Überlappende Rollen im Team managen

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24 Juni, 2025

Das Problem überschneidender Verantwortlichkeiten wird besonders akut, wenn eine Organisation wächst. Solche Situationen, in denen zwei Personen parallel an derselben Aufgabe arbeiten, scheinen anekdotisch, aber sie spiegeln tatsächlich eines der Hauptprobleme moderner Teams wider — die Unschärfe der Verantwortungsbereiche. Sprechen wir darüber ausführlicher.

Kernideen

Überschneidungen entstehen durch unklare Rollen und das Streben nach Selbstständigkeit

Für das Management von Verantwortlichkeiten braucht man RACI, Synchronisationen und eine Kompetenzmatrix

Es ist wichtig, Überschneidungen bewusst und steuerbar zu machen, anstatt sie vollständig zu beseitigen

Einführung

Die Wurzel des Problems liegt oft in undeutlichen Verantwortungsgrenzen. Dies betrifft besonders interdisziplinäre Projekte, bei denen ein Marketingspezialist mit Entwicklern und ein Designer mit Analysten interagieren muss. Unter solchen Bedingungen entstehen natürlich "Grauzonen", bei denen unklar ist, wer genau Entscheidungen treffen soll.

Ein weiterer Grund — die Evolution der Rollen. Was vor einem Jahr ausschließlich die Aufgabe eines Spezialisten war, kann heute die Beteiligung mehrerer Experten erfordern. Technologien ändern sich, Prozesse werden komplexer, und klare Grenzen verschwimmen.

Der dritte Faktor — das Streben nach Selbstständigkeit. Viele erfahrene Mitarbeiter ziehen es vor, "auf Nummer sicher zu gehen" und die Verantwortung selbst zu übernehmen, anstatt das Scheitern des Projekts durch fremde Fehler zu riskieren. Ein solcher Ansatz ist verständlich, führt aber im Teammaßstab zur Duplizierung von Anstrengungen.

Der Preis der Ungewissheit:

Doppelarbeit — das ist ein schwerer Schlag für die Motivation des Teams. Stellen Sie sich vor, wie sich ein Entwickler fühlt, der eine Woche für die Optimierung eines Algorithmus aufgewendet hat, wenn sich herausstellt, dass ein Kollege bereits eine analoge Aufgabe gelöst hat.
Darüber hinaus schaffen überschneidende Verantwortlichkeiten einen fruchtbaren Boden für Konflikte. Wenn zwei Personen sich für denselben Bereich verantwortlich fühlen, entstehen unweigerlich Meinungsverschiedenheiten bei Ansätzen, Prioritäten und Arbeitsmethoden.

In diesem Artikel betrachten wir, wie man die oben genannten Probleme vermeidet und zeigen Ihnen Methoden zu ihrer Lösung.

Kartierung der Realität

Bevor man irgendwelche Tools implementiert, muss man die aktuelle Situation verstehen.

Führen Sie mit dem Team eine einfache Übung durch: Lassen Sie jeden anonym seine Hauptverantwortlichkeiten beschreiben. Vergleichen Sie dann die Ergebnisse. Normalerweise wird das Bild recht bunt — dieselben Aufgaben erwähnen 3-4 Personen, und einige kritisch wichtige Funktionen erwähnt niemand.
Der nächste Schritt — Identifizierung der Schmerzpunkte. Bitten Sie das Team, sich an Situationen des letzten Monats zu erinnern, bei denen Verwirrung über Verantwortlichkeiten entstanden ist. Seien Sie nicht überrascht, wenn sich solche Fälle als zahlreicher erweisen als erwartet.

RACI-Matrix

Diese einfache Tabelle hilft dabei, die Rolle aller Teilnehmer in jedem Prozess klar zu definieren. Aber ihre Wirksamkeit hängt von der richtigen Anwendung ab.

RACI steht für:

Responsible (Ausführender) — derjenige, der die Arbeit physisch ausführt. Hier können mehrere Personen sein.
Accountable (Verantwortlicher) — derjenige, der für das Ergebnis verantwortlich ist und Schlüsselentscheidungen trifft. Kritisch wichtig: Für jede Aufgabe sollte es nur eine solche Person geben.
Consulted (Konsultierter) — diejenigen, deren Meinung berücksichtigt werden muss. Normalerweise sind das Experten in angrenzenden Bereichen.
Informed (Informierter) — diejenigen, die auf dem Laufenden gehalten werden müssen, deren Meinung aber nicht für Entscheidungen erforderlich ist.

Praktischer Tipp: Beginnen Sie mit der Erstellung einer RACI-Matrix für einen konkreten Prozess. Zum Beispiel für den Prozess der Einstellung eines neuen Mitarbeiters oder den Launch einer neuen Produktfunktion. Wenn das Team das Prinzip an einem einfachen Beispiel beherrscht, kann man die Anwendung erweitern.

Praktisches Beispiel: Beim Launch einer neuen Funktion im Produkt kann der Ausführende der Entwickler sein, der Verantwortliche — der Product Manager, die Konsultierten — Designer und Analyst, und die Informierten — die Führung und der Support-Service.

Wichtige Nuance: Jede Aufgabe sollte nur einen Accountable haben. Wenn es zwei Verantwortliche gibt, bedeutet das, dass es überhaupt keinen Verantwortlichen gibt.

Wöchentliche Synchronisationen

Regelmäßige Teammeetings — ein Mechanismus, dessen Notwendigkeit nicht geleugnet werden kann. Hier ist das Format wichtig. Klassische Stand-ups verwandeln sich oft in endlose Diskussionen über Details.

Effektives Format der wöchentlichen Synchronisation:

Was ich plane (3 Minuten pro Person): Kurzer Überblick über die Hauptaufgaben der Woche.
Wo ich Hilfe brauche (2 Minuten pro Person): Konkrete Anfragen nach Unterstützung oder Beratung.
Potenzielle Überschneidungen (5 Minuten für alle): Diskussion von Aufgaben, die die Arbeit von Kollegen betreffen könnten.

Ein solches Format dauert 15-20 Minuten, spart aber Stunden doppelter Arbeit.

Kompetenzmatrix

In jedem Team gibt es informelle Experten — Personen, an die man sich bei konkreten Themen um Rat wendet. Machen Sie diese Expertise formal. Erstellen Sie eine "Kompetenzmatrix" - ein Dokument, in dem klar beschrieben ist, wer Experte in welchen Bereichen ist, wer einspringen kann und wer das Thema nur studiert.

In jedem Team gibt es informelle Experten — Personen, an die man sich bei konkreten Themen um Rat wendet. Machen Sie diese Expertise formal.

Experte — trifft endgültige Entscheidungen, berät Kollegen, ist verantwortlich für die Entwicklung der Kompetenz im Team.
Praktiker — löst selbstständig Standardaufgaben, kann den Experten vertreten.
Anfänger — studiert den Bereich, arbeitet unter Anleitung des Experten oder Praktikers.

Eine solche Matrix hilft dabei, schnell zu verstehen, an wen man sich mit Fragen wenden soll und wer in strittigen Situationen Entscheidungen treffen muss.

Wichtig: Eine Person kann Experte in einem Bereich und Anfänger in einem anderen sein. Das ist normal und sogar nützlich für die Entwicklung.

Prozesstransparenz

Richtig konfigurierte Projektmanagement-Tools können ein mächtiger Verbündeter im Kampf gegen das Chaos werden. Wichtige Prinzipien:

Einheitlicher Informationsraum: Alle Aufgaben, ihre Status und Ausführenden sollten an einem Ort sichtbar sein.
Transparenz der Auslastung: Jeder sollte sehen, womit sich Kollegen beschäftigen und wie stark sie ausgelastet sind.
Automatische Benachrichtigungen: Das System sollte selbst interessierte Personen über Änderungen in Aufgaben informieren.
Jagen Sie nicht komplexen Systemen nach. Manchmal funktioniert eine einfache Tabelle in Google Sheets besser als ein ausgeklügeltes CRM-System, das die Hälfte des Teams nicht zu nutzen weiß.

Die perfektesten Prozesse sind nutzlos, wenn es im Team keine Kultur der offenen Problemdiskussion gibt. Menschen müssen sich wohl dabei fühlen, Ungewissheit in ihren Verantwortlichkeiten zuzugeben.

Implementierungsplan

Zeitraum	Aktionen
Woche 1-2	Audit der aktuellen Situation. Sammeln Sie Feedback vom Team über Problembereiche.
Woche 3-4	Erstellen Sie eine RACI-Matrix für 2-3 der problematischsten Prozesse. Besprechen und stimmen Sie mit dem Team ab.
Woche 5-8	Implementieren Sie wöchentliche Synchronisationen. Geben Sie dem neuen Format Zeit, sich zu etablieren.
Woche 9-12	Entwickeln Sie die Kompetenzmatrix. Das ist eine komplexere Aufgabe, die individuelle Gespräche mit jedem Teammitglied erfordert.
Monat 4 und weiter	Überprüfen und korrigieren Sie regelmäßig alle erstellten Tools.

Interessante Tatsache

Zu Beginn des 20. Jahrhunderts revolutionierte Henry Ford die Produktion durch die Einführung des Fließbands. Für die effektive Arbeit des Fließbands war eine präzise Koordination und klare Verteilung der Verantwortlichkeiten erforderlich — jeder Arbeiter war für eine konkrete Produktionsstufe verantwortlich, was Verwirrung reduzierte und die Geschwindigkeit der Automobilproduktion erhöhte.

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Fazit

Mit dem Wachstum des Teams und der Komplexifizierung der Projekte wird es notwendig sein, regelmäßig die Verantwortungsbereiche zu überprüfen und die Koordinationsprozesse zu verbessern.

Das Wichtigste — sich daran zu erinnern, dass das Ziel nicht darin besteht, ein perfektes System ohne eine einzige Überschneidung zu schaffen. Das Ziel ist, dass alle Überschneidungen bewusst, steuerbar und auf die Erreichung des gemeinsamen Ergebnisses ausgerichtet sind.