Mẹo gia nhập từ xa: Giúp nhân viên mới thành công

Ý tưởng chính

Chuẩn bị trước ngày làm việc đầu tiên

Tất cả chúng ta đều nhớ những ngày đầu tiên của mình tại nơi làm việc mới — căng thẳng, sợ hãi, tay run, quá nhiều mồ hôi — điều này hoàn toàn bình thường và có lý do. Ngày đầu tiên này có thể xác định toàn bộ trải nghiệm tương lai của nhân viên trong công ty của bạn, vì vậy đáng để chuẩn bị trước tất cả các tài liệu, hướng dẫn và khuyến nghị cần thiết để làm cho sự khởi đầu của họ càng trôi chảy càng tốt.

Điều này đặc biệt quan trọng đối với các đội làm việc kết hợp và từ xa — nếu không có kinh nghiệm cần thiết (mà theo quy luật, người mới bắt đầu không có vào ngày đầu tiên) hoặc không có người quản lý để chỉ cho họ thấy tất cả các chi tiết phức tạp trong thời gian thực, rất dễ bỏ sót điều gì đó. Hãy nhớ rằng: những người này cuối cùng sẽ làm việc ít nhiều độc lập, vì vậy điều quan trọng là tất cả các quy trình và hướng dẫn được hiểu rõ — nếu, tất nhiên, bạn không thích trả lời hàng chục câu hỏi mỗi ngày.

Chuẩn bị một chương trình onboarding đầy đủ trước:

• Chuẩn bị danh sách tài liệu để ký — tốt nhất là ở định dạng điện tử để không mất thời gian vào ngày đầu tiên.
• Tạo tất cả tài khoản và quyền truy cập cần thiết trước: email công ty, Slack/Teams, các công cụ theo dõi nhiệm vụ, Notion, kho lưu trữ và cổng thông tin nội bộ.
• Lập kế hoạch chi tiết cho tuần đầu tiên: các cuộc họp với đội, onboarding kỹ thuật và sản phẩm, dự án demo hoặc hội thảo. Đảm bảo tất cả các sự kiện được thêm vào lịch để nhân viên mới có thể dễ dàng định hướng trong lịch trình của họ.

Chỉ định một người hướng dẫn: đây nên là người từ đội ngũ sẽ có mặt trong vài tuần đầu tiên. Họ sẽ trả lời câu hỏi, giải thích cách các cuộc họp diễn ra, chỉ ra nơi tìm tài liệu quan trọng và giúp hòa nhập tốt hơn vào văn hóa đội ngũ. Người hướng dẫn phá vỡ rào cản "khó xử" và giúp người mới nhanh chóng trở thành một phần của đội, điều này đặc biệt quan trọng trong các đội từ xa, nơi bạn không thể đơn giản đến gặp đồng nghiệp tại nơi làm việc.

Gửi email chào mừng trước: 3-5 ngày trước khi bắt đầu, gửi một thông điệp ấm áp và chi tiết. Giới thiệu đội ngũ, mô tả ngày đầu tiên sẽ diễn ra như thế nào, đính kèm danh sách kiểm tra thiết lập, chia sẻ liên kết đến cơ sở kiến thức và chỉ ra liên hệ chính. Điều này giúp giảm lo lắng và cho nhân viên mới thấy rằng họ thực sự được mong đợi, chứ không chỉ được nhớ đến vào ngày họ đến.

Chăm sóc việc thiết lập kỹ thuật: gửi hoặc hoàn trả chi phí thiết bị trước. Đảm bảo tất cả thiết bị đều hoạt động và phần mềm cần thiết cùng môi trường làm việc đã sẵn sàng để sử dụng. Cung cấp hướng dẫn rõ ràng về cách thiết lập VPN, các biện pháp bảo mật, ứng dụng làm việc và môi trường phát triển. Giải thích cách đội của bạn giao tiếp: các nền tảng bạn sử dụng (Slack, Telegram, Zoom), quy tắc giao tiếp và cách lịch trình hoạt động.

Ngày đầu tiên và tuần đầu tiên: đặt nền móng

Chúng tôi hiểu — ý tưởng gửi một nhân viên mới "xuống sâu" với tâm thế "vâng, họ sẽ hiểu" có thể khá hấp dẫn. Nó đơn giản, không đòi hỏi nỗ lực, và bạn biết không, đôi khi nó thực sự có hiệu quả. Nhưng vấn đề là: nhân viên mới của bạn không phải là người duy nhất cố gắng tạo ấn tượng đầu tiên tốt — đây là một quá trình hai chiều.

Đảm bảo rằng họ hiểu cách công ty của bạn hoạt động không chỉ hữu ích mà còn cần thiết để xây dựng một mối quan hệ đối tác lâu dài và thành công.

Dưới đây là một số bước giúp tạo ra bầu không khí tin cậy và thuộc về ngay từ đầu:

• Chào đón ảo và giới thiệu với đội. Nhân viên mới nên cảm thấy là một phần của đội ngay từ ngày đầu tiên — và điều này có nghĩa là nhiều hơn việc chỉ gửi một liên kết đến trò chuyện nhóm. Chuẩn bị một video chào mừng ngắn, thân thiện từ người sáng lập hoặc lãnh đạo đội, trình bày sứ mệnh và không khí của công ty. Thêm một phần với ảnh đội và tiểu sử ngắn trên nền tảng làm việc. Đây là một bước đơn giản giúp giảm lo lắng và cho người mới cảm giác rằng họ đã là một phần của điều gì đó lớn lao.
• Tour trực tuyến và làm quen trực tiếp với đội. Tổ chức một vài cuộc họp nhanh qua Zoom trong tuần đầu tiên — cá nhân với người quản lý, đội, HR và nếu có thể, với ai đó từ ban lãnh đạo. Đây không chỉ là một thủ tục, mà là cơ hội để nhân viên mới cảm nhận cấu trúc của công ty, vai trò và văn hóa. Mọi người cần hiểu ai chịu trách nhiệm về cái gì và đến gặp ai với các câu hỏi cụ thể.
• Rõ ràng về mục tiêu và kỳ vọng. Ngay từ đầu, điều quan trọng là nhân viên mới hiểu không chỉ họ cần làm gì mà còn tại sao. Chia sẻ kế hoạch 30-60-90 ngày với các mục tiêu và giai đoạn rõ ràng. Điều này cung cấp định hướng, củng cố sự tự tin và giúp theo dõi tiến độ ngay từ đầu.
• Văn hóa giao tiếp. Đội của bạn thực sự giao tiếp như thế nào? Đặt câu hỏi ở đâu? Nhiệm vụ được thảo luận trong cuộc họp Zoom, trong bình luận hay trong công cụ theo dõi nhiệm vụ? Thiết lập kỳ vọng rõ ràng và ghi lại chúng bằng văn bản. Đây là nơi một công cụ như Taskee có thể hữu ích.

Và đừng hiểu lầm chúng tôi — bạn không cần phải là một trong những công ty khởi nghiệp siêu thoải mái, kỳ quặc sống vì trải nghiệm của nhân viên. Ngay cả khi công ty của bạn có văn hóa truyền thống và cấu trúc hơn, điều quan trọng là người mới hiểu "bầu không khí" và nguyên tắc làm việc. Bởi vì cuối cùng, văn hóa là điều khiến mọi người ở lại.

Hòa nhập vào văn hóa công ty

Bây giờ đến những vấn đề phức tạp hơn. Làm việc từ xa, không nghi ngờ gì, tuyệt vời — tự do, lịch trình linh hoạt, máy pha cà phê yêu thích của bạn trong tầm tay — thật vậy, rất nhiều lợi thế. Nhưng nó có những thách thức độc đáo riêng, trong đó lớn nhất là cảm giác cô lập và cô đơn liên tục.

Trong văn hóa văn phòng truyền thống, những điều như nghỉ hút thuốc và cà phê, trò chuyện với đồng nghiệp và tán gẫu tình cờ trong thang máy góp phần tạo nên cảm giác cộng đồng và thuộc về. Và ngay cả khi bạn ghét văn hóa văn phòng và tất cả những cuộc trò chuyện đó, cũng khó phủ nhận giá trị của chúng đối với sức khỏe tinh thần.

Vì vậy, để tạo lại cảm giác cộng đồng này trong không gian kỹ thuật số, bạn sẽ cần trải qua một số giai đoạn:

• Văn hóa gắn kết là một hệ thống. Tạo ra nghi thức và thói quen thúc đẩy cảm giác thuộc về. Đây có thể là đồng bộ hóa toàn đội vào thứ Sáu với các cập nhật ngắn gọn và lời cảm ơn, hoặc các phiên AMA hàng tháng với người sáng lập nơi bất kỳ ai cũng có thể đặt câu hỏi. Điều quan trọng là làm cho sự gắn kết có hệ thống, không phụ thuộc vào một HR nhiệt tình duy trì bầu không khí.
• Phản hồi thường xuyên: đừng đợi đánh giá hàng quý. Các cuộc họp một-đối-một rất quan trọng. Trong tuần đầu tiên, chúng nên diễn ra gần như hàng ngày, sau đó — ít nhất hai tuần một lần. Nhưng đừng nhầm lẫn điều này với quản lý vi mô — đây là điểm kết nối. Điều gì rõ ràng? Điều gì gây ra câu hỏi? Tâm trạng thế nào? Trong văn hóa làm việc mới, nhân viên cần phản hồi để hiểu rằng họ đang đi đúng hướng.
• Sự không chính thức ảo không phải thứ yếu. Tạo không gian cho giao tiếp không liên quan đến công việc. Trò chuyện về sở thích, giải lao cà phê ảo hàng tuần (với các cặp người tham gia ngẫu nhiên), đêm chơi game, mini quiz — tất cả những gì giúp chúng ta nhìn nhau không chỉ như avatar trên màn hình. Nhiệm vụ không phải là bắt buộc tham gia, mà là mời tham gia. Văn hóa được xây dựng thông qua sự tham gia tự nguyện.

Nếu nhân viên mới của bạn cảm thấy như ở nhà ngay khi mở cuộc trò chuyện nhóm, công việc của bạn với tư cách là người quản lý gần như hoàn thành. Về lâu dài, điều này có nghĩa là một điều: một thành viên trung thành của đội không chỉ phù hợp với văn hóa công ty mà còn tích cực tham gia vào việc hình thành nó.

Đánh giá và phát triển quy trình

Một trang tĩnh trong Notion, không nghi ngờ gì, là một khởi đầu tốt, nhưng hãy thành thật: điều này còn xa mới đủ. Onboarding không chỉ là điều gì đó động, nó phải như vậy nếu bạn muốn nó thực sự hoạt động.

Vâng, thậm chí có các chỉ số cụ thể để theo dõi, cho các bạn, những người cuồng số liệu. Đây là những gì bạn cần biết để hiểu liệu onboarding của bạn có thành công hay không... hoặc cần một chút tinh chỉnh:

Các chỉ số quan trọng. Cảm xúc và phỏng đoán sẽ không giúp ích. Để thực sự hiểu onboarding của bạn hiệu quả như thế nào, bạn cần dựa vào dữ liệu cụ thể:

• Thời gian đến năng suất — một nhân viên mới cần bao lâu để bắt đầu mang lại giá trị thực? Hai tuần? Hai tháng? Bằng cách so sánh chỉ số này theo vai trò và đội, bạn sẽ có được những hiểu biết có thể hành động.
• NPS onboarding — đặt một câu hỏi đơn giản: "Bạn có giới thiệu quy trình onboarding của chúng tôi cho một người bạn không?" Đây là cách nhanh chóng để đánh giá phản ứng tổng thể.
• Khảo sát nhịp — tiến hành vào ngày thứ 3, 7 và 30. Tìm hiểu: mọi thứ có rõ ràng không? Họ có biết phải làm gì, giao tiếp với ai và tìm thông tin ở đâu không?

Thu thập phản hồi thường xuyên — đừng đợi ba tháng để phát hiện ra rằng "họ không hiểu gì trong tuần đầu tiên". Sử dụng các khảo sát không đồng bộ ngắn hoặc biểu mẫu phản hồi trong Notion hoặc Typeform. Một khung đơn giản: điều gì hữu ích? Điều gì gây khó khăn? Điều gì có thể cải thiện? Giá trị không nằm ở các câu trả lời riêng lẻ mà ở xu hướng theo thời gian.

Lặp lại liên tục: coi onboarding như một sản phẩm. Các công ty tốt nhất xem onboarding như một sản phẩm đang phát triển. Họ thu thập dữ liệu, tiến hành đánh giá lại sau mỗi nhân viên mới và thực hiện thay đổi theo thời gian thực. Đây là những điều đáng cải thiện:

• Thời gian và định dạng cuộc họp
• Cấu trúc và rõ ràng của tài liệu đào tạo
• Truyền đạt mục tiêu và giá trị công ty
• Thiết lập kỹ thuật và quản lý truy cập

Lôi kéo đội tham gia. Yêu cầu các trưởng nhóm, người hướng dẫn và thậm chí đồng nghiệp chia sẻ phản hồi sau mỗi chu kỳ onboarding. Một cái nhìn mới sẽ giúp nhận ra những điều bạn có thể đã bỏ sót.

Và đừng sợ thử nghiệm! Mục tiêu không phải là sự hoàn hảo — mà là tiến bộ. Tiếp tục điều chỉnh quy trình cho đến khi onboarding không chỉ là một quy trình mà là một phần rực rỡ trong văn hóa công ty của bạn.

Kết luận

Onboarding từ xa không chỉ là một thủ tục mà là một bước quan trọng giúp nhân viên mới thích nghi nhanh chóng và bắt đầu mang lại lợi ích cho công ty. Sự chuẩn bị, chú ý đến chi tiết và hỗ trợ trong tất cả các giai đoạn của quá trình có thể là chìa khóa cho sự hòa nhập thành công và năng suất lâu dài của nhân viên.

Đọc thêm:

Để duy trì sức khỏe lâu dài, hãy làm quen với vai trò của tập thể dục trong làm việc từ xa: mẹo cho sức khỏe và năng suất.

Để tăng năng suất của đội, hãy làm quen với củng cố tích cực trong quản lý nhiệm vụ để tăng năng suất đội.

Nếu bạn muốn tăng tinh thần đồng đội giữa các nhân viên, hãy làm quen với Cách xây dựng văn hóa làm việc từ xa mạnh mẽ: chiến lược chính cho thành công.

Chúng tôi khuyên bạn nên đọc

"Remote, Inc.: How to Thrive at Work . . . Wherever You Are"

Hướng dẫn thực tế cho làm việc hiệu quả ở định dạng từ xa, bao gồm chiến lược để thích nghi thành công cho nhân viên mới.

Trên Amazon

"Remote Team Onboarding and Training Techniques"

Hướng dẫn thực tế để triển khai quy trình onboarding và đào tạo hiệu quả cho các đội từ xa.

Trên Amazon

"Remote Onboarding Made Easy"

Hướng dẫn thực tế để tổ chức onboarding từ xa bằng công cụ Microsoft, bao gồm Teams, SharePoint và OneDrive.

Trên Amazon