Kuwa na motisha kwa msaada wa nguvu chanya

Motisha kupitia msaada

Uimarishaji chanya ni kutambua kile ambacho timu inafanya vizuri na kukisema kwa namna inayoonyesha juhudi zilileta matokeo gani. Katika kazi ya pamoja, hasa kwenye timu za IT na za bidhaa ambapo matokeo ya mwisho huundwa na michango ya watu wengi, kutambua mara kwa mara juhudi za kila mtu na za timu nzima huleta faida kadhaa zilizo wazi kwa shirika:

• Ushiriki wenye nguvu zaidi. Mchango wa mtu unapotambuliwa kwa uwazi na mara kwa mara, anaona vizuri zaidi kwamba kazi yake inaonekana na ina maana, na hilo ndilo hasa linalodumisha ushiriki kwa muda mrefu.
• Umiliki mkubwa zaidi. Mtu anapopongezwa kwa kuchukua hatua mwenyewe, timu nzima inaelewa kwamba juhudi ya aina hiyo inathaminiwa, na wanachama wengine huwa tayari zaidi kufanya hivyo. Uhusiano huu kati ya kuchukua hatua na kupata jibu chanya hujengeka tu pale utambuzi unapokuwa wa kudumu.
• Viwango vya tabia vilivyo wazi zaidi. Uimarishaji chanya unaonyesha ni tabia zipi na njia zipi za kushirikiana zinazoleta matokeo ambayo timu inayathamini. Kwa kujenga kanuni za pamoja, njia hii hufanya kazi vizuri kuliko kurekebisha makosa peke yake.
• Imani ya juu zaidi. Juhudi zinapopuuzwa, mvutano kati ya watu huzuka haraka. Utambuzi wa mara kwa mara hupunguza mvutano huo na hujenga hisia ya lengo moja, jambo ambalo umoja wa timu unalitegemea.
• Motisha endelevu kwenye miradi mirefu. Katika miradi inayochukua muda mrefu, maendeleo huonekana polepole na ni vigumu kuona jinsi kazi ya kila siku inavyohusiana na matokeo ya mwisho, kwa hiyo utambuzi unaoendelea huzuia motisha isishuke chini ya kiwango chake cha kawaida.

Maelezo zaidi: Programu ya Usimamizi wa Bidhaa kwa Timu.

Uimarishaji chanya

Uimarishaji chanya unaozaa matunda hutofautiana na pongezi za kuonyesha tu katika namna unavyofanywa, ingawa nia inaweza kuwa ile ile. Pongezi za jumla, zinazotolewa mara chache au zisizohusishwa na kitendo chochote mahususi hazimwonyeshi mtu amepongezwa kwa lipi, kwa hiyo haziongezi motisha. Utambuzi ulio mahususi, wa mara kwa mara na uliowekwa ndani ya mdundo wa kazi uliopo wa timu hujenga, taratibu, utamaduni unaodumisha utendaji kwa muda.

Uimarishaji mzuri ni desturi iliyojengwa ndani ya jinsi timu inavyofanya kazi, badala ya ishara inayotolewa mara moja moja. Hufanya kazi vizuri zaidi unapoingizwa katika mawasiliano ya kawaida ya timu kama stand-up, retrospective na sprint review, badala ya kuwekwa kwa ajili ya mafanikio ya kipekee tu au kuendeshwa kama mpango wa pembeni. Hizi ni njia rahisi, zisizo na gharama kubwa, za kuingiza utambuzi katika mtiririko wa kazi uliopo wa timu:

• Utambuzi wa umma wakati wa mikutano. Wakati wa stand-up au check-in, taja mchango mahususi wa mtu, eleza alichofanya na jinsi kilivyoathiri matokeo ya timu, kwa sababu umahususi huo ndio unaofanya pongezi zibadilishe tabia.
• Utambuzi wa hatua muhimu za timu. Mnapofunga sprint, toleo jipya au awamu ngumu ya uwasilishaji, tengeni muda mfupi wa kupongezana kama timu kupitia ujumbe wa pamoja au simu fupi ya video, ili kuonyesha kuwa awamu moja imekwisha na kwamba matokeo ni jasho la wote.
• Mifumo ya utambuzi ya kiishara. Beji, shukrani mbele ya timu au zawadi ndogo kwa michango iliyojitokeza huacha kumbukumbu inayoonekana ya utambuzi na huzikumbusha kanuni ambazo timu inataka kuzidumisha. Thamani yake iko katika umahususi na uthabiti, huku zawadi ya kimaada ikiwa jambo la pili.
• Maoni chanya yaliyojumuishwa. Ongeza sehemu fupi ya utambuzi kwenye retrospective, stand-up au muhtasari wa kazi, mkitaja michango mahususi kabla ya kuingia kwenye mambo ya kiutendaji. Baada ya muda, kupongezana kunakuwa sehemu ya kawaida ya jinsi timu inavyowasiliana.
• Mifereji ya utambuzi wa rika kwa rika. Wape wanachama wa timu nafasi ya kutambuana wenyewe kupitia chaneli maalum ya Slack, ubao wa pamoja au sehemu iliyotengwa ndani ya retrospective. Kwa njia hii utambuzi hauachwi kwa kiongozi peke yake, na kila mtu anajua kuwa mchango wake unaonekana, bila kujali nafasi yake katika ngazi za uongozi.

Utambuzi haupaswi kubaki kwenye takwimu za matokeo peke yake. Tabia zinazoleta matokeo, kama mawasiliano yaliyo wazi, kutatua matatizo pamoja na kumsaidia mwenzako kabla hajaomba, zinastahili utambuzi vilevile, na mara nyingi ni rahisi kuzigeuza kuwa malengo ya kitabia kuliko kuangalia tu kama KPI imefikiwa.

Kufikia malengo bila sumu

Uimarishaji chanya huleta thamani kubwa zaidi kwa shirika unapofungamanishwa na malengo halisi ambayo timu inayafanyia kazi. Hapo huacha kuwa kampeni ya kujenga ari iliyo pembeni na hugeuka kuwa njia ya kudumisha motisha na viwango vya kazi tangu mwanzo hadi mwisho wa mradi.

Katika miradi mirefu, motisha karibu kila mara hupungua taratibu: ni vigumu kuona mmefika wapi, kazi inazidi kuwa tata, na uhusiano kati ya kazi ya kila siku na matokeo ya mwisho unafifia. Uimarishaji chanya uliopangwa hukabili hali hii kwa kutoa utambuzi njiani, unaofanya maendeleo yaonekane kabla ya uwasilishaji wa mwisho.

• Utambuzi wa kiwango unaohusiana na awamu za mradi. Tambueni kukamilika kwa kila awamu iliyopangwa ya mradi badala ya kusubiri uwasilishaji wa mwisho. Zawadi hizi ndogo za njiani huipa timu nguvu ya kuendelea katika ratiba ndefu.
• Utambuzi wa ubora wa mchakato, sio matokeo tu. Pamoja na kupongeza KPI zinapofikiwa, tambueni pia jinsi timu inavyoshirikiana, inavyowasiliana na inavyotatua matatizo. Hii hudumisha tabia zinazoleta matokeo na huonyesha timu kwamba namna kazi inavyofanywa ina uzito sawa na kile kinachowasilishwa.
• Tamasha za kufunga zinazojumuisha utambuzi uliopangwa. Mradi unapofungwa, fanyeni mapitio mafupi ya kile kilichofanya kazi na nani alichangia nini. Hii inaonyesha kuwa juhudi ya pamoja imekamilika na huacha kumbukumbu nzuri ya kumaliza mradi, jambo linalowapa watu hamu ya kuanza mzunguko unaofuata.
• Ufuatiliaji wa maendeleo wa kuona na uonekano wa michango. Mbao za maendeleo na dashibodi zinazoonyesha hatua muhimu za mradi pamoja na michango ya kila mtu huwapa timu hisia ya kusonga mbele pamoja na huonyesha wazi jinsi juhudi za kila mmoja zinavyousukuma mradi mbele.

Makala zinazohusiana:

Kwa uelewa wa kina zaidi wa tija ya kazi ya mbali, soma Uwajibikaji wa Mbali: Jinsi ya Kudumisha Tija na Uwajibikaji wa Timu.

Kuelewa usimamizi wa nishati na athari yake kwenye utendaji, soma Usimamizi wa Nishati: Jinsi ya Kuboresha Utendaji na Ustawi Wako.

Kuwasaidia wafanyakazi wapya kuzoea haraka, soma Vidokezo vya Onboarding ya Mbali: Kuandaa Wafanyakazi Wapya kwa Mafanikio. Soma zaidi: Ripoti.

Hitimisho

Uimarishaji chanya ni chombo cha uongozi chenye utaratibu ulio wazi: utambuzi unaohusishwa na tabia mahususi hujenga mahusiano yanayodumisha motisha, huthibitisha kanuni za utamaduni wa timu na husaidia kufikia malengo ya muda mrefu. Ukitumiwa kwa uthabiti, ukiingizwa katika desturi za timu, ukizingatia matokeo na ubora wa mchakato, na ukitolewa kutoka kwa viongozi na pia kati ya wafanyakazi wenzao, huleta ushiriki na umoja ambao kazi ya mbali inauhitaji, jambo ambalo pongezi za mara moja moja au za jumla haziwezi kuleta.