Jinsi ya kufuatilia malengo yako: Mbinu na zana za mafanikio

Mambo muhimu ya kukumbuka

Psycholojia ya mafanikio

Wakati tunapoweka malengo na kujaribu kuyafikia taratibu, kuna mambo ya kushangaza yanaanza kutokea kwenye ubongo wetu. Inajulikana vizuri sasa kwamba ikiwa utaona maendeleo yako ya kila siku (literally, kama kwa macho yako), motisha yako itaongezeka. Na ikiwa mtu anakuangalia, hiyo inafanya mambo kuwa bora zaidi. Hapa kuna mambo machache ya kuzingatia:

• Kurudi kwa Dopamine – unapojiona, ubongo wako hukupa zawadi kidogo kila wakati unapofanikiwa kufanya kitu.
• Madhara ya Uwajibikaji – wakati mtu anakutazama ukiwa unafanya mambo, hutaki kumkosesha, jambo ambalo huongeza sana ufanisi wako.
• Shukrani – hata hatua ndogo kabisa kuelekea mafanikio inakupa motisha kama mtu alikushukuru na kukupa sifa.

Zana za Ufanisi wa Kazi

Kuna zana fulani za ufanisi wa kazi zinazoweza kupunguza mzigo wako wa kila siku na kufanya mambo kuwa rahisi kufuatilia. Hizi hapa ni baadhi ya faida zake:

• Kufuatilia kwa muda halisi. Angalia hali na uwe tayari kurekebisha ikiwa matokeo hayatoshi. 
• Arifa za kiotomatiki. Kumbukumbu za smart zitakufahamisha kuhusu tarehe za mwisho na masasisho muhimu, kupunguza makosa na vizuizi.
• Uonyeshaji wa data. Dashibodi zilizopangiliwa vizuri zinaweza kubadilisha taarifa nyingi na nambari kuwa data inayoweza kueleweka na ya uwazi, ikielimisha timu kuelekea mwelekeo mmoja na kupunguza msongo wa mawazo.

Kuhusu hii, Taskee inaweza kufanya kila kitu kilichoorodheshwa hapo juu, ikikupa udhibiti wa kazi zako unazohitaji.

Wapi kuanzia

“Kufuatilia malengo yako” inaweza kuonekana kuwa rahisi lakini ni mchakato mgumu sana – itabidi uangalie kila undani ili kufanikiwa. Afya ya shirika inabaki kuwa kipengele bora kinachoweza kutabiri uundaji wa thamani na chanzo endelevu cha faida ya ushindani kulingana na utafiti wa McKinsey. Kwa hivyo, inastahili vaa jitihada zote, tutakubaliana na McKinsey. 

Hapa kuna mambo kadhaa ya kuzingatia:

• Malengo madhubuti – majukumu yako yanapaswa kuwa ya kueleweka na kupunguzika kadri inavyowezekana. Na, muhimu zaidi, yachangie katika malengo ya muda mrefu.
• Usimamizi wa tarehe za mwisho – zishike kwa ukweli na acha nafasi ya kurekebisha.
• Ugawaji wa rasilimali – gawiwa watu na rasilimali kwa ufanisi – kila mtu anafanya kazi, hakuna anayekosa kazi.
• Kufuatilia maendeleo – kuwa kwenye mzunguko, angalia mara kwa mara jinsi mambo yanavyokwenda, na tafuta maeneo ya kuboresha.

Mifano kutoka kwa mazoezi

Data ni rafiki yako bora kwenye njia ya mafanikio. Hebu tuangalie Netflix, kwa mfano – hawa jamaa walikuwa mfano mzuri katika uchambuzi wa data kwa muda mrefu. Hizi hapa ni baadhi ya njia ambazo Netflix hutumia kuondoa vizuizi na kuboresha mtiririko wa kazi wao wa kila siku:

• Uunganisho wa uchambuzi. Watu huko Netflix hawachambui tu data zao, bali wanaiunganisha ili wapate matatizo kabla ya kuwa…vizuri, matatizo. Na yote yanafanyika kwa muda halisi, usiamini hiyo, maana yake ni kwamba mabadiliko yote yanaweza kutumika mara moja.
• Vigezo vya ufanisi. Netflix pia ina zana maalum ambazo hazifuatilii tu maendeleo ya jumla, bali pia majukumu na kazi maalum. Kazi inaboreshwa, rasilimali zinagawiwa – kila mtu anafurahi.
• Mipango ya utabiri. Kujifunza kwa mashine siyo ChatGPT tu na chatbots chache zisizofaa; pia ni zana za ndani zinazotumika na makampuni makubwa kama Netflix kutabiri na kuzuia shida zinazoweza kutokea mbele.

Sio ajabu kwamba mapato yao yanaongezeka kutoka mwaka hadi mwaka licha ya kutofaulu na mfululizo usiovutia. 

Zana utakazohitaji

Ikiwa wewe na toleo lako la OCD hamjapenda orodha za alama, majedwali, na njia zingine za zamani za kufuatilia maendeleo – tunayo habari nzuri kwako. Kuna njia nyingi za kufanya kufuatilia malengo kuwa ya ufanisi na furaha. 

Urahisi na muundo rahisi wa kutumia unaweza kufanya kazi hata ya kizamani kuwa ya kufurahisha, na Taskee ina hayo yote:

• Dashibodi za kipekee. Kila kitu unachohitaji kiko kila wakati mahali unachohitaji.
• Kufuatilia maendeleo kiotomatiki. Mfumo unafanya kazi ya kufuatilia mwenyewe. Hakuna tena kazi ya mikono.
• Arifa za smart. Unapata tu vitu muhimu zaidi, bila kukosa masasisho muhimu yoyote.
• Ushirikiano wa timu. Jadili majukumu na shiriki mawazo moja kwa moja kwenye jukwaa, hakuna mikutano ya Zoom au mazungumzo marefu ya majadiliano yanayohitajika. 

Mbinu za uboreshaji

Kuna angalau ratiba chache za kila siku unazoweza kujumuisha kwenye pipeline yako ya kila siku ili kufanya kufuatilia majukumu kuwa bora na rahisi iwezekanavyo, hebu tuangalie:

• Ukaguzi wa asubuhi. Fikiria na andika kila kitu kinachohitaji kufanywa siku hii ili kuepuka kupoteza muda baadaye. Elezea malengo unayotaka kufikia na jinsi utakavyofanya hivyo.
• Ukaguzi wa jioni. Andika orodha ya kile ulichoweza kufanikisha na kile hukufanikisha na jaribu kuelewa ni eneo gani lilikuwa na changamoto kubwa – rekebisha ikiwa inahitajika.
• Uchambuzi wa kila wiki. Angalia jinsi mambo yanavyokwenda na uone ikiwa mabadiliko yanahitajika kufanyika.
• Upangaji wa kila mwezi. Je, kila kitu kinaenda kulingana na mpango? Mwezi ni muda mrefu – hakika kuna data muhimu ya kupata.
• Upimaji wa kila robo mwaka. Wakati utakapokuwa umekuwa ukifuatilia malengo yako kwa angalau robo mwaka, labda utakuwa na taarifa ya kutosha kurekebisha mchakato na kuufanya kuwa bora. 

Hizi ni mbinu za kawaida zinazotumiwa na makampuni mengi yenye mafanikio. Ikiwa inaleta mabilioni, inaweza kukusaidia pia.

Makala zinazohusiana:

Unaweza kujifunza jinsi ya kuongeza ufanisi kwa kuchunguza Ramani ya mradi: Mwongozo wa kimkakati wa kupanga na kutekeleza miradi yenye mafanikio.

Ili kuboresha ufanisi wako, tunapendekeza kusoma Pembetatu ya usimamizi wa mradi: Kuweka usawa kati ya wigo, muda, na gharama.

Kwa usawa bora wa timu, angalia Kuelewa utegemezi wa majukumu katika usimamizi wa miradi.

Hitimisho

Fuatilia malengo yako, na yatakuwa uhalisia badala ya ndoto tu. Kuweka tu malengo na kungojea hakutakufikisha kokote. Kuwa juu ya kila kitu kinachotokea – itafanya kurekebisha mipango yako kuwa rahisi zaidi. Majukwaa kama Taskee hufanya mchakato huu kuwa rahisi sana. Changanya maarifa yote tuliyozungumzia, na utaona matokeo haraka.

O'qish uchun tavsiyalar

"Atomic Habits"

Odatlardagi kichik o'zgarishlar qanday qilib katta natijalarga olib kelishi, taraqqiyotni kuzatish va maqsadlarga erishishga yordam berishi haqidagi kitob.

Amazon-da

"The ONE Thing"

Asosiy maqsadga e'tibor qaratish va taraqqiyotni kuzatish, keraksiz narsalarni e'tiborsiz qoldirib, ajoyib natijalarga erishish haqidagi hikoya.

Amazon-da

"Measure What Matters"

Maqsadlarni samarali belgilash va kuzatib borishga yordam beradigan, keng ko'lamli muvaffaqiyatga olib keladigan OKR usuli bilan tanishish.

Amazon-da