Sheria 10 za Kutoa Wajibu kwa Ufanisi

Wazo Kuu

1. Kuainisha Kazi

Tenganisha kwa uwazi kazi za kukabidhisha.

Usikabidhi: maamuzi ya kimkakati, maelezo ya siri, masuala ya nidhamu, kazi zenye hatari kubwa kwa sifa ya kampuni.

Kabidhi: shughuli za kawaida, kazi maalum kwa wataalamu husika, kazi za ukuzaji wa ujuzi, kazi za utayarishaji kwa maamuzi.

Tumia matrix ya umuhimu/haraka ya Eisenhower kwa kuainisha vipaumbele vya ukabidhaji. Kazi katika mraba wa "muhimu lakini si haraka" ni bora kwa ukuzaji wa wafanyakazi.

2. Kuchagua Mtekelezaji

Tathmini wagombea kwa mfumo wa upanuzi wa vigezo kwa ufanisi mkubwa wa ukabidhaji.

Vigezo vinne vikuu:

• Ujuzi (uwezo wa sasa): maarifa ya kiteknolojia, uzoefu wa kufanya kazi sawa, vyeti
• Hiari (motisha na hamu): maslahi katika kazi, mipango ya kazi, tayari kuchukua wajibu
• Wakati (upatikanaji wa rasilimali): mzigo wa kazi wa sasa, vipaumbele, uwezo wa kuzingatia
• Uzoefu (matokeo ya awali): rekodi ya kufanya kazi sawa, uwezo wa kufanya kazi kwa uhuru

Kuunda matrix ya uwezo: Tengeneza jedwali kwa kila mwanachama wa timu na tathmini ya alama 10 kwa ujuzi wote muhimu wa mradi. Sasisha matrix kila miezi 6. Jumuisha safu za: "Kiwango cha sasa", "Uwezekano wa ukuaji", "Motisha ya ukuzaji", "Aina za kazi anazopendelea".

Kanuni ya kuchagua mtekelezaji: Kwa kazi za ukuzaji chagua wafanyakazi wenye motisha kubwa (alama 8-10), hata kama ujuzi wao wa sasa ni alama 6-7. Kwa kazi muhimu sana toa kipaumbele kwa uzoefu (alama 9-10) na matokeo yaliyothibitishwa. Tumia fomula: Uwezekano wa mafanikio = (Ujuzi × 0.3) + (Motisha × 0.4) + (Upatikanaji × 0.2) + (Uzoefu × 0.1) kwa kazi za ukuzaji.

3. Uwazi wa Kazi

Panga ukabidhaji wa kazi kwa fomula ya SMART-R: Specific (Maalum), Measurable (Yaweza kupimwa), Achievable (Yanaweza kufikiwa), Relevant (Ya muhimu), Time-bound (Yana mipaka ya wakati), Rewarding (Yana tuzo).

Lazima ujumuishe muktadha wa kazi: kwa nini ni muhimu, inahusianaje na malengo ya jumla, matokeo ya mafanikio/kushindwa. Malizia ukabidhaji kwa kukagua uelewa kupitia muhtasari wa mtekelezaji.

4. Kiwango cha Mamlaka

Ainisha moja ya viwango vitano vya kukabidhisha mamlaka na maelezo wazi ya mipaka ya wajibu.

Maelezo ya viwango:

• Kiwango cha 1 - Utafiti: Kukusanya na kupanga maelezo, kuandaa ukweli bila uchambuzi na mapendekezo. Gharama za juu za wakati, hatari ndogo.
• Kiwango cha 2 - Uchambuzi: Chambua hali, tambua matatizo, pendekeza chaguzi 3-5 za ufumbuzi na maelezo mafupi ya faida na hasara za kila moja.
• Kiwango cha 3 - Mapendekezo: Kulingana na uchambuzi pendekeza hatua maalum na uthibitisho wa uchaguzi, mpango wa utekelezaji na tathmini ya hatari. Inahitaji idhini ya msimamizi.
• Kiwango cha 4 - Vitendo vya kujitegemea na uripoti: Fanya maamuzi na ufanye kazi kwa uhuru ndani ya vigezo vilivyowekwa, toa taarifa kuhusu maamuzi muhimu na matokeo.
• Kiwango cha 5 - Uhuru mkamilifu: Wajibu mkamilifu wa kazi, ikiwa ni pamoja na maamuzi ya kimkakati ndani ya mfumo wa mradi. Ripoti tu kuhusu matokeo ya mwisho.

Mipaka ya mamlaka lazima ijumuishe:

• Vikomo vya bajeti kwa kila kiwango (kwa mfano, hadi $1000 - uhuru, zaidi - idhini)
• Mifumo ya wakati ya maamuzi
• Hali za lazima za kuripoti (masuala ya kisheria, hatari za PR, migogoro na wateja)
• Mamlaka ya kuomba rasilimali za nje au wataalamu
• Haki za kubadilisha scope au timeline ya mradi

5. Nukta za Udhibiti

Weka mfumo wa udhibiti wa kati unaohakikisha uwiano kati ya uhuru wa mtekelezaji na usimamizi wa hatari.

Mfumo wa "25-50-75-100":

• 25% ya utekelezaji: Kagua usahihi wa kuelewa kazi, usahihi wa mbinu iliyochaguliwa, kutambua hatari za mapema
• 50% ya utekelezaji: Tathmini ubora wa matokeo ya kati, sahihisha inapohitajika, thibitisha timeline
• 75% ya utekelezaji: Pokea awali sehemu kuu ya kazi, panga umalizio, andaa uhamishaji wa matokeo
• 100% ya utekelezaji: Upokezi wa mwisho, uchambuzi wa matokeo, kuandika masomo

Kwa kila nukta ya udhibiti ainisha:

• Deliverables maalum (hati, miundo, ripoti)
• Vigezo vya tathmini ya ubora kwa kipimo cha alama 5
• Wakati wa juu kwa ukaguzi (masaa 24-48)
• Muundo wa kutoa matokeo (uwasilishaji, onyesho, ripoti ya maandishi)
• Orodha ya washiriki wa kikao cha ukaguzi

Mfumo wa onyo la mapema: Mtekelezaji lazima atoe taarifa ya matatizo masaa 48 kabla ya wakati mkuu na maelezo ya: msingi wa tatizo, chaguzi zinazowezekana za ufumbuzi, msaada unaohitajika, athari kwa timeline na ubora. Tumia dalili za rangi za hali: kijani (katika mpango, hakuna hatari), manjano (kuna hatari lakini chini ya udhibiti), nyekundu (inahitaji uingiliaji wa haraka wa msimamizi).

6. Rasilimali

Fanya ukaguzi wa rasilimali zinazohitajika kwa makundi: za maelezo (ufikiaji wa hifadhidata, hati), za kiteknolojia (programu, vifaa), za kibinadamu (mawasiliano, utaalamu wa wenzao), za kifedha (vikomo vya bajeti), za wakati (vipaumbele katika kalenda).

Andaa "orodha ya ukaguzi wa rasilimali" na uhakikishe kuwa mtekelezaji ana ufikiaji wote unaohitajika kabla ya kuanza kazi. Teua mawasiliano ya hifadhi kwa rasilimali muhimu.

7. Upatikanaji

Weka kanuni wazi za mawasiliano zinazohakikisha msaada wa mtekelezaji bila kuunda utegemezi wa udhibiti wa kudumu.

Kanuni za mawasiliano:

• Njia za mawasiliano: njia kuu (Slack/Teams), njia ya haraka (simu), njia rasmi (barua pepe kwa kuandika maamuzi)
• Miundo ya maombi: maswali mafupi (mazungumzo), maswali changamano (video call), masasisho ya hali (barua za kila wiki)
• Wakati wa majibu unatarajiwa: maswali muhimu (saa 1), muhimu (masaa 4), kawaida (masaa 24)

Mfumo wa vipaumbele vya maombi:

• Muhimu (mara moja): vizuizi vinavyosimamisha kazi; maswali yanayoathiri wateja; maswali ya kisheria au ya kufuata kanuni
• Muhimu (ndani ya masaa 4): maswali yanayoathiri ubora au timeline; haja ya kufanya maamuzi; utaalamu wa kiteknolojia
• Kawaida (mwishoni mwa siku ya kazi): ushauri wa kawaida; masasisho ya hali; kupanga hatua zinazofuata

"Mawindo ya upatikanaji": Teua vipindi vya kila siku vya dakika 30-60 (kwa mfano, 10:00-10:30 na 16:00-16:30) kwa ushauri kuhusu kazi zilizokabidhishwa. Wakati huu una uhakika wa kupatikana kwa timu. Nje ya mawindo haya jibu kulingana na vipaumbele vya maombi.

8. Haki ya Makosa

Gawanya makosa katika makundi: ya kujifunza (yanakubalika, husababisha ukuaji), ya gharama kubwa (yanahitaji kuzuiwa), muhimu (hayakubaliki). Kwa kila kundi weka mbinu tofauti za udhibiti na majibu.

Ingiza utamaduni wa "kushindwa salama": unda utaratibu wa kutoa taarifa ya haraka ya makosa bila adhabu, ikiwa mfanyakazi mwenyewe aligundua na kupendekeza suluhisho la tatizo.

9. Utambuzi wa Mafanikio

Tumia mbinu ya kimfumo ya kutambua mafanikio na kukabiliana na kushindwa, kuimarisha imani na motisha ya timu.

Kanuni ya "sifa za umma":

• Taja mafanikio ya wafanyakazi katika mikutano ya timu na mifano maalum ya mafanikio
• Jumuisha maelezo kuhusu mchango wa watekelezaji katika ripoti za uongozi
• Shiriki mafanikio katika mawasiliano ya kampuni (majarida, mtandao wa kijamii wa ndani)
• Pendekeza wafanyakazi waliojitokeza kwa tuzo za kampuni

Fomula ya kutambua mafanikio: "Kutokana na uongozi wa [jina] na kutumia [mbinu/ujuzi maalum], tulifanikiwa [matokeo maalum], ambayo yalikuruhusu [athari kwa mradi/timu/wateja]."

Fomula ya wajibu wakati wa kushindwa: "Kama kiongozi, ninachukua wajibu wa matokeo haya. Jukumu langu lilikuwa kuandaa mazingira bora kwa mafanikio. Hebu tuchunguze kile kinachoweza kuboreshwa katika mchakato wa utayarishaji, msaada na udhibiti." Zingazia uboreshaji wa mfumo badala ya mapungufu ya kibinafsi ya mtekelezaji.

10. Uchambuzi wa Matokeo

Fanya utafakari ulio na muundo kwa kufuata muundo wa 4L: Liked (kile tulichokipenda), Learned (kile tulichokijifunza), Lacked (kile tulichokikosa), Longed for (kile tulichokitaka kubadilisha).

Andika masomo ya ukabidhaji: kazi zipi zinafaa wafanyakazi gani, njia bora za kukabidhi kazi, mbinu za udhibiti zenye ufanisi. Unda msingi wa maarifa kwa ukabidhaji wa baadaye.

Soma pia:

Jifunze jinsi ya kuondoa vizuizi ili kufikia malengo kutoka makala ya Scrum Master ni nani? Majukumu, wajibu na ujuzi ulioelezwa

Jifunze mapungufu ya methodology katika makala kuhusu Mapungufu ya Agile: je, inafaa timu yako?

Ongeza tija ya kazi kwa kujifunza kuhusu athari ya muziki kwa uzalishaji

Hitimisho

Ukabidhaji mzuri katika usimamizi wa miradi ni chombo cha kimkakati cha ukuzaji wa timu na kufikia malengo. Mazoea bora ya ukabidhaji yanahitaji mbinu ya kimfumo na uboreshaji wa kudumu. Kutumia kanuni hizi kunahakikisha kupanua mamlaka ya timu za miradi na kuunda msingi wa mafanikio ya muda mrefu ya shirika.

Tunapendekeza Kusoma

"The One Minute Manager Meets the Monkey"

Kitabu kuhusu jinsi ya kuacha kuchukua kazi za wengine na kujifunza kukabidhi vizuri ili usijaze mzigo kama meneja.

Kwenye Amazon

"Multipliers: How the Best Leaders Make Everyone Smarter"

Inaeleza jinsi viongozi wanaweza kufungua uwezo wa timu, kwa kukabidhi kwa busara na kupanua mamlaka ya wafanyakazi.

Kwenye Amazon

"Turn the Ship Around!: A True Story of Turning Followers into Leaders"

Historia ya nahodha wa zamani wa chombo cha ndani cha bahari, ambaye alibadilisha kikamilifu mtindo wa uongozi kupitia ukabidhaji na ugawaji mkamilifu wa wajibu.

Kwenye Amazon