Nghỉ ngơi hiệu quả cho công việc năng suất

Ý tưởng chính

Tại sao chúng ta cần giải lao?

Xin lỗi, nhưng câu chuyện về việc chúng ta chỉ sử dụng 10% não bộ là hoàn toàn vô nghĩa.

Chúng ta không phải là máy tính, và mức năng lượng và tập trung của chúng ta thay đổi liên tục. Chìa khóa của năng suất không chỉ là "bật lên" và đẩy qua sự khó chịu, mà là chuyển đổi giữa tập trung và hoàn toàn tách rời khỏi công việc. 

Bạn không tin à? Đây là một loạt tác dụng phụ khó chịu nếu bạn không nghỉ giải lao:

• Tốc độ ra quyết định chậm lại
• Chất lượng công việc giảm và số lượng lỗi tăng
• Hoàn thành nhiệm vụ tốn nhiều thời gian hơn
• Tư duy sáng tạo bị chặn
• Mệt mỏi tích tụ, dẫn đến căng thẳng mãn tính

Vì vậy, đúng vậy, bất chấp tất cả những lời kêu gọi từ những video TikTok hay ho đó, nghỉ giải lao đều đặn không phải là trở ngại trên con đường thành công, mà là những chỉ báo thực sự về hiệu quả của bạn. Dù có vẻ "lười biếng" đến đâu khi dành vài phút để duỗi người, pha cà phê hoặc thậm chí lướt điện thoại, những khoảng nghỉ ngắn này là một khoản đầu tư chiến lược vào năng lượng và sự tập trung của bạn.

Một chút khoa học

Thực tế, tất cả chúng ta đều làm việc theo chu kỳ gọi là nhịp ultradian — đây là những chu kỳ sinh học tự nhiên thay đổi mỗi 90-120 phút.

Trong những khoảng thời gian như vậy, bạn đang ở đỉnh cao phong độ và giải quyết vấn đề như bóc hạt dẻ cười. Nhưng sau đó những hạt dẻ cười này trở nên ngày càng cứng — và điều đó là bình thường. Não của bạn đang nói với bạn: "Được rồi, đã đến lúc sạc pin".

Bạn có thể chiến đấu với những "sụt giảm" này bằng cà phê, nicotine hoặc những bài phát biểu động viên trong một thời gian, nhưng cuối cùng điều này chỉ làm trầm trọng thêm sự mệt mỏi — nó sẽ trở nên nghiêm trọng hơn và thậm chí mãn tính. Giải pháp thực sự là thích nghi với những đỉnh cao năng lượng này, không phải đi ngược lại chúng.

Đây là những gì xảy ra trong cơ thể bạn khi bạn nghỉ giải lao đúng cách:

• Mạng chế độ mặc định của não (default mode network) được kích hoạt, mạng này bật lên khi không có kích thích bên ngoài và chịu trách nhiệm cho sự sáng tạo
• Não tiếp tục xử lý thông tin ở chế độ nền
• Mức cortisol (hormone căng thẳng) giảm
• Khả năng tập trung sâu được khôi phục

Và cortisol này là một điểm đau thực sự: nó gây ra nhiều vấn đề cho da, sức khỏe tổng thể và thậm chí cả hóa học não.

Theo một nghiên cứu năm 2018 được công bố trên tạp chí Neurology, mức cortisol cao có liên quan đến giảm thể tích não và suy giảm trí nhớ ở người trẻ và trung niên không có triệu chứng rõ ràng, với tác động đặc biệt đáng chú ý ở phụ nữ. Các nhà khoa học phát hiện ra rằng những người có cortisol cao có chỉ số trí nhớ và nhận thức thị giác kém hơn, cũng như giảm tổng thể tích não và chất xám ở thùy chẩm và thùy trán.

Và đó chưa phải là tất cả — còn những hậu quả thực sự đáng sợ: nguy cơ bệnh Alzheimer, sa sút trí tuệ, teo não và một loạt các thứ khó chịu khác.

Chiến lược giải lao

Mặc dù giải lao là tuyệt vời, nhưng chỉ nghỉ giải lao theo nguyên tắc "Ôi, tôi mệt = tôi nghỉ giải lao" cũng không phải là lựa chọn tốt nhất.

1. Khoảng thời gian làm việc và nghỉ ngơi theo kế hoạch. Kỹ thuật Pomodoro cổ điển (25 phút làm việc + 5 phút nghỉ ngơi) là một điểm khởi đầu tốt, nhưng trong lĩnh vực CNTT thường đòi hỏi điều chỉnh. Kinh nghiệm cho thấy rằng đối với lập trình viên và nhà phân tích, chế độ sau đây hiệu quả hơn: 52 phút tập trung sâu — 17 phút nghỉ ngơi hoàn toàn.

• Đối với nhà thiết kế và chuyên gia sáng tạo, một nhịp điệu khác có thể tốt hơn: 90 phút làm việc sáng tạo và 20-30 phút nghỉ ngơi chủ động.
• Kỹ thuật Pomodoro không phù hợp với tất cả mọi người, vì vậy hãy thử nghiệm! Thử các khoảng thời gian khác nhau và chọn những cái hiệu quả nhất với bạn.

2. Các loại giải lao khác nhau — cho các khẩu vị khác nhau:

• Giải lao nhận thức. Nếu bạn bị kẹt trong một nhiệm vụ phức tạp, chuyển sang một hoạt động hoàn toàn khác có thể cứu vãn tình hình. Điều này được giải thích bởi việc kích hoạt mạng chế độ mặc định của não, mạng này tiếp tục làm việc trên nhiệm vụ ở chế độ nền. Hãy thử vẽ nguệch ngoạc trong 15 phút, sau đó quay lại với vấn đề — giải pháp có thể tự nảy sinh.
• Giải lao thể chất. Lối sống ít vận động là một tai họa thực sự cho các chuyên gia hiện đại. Hoạt động thể chất thường xuyên không chỉ có lợi cho sức khỏe mà còn cải thiện đáng kể các chức năng nhận thức. 
  Thử các bài tập ngắn (5-7 phút), sử dụng cầu thang thay vì thang máy, thực hiện động tác giãn cơ cổ và vai ngay tại bàn làm việc hoặc tổ chức "cuộc họp đi bộ" về các vấn đề không liên quan đến công việc.
• Giải lao xã hội. Đặc biệt quan trọng đối với nhân viên từ xa đang chịu đựng sự cô lập. Các cuộc trò chuyện ngắn không chính thức với đồng nghiệp tạm thời thay thế các buổi trị liệu — chúng giảm căng thẳng, tăng cường tinh thần đồng đội và thường dẫn đến những ý tưởng bất ngờ để giải quyết vấn đề.
• Giải lao giáo dục. Không bắt buộc, nhưng hữu ích. Nếu bạn muốn nghỉ giải lao từ các nhiệm vụ công việc, nhưng không muốn lãng phí thời gian, hãy dành 10-15 phút để học một công nghệ mới hoặc đọc tài liệu chuyên môn — một lựa chọn tuyệt vời.

Dành cho nhà quản lý

Khi chính bạn là người giữ cho công ty hoạt động và từ mọi ngóc ngách của internet đều hét lên với bạn: "Bạn đã thử kỹ thuật Pomodoro chưa?", điều đó thực sự gây khó chịu — chúng tôi hiểu điều đó.

Điều thực sự sẽ giúp ích trong "tình huống" khó khăn này với nhóm của bạn là thay đổi một chút nhận thức về "lười biếng" và biến nó thành một phần của văn hóa doanh nghiệp lành mạnh và hạnh phúc. Rốt cuộc, bạn là nhà lãnh đạo, và nếu không phải bạn, thì ai sẽ chỉ cho những người quá tải này thấy rằng ngủ gật thực ra là hữu ích?

Đây là một vài ý tưởng bạn có thể thử:

• Dẫn đầu bằng ví dụ. Thể hiện cá nhân rằng việc nghỉ giải lao là bình thường và, quan trọng hơn, cần thiết.
• Từ bỏ văn hóa "anh hùng". Dừng lãng mạn hóa làm thêm giờ và "đột kích ban đêm". Vâng, một báo cáo lớn có thể được hoàn thành qua đêm, nhưng liệu có đáng không nếu nhân viên không thể làm việc vào ngày hôm sau?
• Tạo khu vực nghỉ ngơi. Ngay cả một góc nhỏ với ghế thoải mái và sách vở cũng có thể trở thành một ốc đảo thực sự để phục hồi. Đối với các nhóm từ xa, tổ chức các cuộc gọi nhóm không chính thức không liên quan đến công việc — để mọi người đều có thể nghỉ giải lao.
• Triển khai truyền thống. Ví dụ, năm phút hoạt động thể chất với toàn bộ nhóm sau các cuộc họp dài.
• Đếm kết quả, không phải thời gian trước màn hình. Đây là một sự thay đổi căn bản trong tư duy, đặc biệt quan trọng đối với công việc từ xa.

Công cụ công nghệ để tổ chức giải lao nhóm:

• Bot Slack cho giải lao cà phê ảo ngẫu nhiên
• Khối lịch cho các kỳ nghỉ bắt buộc trong lịch trình chung của nhóm
• Toggl để theo dõi chu kỳ làm việc và nghỉ ngơi
• Taskee — để theo dõi nhiệm vụ đã hoàn thành một cách phong cách

Đặc điểm cho các nghề nghiệp khác nhau:

• Đối với nhà phát triển. Xem xét chu kỳ "đắm chìm trong mã" — cần khoảng 15-20 phút để tập trung hoàn toàn. Cố gắng lên kế hoạch giải lao ở ranh giới tự nhiên của nhiệm vụ.
• Đối với chuyên gia tiếp thị và người sáng tạo nội dung. Xen kẽ nhiệm vụ phân tích với nhiệm vụ sáng tạo. Nếu bạn đang làm việc với văn bản, chuyển sang phân tích dữ liệu trong 10 phút, và ngược lại.
• Đối với doanh nhân. Dành ra trong lịch của bạn "giải lao chiến lược" — thời gian khi bạn không giải quyết vấn đề hiện tại, mà nghĩ về mục tiêu toàn cầu của công ty.

Đọc thêm:

Để hiểu sâu hơn về năng suất, hãy xem bài viết về tăng năng suất với Kanban: mẹo cho quản lý nhiệm vụ hiệu quả. 

Để ngăn ngừa kiệt sức, hãy đọc về Làm thế nào để tránh kiệt sức: chiến lược thiết yếu để duy trì sự khỏe mạnh của bạn.

Để lập kế hoạch tốt hơn, làm quen với biểu đồ Gantt. Hướng dẫn sử dụng biểu đồ Gantt cho quản lý dự án.

Kết luận

Trong thế giới hiện đại của sự bận rộn liên tục, khả năng nghỉ giải lao trở thành một siêu năng lực. Việc thực hiện văn hóa nghỉ giải lao hiệu quả không phải là một giải pháp tức thời, mà là một quá trình dần dần. 

Hãy nhớ rằng: trong dài hạn, người chiến thắng không phải là người làm việc nhiều giờ hơn, mà là người làm việc hiệu quả hơn trong thời gian được phân bổ.

Sách đề xuất

"Your Brain at Work"

Một cái nhìn thần kinh sinh học về cách não hoạt động trong môi trường làm việc và tại sao nghỉ giải lao đều đặn rất quan trọng để duy trì chức năng nhận thức ở mức cao.

Trên Amazon

"Shorter: Work Better, Smarter, and Less — Here's How"

Nghiên cứu về các công ty trên toàn thế giới đã giảm thời gian làm việc mà không mất năng suất, sử dụng các nguyên tắc nghỉ ngơi chiến lược và tập trung chuyên sâu.

Trên Amazon

"When: The Scientific Secrets of Perfect Timing"

Hướng dẫn thực tế về cách đồng bộ hóa công việc của bạn với nhịp sinh học tự nhiên để đạt hiệu quả tối đa.

Trên Amazon