tích cực mang lại nhiều giá trị nhất cho tổ chức khi nó gắn với chính những mục tiêu mà nhóm đang theo đuổi. Khi đó nó không còn là một phong trào khích lệ tinh thần tách rời, nó trở thành cách giữ động lực và chuẩn mực làm việc suốt từ đầu đến cuối dự án.

Trong các dự án dài, động lực gần như chắc chắn sẽ giảm dần: khó thấy mình đã đi được bao xa, mọi thứ ngày càng phức tạp, còn sợi dây nối việc làm hằng ngày với kết quả cuối cùng thì mờ đi. Củng cố tích cực có kế hoạch xử lý chuyện này bằng những lần ghi nhận giữa chừng, giúp tiến độ hiện ra rõ ràng trước khi tới ngày bàn giao cuối cùng.

• Công nhận dựa trên giai đoạn được liên kết với các giai đoạn dự án. Ghi nhận ngay khi một giai đoạn đã định của dự án hoàn thành, thay vì đợi tới lúc bàn giao sau cùng, sẽ tạo ra những phần thưởng nhỏ giữa chừng và giữ được đà cho cả nhóm trên một chặng đường dài.
• Công nhận chất lượng quy trình, không chỉ kết quả. Khen cả cách mọi người phối hợp, trao đổi và gỡ vấn đề, bên cạnh việc đạt KPI, sẽ củng cố những thói quen làm ra kết quả và giúp cả nhóm hiểu rằng cách làm cũng quan trọng như thứ được giao.
• Nghi lễ kết thúc bao gồm sự công nhận có cấu trúc. Một buổi nhìn lại ngắn khi đóng dự án, trong đó nói rõ điều gì đã chạy tốt và ai đã góp phần nào, sẽ đánh dấu việc cả nhóm cùng hoàn thành một chặng và để lại ấn tượng tốt về việc về đích, giúp mọi người có hứng khởi bước vào vòng tiếp theo.
• Theo dõi tiến độ trực quan với khả năng nhìn thấy đóng góp. Bảng tiến độ và bảng điều khiển hiển thị cả các cột mốc lẫn phần việc của từng người giúp nhóm cảm nhận được đà đi lên chung và thấy rõ công sức của mỗi cá nhân đã đẩy dự án tiến lên ra sao.

Bài viết liên quan:

Để hiểu sâu hơn về năng suất từ xa, hãy đọc Trách nhiệm từ xa: Cách duy trì năng suất và trách nhiệm của nhóm.

Để hiểu quản lý năng lượng và tác động của nó đến hiệu suất, hãy đọc Quản lý năng lượng: Cách tối ưu hóa hiệu suất và sức khỏe của bạn.

Để giúp người mới đến hòa nhập nhanh chóng, hãy đọc Mẹo Onboarding từ xa: Chuẩn bị cho nhân viên mới thành công. Thông tin chi tiết: Báo cáo.

Kết luận

Củng cố tích cực là một công cụ lãnh đạo có cơ chế hoạt động rõ ràng: lời ghi nhận gắn với một hành vi cụ thể tạo ra sự liên tưởng giúp giữ động lực, củng cố chuẩn mực văn hóa và hỗ trợ nhóm đi tới mục tiêu dài hạn. Khi được làm đều đặn, lồng vào các buổi sinh hoạt quen thuộc của nhóm, chú ý cả tới kết quả lẫn cách làm và diễn ra cả từ quản lý xuống lẫn giữa các đồng nghiệp với nhau, nó tạo nên sự gắn kết và đoàn kết mà môi trường làm việc từ xa cần có, điều mà những lời khen thất thường hay chung chung không làm được.