Jinsi ya kukaa na motisha wakati wa miradi mirefu: Vidokezo muhimu kwa mafanikio

9 muda ya kusoma

71 maoni

11 Machi, 2025

Kuhifadhi nguvu na msukumo wakati wa miradi ndefu sana ni kama kukimbia mbio za marathoni ambazo zinakuwa ngumu na ngumu kila kilomita inayopita. Kujua mfumo wa motisha wa muda mrefu sio tu muhimu - ni muhimu kwa usawa wa afya ya kazi na maisha. Katika makala hii, tunachunguza mikakati iliyothibitishwa ya kudumisha nguvu yako na umakini wakati wote wa mradi mkubwa.

Mambo muhimu ya kujua

Kugawanya miradi ya muda mrefu katika hatua ndogo kunaweza kuongeza kwa kiasi kikubwa kiwango cha kukamilika

Ufuatiliaji wa maendeleo kwa kutumia zana kama Taskee husaidia kudumisha motisha kwa zaidi ya miezi 8

Timu zinazoweka malengo wazi zinakuwa na mafanikio zaidi katika kukamilisha miradi ya muda mrefu

Kuelewa mizunguko ya motisha

Kama ilivyo kwa mambo mengi maishani mwetu, motisha ni ya mabadiliko. Kuwa na vipindi vya motisha vya juu na chini ni jambo la kawaida, lakini wakati wa miradi ya muda mrefu, kiwango cha motisha kina nafasi kubwa ya kushuka. Kwa kawaida, mchakato unaenda hivi:

Wiki 2-3 za mwanzo: shauku ya awali inapungua
Katikati ya mradi: hisia ya kutokuona maana inaanza kutokea.
Hatua ya mwisho: uchovu na hisia inayofanana na uchovu mkubwa huanza kujitokeza.

Habari njema ni kwamba – mizunguko hii ni ya kawaida na inajulikana. Kuelewa mizunguko hii kutakusaidia kuanzisha mikakati ya mapema katika ratiba yako ya kazi na maisha. Hii ni njia bora kuliko kujaribu kuziondoa kabisa.

Utafiti wa Microsoft kuhusu motisha ya muda mrefu ulionyesha kuwa timu zinazopanga kwa ajili ya mizunguko hii zinaonyesha ushiriki wa 40% zaidi unaodumu wakati wa mzunguko mzima wa mradi. Kwa kuzingatia kile Microsoft imefanya kwa miongo kadhaa – maneno yao yanaweza kuaminika.

Kuunda vidokezo vya motisha

Basi jambo rahisi unaloweza kufanya ni kuweka vidokezo vya motisha. Hivi ni vipi? Shughuli na hatua mbalimbali za mara kwa mara husaidia kukuza motisha yako kwa njia moja au nyingine, na kutoa dopamini inayohitajika kwa ubongo wako.

Hapa kuna mifano michache:

Vidokezo vya muda mfupi:

Sherehe za mafanikio ya kila siku. Maliza kila siku kwa kuandika. Andika mafanikio yako.
Mapitio ya maendeleo ya kila wiki. Kuwa na uwakilishi wa kuona wa kile unachofanya kila siku. Ubongo wetu unahitaji kuona ili kuamini.
Momenti za kuthamini timu. Onyesha wenzako upendo, na angazia mafanikio yao na mafanikio madogo.
Kufuatilia mafanikio binafsi. Andika mafanikio yako ya kibinafsi, ili kumbusha ubongo wako jinsi unavyofanya vizuri.

Vidokezo vya muda mrefu:

Sherehe za mafanikio ya kila mwezi. Sherehekea maendeleo makubwa pamoja na timu yako. Mkutano mdogo wa Zoom utafaa ikiwa mko mbali.
Mapitio ya malengo ya kila robo mwaka. Chukua muda kila mwezi kupitia malengo yako ya muda mrefu. Kwanza, huenda kuna nafasi ya kurekebisha. Pili, kumbusha ubongo wako kile umeshakamilisha.
Zawadi za mafanikio makubwa. Wape wenzako mafanikio zawadi zaidi ya upendo tu. Bonasi au likizo itakuwa nzuri.

Hizi ni, bila shaka, zinazoweza kubadilishwa. Unaweza kurekebisha vidokezo vya muda mrefu na mfupi kulingana na roho na utamaduni wa timu yako. Kwa mfano, Spotify inawakutanisha wafanyakazi kutoka idara mbalimbali kwenye mkutano wa pamoja mara kwa mara, wanapouita Guild Gathering. Hii ni mfano mzuri wa jinsi ya kusherehekea mafanikio ya timu yako kwa usahihi, na kuongeza motisha ya muda mrefu kwa mchakato huo.

Kujenga tabia za kudumu

Walakini, mkutano mmoja mzuri au simu ya Zoom yenye shukrani inaweza isiwe ya kutosha. Kila mshiriki wa timu pia lazima afanye mazoezi ya utaratibu fulani ili kudumisha kiwango cha motisha kilichohigh. Hapa kuna baadhi ya mazoezi ya kila siku ya kuingiza katika maisha yako ya kila siku kwa jumla ya kiwango bora cha motisha:

Kuweka malengo asubuhi. Fungua akili yako kwa mipango yako na malengo kwa ajili ya siku ya kazi mapema. Acha akili yako iyachambue.
Kuona maendeleo. Pata mtazamo mzuri wa kila kitu unachohitaji kufanya na kile ulichokamilisha tayari.
Ukaguzi wa nishati ya timu. Angalia mara kwa mara hali ya wenzako wa timu.
Kuf reflection mwisho wa siku na kuandika. Ondoa mawazo yako kabla ya kwenda kulala. Kumbusha akili yako kila kitu ulichokamilisha siku hii.
Maandalizi ya kesho. Weka malengo wazi kwa kesho. Hii itajiandaa kisaikolojia kwa kile kitakachofuata mapema.

Hii inaweza kuonekana rahisi, lakini inahitaji nidhamu na kujidhibiti kwa kiwango kikubwa. Taskee inaweza kuchukua mzigo huu kutoka kwako, angalau kidogo. Timu za Adobe zimefanikiwa kuunda ratiba zao za kila siku, na nanyi mnaweza pia.

Kusimamia nishati

Unaweza kutumia nusu ya kwanza ya siku ukiwa na tija na motisha...kisha kabisa kujizima baada ya chakula cha mchana. Kwa nini? Kwa sababu kiwango chako cha nishati hakijali ratiba yako. Hivyo, kuna mantiki kubwa katika kusimamia viwango hivi badala ya muda:

Panga kazi ngumu zaidi kwa saa za nishati ya juu. Hizi hutofautiana kutoka kwa mtu mmoja hadi mwingine, hivyo unapaswa kufanya uchunguzi katika hili.
Jumuisha vipindi vya kupona na kupumzika kati ya vikao vya kazi. Sio lazima iwe mfumo maarufu wa “dakika 25 kazi, dakika 5 kupumzika”. Chochote kinachofaa kwako.
Badilisha kati ya aina tofauti za kazi. Kazi ni kazi, hakika, lakini kuna aina mbalimbali za kazi. Ubongo wako utakushukuru kwa kubadilisha kazi mara kwa mara, hata kama zote zinahusiana na kazi.
Jumuisha harakati za mwili kila wakati wa siku. Timu yako haitachoma ofisi (haswa ikiwa uko mbali) wakati unatembea kwa dakika 20. Hata hivyo, ubongo wako utaunguza mwili wako mzima ikiwa utakaa kwenye kiti kwa siku nzima.

Makampuni kama Buffer, kwa mfano, yalitekeleza “Focus Fridays” – siku bila mikutano ambapo wanachama wa timu waliweza kujitosa kwenye kazi ngumu bila kupoteza nishati kwenye mikutano na matukio mengine yanayochosha, lakini mara nyingi hayana tija.

Kutumia nguvu za timu

Shinikizo la wenzao si jambo daima baya, lakini linaweza kuwa la afya na lenye manufaa ikiwa litafanyika kwa usahihi. Nguvu ya motisha ya pamoja haipaswi kupuuziliwa mbali. Hapa kuna jinsi unavyoweza kuboresha kiwango cha motisha cha timu yako, kuhakikisha hakuna atakayekata tamaa wakati wa miradi ya muda mrefu:

Sehemu za ushirikiano wa kifanya kazi kwa kazi mbalimbali. Masoko wakati mwingine yanaweza kutoa vidokezo kwa IT, na maendeleo yanaweza kuwa na mazungumzo yenye matokeo kwa HR. Tengeneza mazingira ambapo watu watajulikana – matokeo yasiyotarajiwa hayatachelewa.
Ushirika wa motisha kati ya wenzao. “Silaha za Hatari” zina wachunguzi wawili kwa sababu. Sio tu kwa sababu ni mwelekeo wa aina ya hadithi, bali kwa sababu watu mara nyingi wanahitaji mtu wa kutegemea.
Matukio ya changamoto za timu. Ushindani mzuri haumumizi mtu yeyote.
Uonyeshaji wa maendeleo ya pamoja. Angalia kile ulichokamilisha – ndiyo, tena. Lakini hii mara hii, fanya hivyo pamoja na wenzako wa kazi. Hata hivyo, mara hii fanya hivyo pamoja na wenzako wa kazi. Utashangaa na vitu ulivyokosa bila kukusudia.

Atlassian, kwa mfano, inawashirikisha wanachama wa timu zao kwa wakati fulani, wanaita “Shipit Days”. Ndio, pengine inakera watu wengi, lakini inafanya kazi!

Ukweli wa kuvutia

Utafiti unaonyesha kuwa timu zinazosherehekea mafanikio madogo ni 33% zaidi uwezekano wa kudumisha motisha ya muda mrefu na kufikia mafanikio ya mradi! Zaidi ya hayo, miradi inayokuwa na matukio ya kutambua timu mara kwa mara ina 28% kiwango cha juu cha kukamilika.

Makala zinazohusiana:

Kwa mitazamo zaidi kuhusu kudumisha tija, tafadhali angalia Boresha tija yako kwa Kanban: Vidokezo kwa usimamizi mzuri wa majukumu.

Kwa kuepuka kuchoka, soma Jinsi ya kuepuka kuchoka: Mikakati muhimu ya kudumisha ustawi wako.

Kwa mipango bora, angalia Ni nini chati ya Gantt? Mwongozo wa kutumia chati za Gantt kwa usimamizi wa miradi.

Hitimisho

Kudumisha motisha wakati wa miradi ya muda mrefu sio kuhusu nishati ya juu kila wakati – ni kuhusu kuunda mifumo endelevu na miundombinu ya msaada. Kwa kutekeleza mikakati hii na kutumia zana kama Taskee kufuatilia maendeleo, unaweza kudumisha motisha yako kwa ustadi na kufikia malengo ya mradi kwa ufanisi. Kumbuka, motisha ni ujuzi unaoweza kukuza na kuimarishwa kwa wakati.