Jinsi ya kufuatilia malengo yako: Mbinu na zana za mafanikio

Saikolojia ya mafanikio

Kufuatilia malengo hufanya kazi kupitia njia kadhaa za kisaikolojia. Ukijua ni njia ipi inayochochewa na zoezi fulani, unaweza kutabiri kama zoezi hilo litadumisha motisha katika mradi mrefu au litaleta msisimko wa muda mfupi tu.

• Dopamine inayotolewa maendeleo yanapoonekana. Maendeleo kuelekea lengo yanapoonekana kupitia upau wa maendeleo, alama ya kazi iliyokamilika au mafanikio yaliyorekodiwa, ubongo hutoa dopamine kama jibu kwa hatua hiyo. Jibu hili linaipa nguvu tabia iliyoleta maendeleo na kumfanya mtu aendelee kujituma. Athari hii huwa kubwa zaidi maendeleo yanapokuwa mahususi na ya hatua kwa hatua kuliko yanapokuwa ya kufikirika au ya "imekamilika au haijakamilika" tu.
• Athari ya uwajibikaji. Unaposhirikisha maendeleo ya lengo lako na meneja, mwenzako au timu, ahadi ya kijamii inayozaliwa hapo huchochea hofu ya kupoteza. Kushindwa kutimiza ahadi hakuonekani tena kama hasara yako peke yako, kwa sababu sasa kuna watu wengine wanaotazama. Matokeo yake ni juhudi thabiti zaidi kuliko pale mtu anapojiwajibisha mwenyewe tu, hasa katika vipindi ambavyo motisha iko chini.
• Kutambua maendeleo kama ishara ya motisha. Hata hatua ndogo kuelekea lengo lenye maana huchochea njia zile zile za thawabu kwenye ubongo kama pongezi kutoka kwa wengine. Hii ina maana kwamba kwa motisha ya kudumu, idadi ya mara ishara za maendeleo zinavyojitokeza ina uzito sawa na ukubwa wake. Mifumo ya ufuatiliaji inayoonyesha hatua ndogo mara kwa mara huwafanya watu washiriki kwa muda mrefu kuliko ile inayorekodi hatua kubwa tu.

Programu za uzalishaji

Zana za uzalishaji hupunguza kazi ya ziada inayohitajika ili malengo yabaki mbele ya macho. Kazi hiyo ndiyo sababu kuu inayofanya mazoea ya ufuatiliaji kufa kadiri muda unavyopita. Bila mfumo unaofanya ufuatiliaji kuwa mwepesi, zoezi hilo hushindana na kazi yenyewe kupata umakini, na mara zote huwekwa kando.

• Ufuatiliaji wa wakati halisi. Mifumo inayosasisha maendeleo yenyewe kazi inapokamilika huondoa hatua ya kurekodi masasisho kwa mkono, na hiyo ndiyo hatua inayorukwa kwanza muda unapobana. Kuona hali kwa wakati halisi pia kunasaidia kugundua mikengeuko mapema, wakati bado inajitokeza, badala ya kuiona baada ya kuwa imekua.
• Arifa za kiotomatiki. Vikumbusho vya tarehe za mwisho na hali ya kazi vinavyotumwa vyenyewe kulingana na masharti yaliyowekwa, bila mtu kulazimika kukagua kwa mkono, hupunguza mzigo wa kiakili wa kufuatilia. Pia huondoa masasisho yanayosahaulika pale ufuatiliaji unapoachiwa hiari ya kila mtu.
• Uonyeshaji wa data. Dashibodi zinazogeuza takwimu za maendeleo kuwa picha, kama mistari ya mwelekeo, asilimia za ukamilishaji na ramani za utegemezi, hupunguza kazi ya kutafsiri hali ya mradi. Timu inayoweza kusoma hali kwa mtazamo mmoja hufanya maamuzi haraka na kwa usahihi zaidi kuliko timu inayolazimika kuchambua data ghafi ili kupata taarifa ile ile.

Taskee inaweka ufuatiliaji wa wakati halisi, arifa za kiotomatiki na uonyeshaji wa data katika kiolesura kimoja, kwa hiyo unapata miundombinu ya ufuatiliaji bila kuhitaji zana tofauti kwa kila kazi.

Pa kuanzia

Utafiti wa McKinsey unaonyesha kwamba afya ya shirika, yaani ubora wa michakato ya timu, upatanishi wa malengo na ufuatiliaji wa utendaji, ndiyo kiashiria chenye nguvu zaidi cha uundaji wa thamani endelevu. Kwa hiyo mahali pa kuanzia ufuatiliaji wa malengo ni kabla ya kuchagua zana. Kwanza amua ni nini kitafuatiliwa na kwa nini.

Vipengele muhimu vya mfumo bora wa ufuatiliaji wa malengo:

• Lengo lililofafanuliwa wazi. Malengo yanayowekwa kwa maneno yanayopimika na yenye muda maalum hutoa msingi imara wa ufuatiliaji. Lengo linaloonyesha mwelekeo tu badala ya matokeo, kwa mfano "kuboresha utendaji" badala ya "kupunguza kiwango cha makosa kwa 15% katika robo ya tatu", haliwezi kufuatiliwa kwa usahihi kwa sababu hakuna hali iliyowekwa inayoonyesha kwamba limefikiwa.
• Tarehe za mwisho zinazotekelezeka. Tarehe za mwisho zisizozingatia vikwazo vinavyojulikana, kama upatikanaji wa rasilimali, kukamilika kwa kazi tegemezi na mizunguko ya ukaguzi, hupitwa mara kwa mara. Hali hiyo hufanya mfumo wa ufuatiliaji usiaminike tena kama chanzo cha upangaji.
• Rasilimali zinazogawiwa kulingana na vipaumbele. Kufuatilia maendeleo ya lengo kuna maana tu ikiwa rasilimali zinazohitajika kulifikia zimetengwa kweli. Lengo linalofuatiliwa bila kupewa rasilimali haliandai mazingira ya mafanikio. Linakusanya tu data sahihi kuhusu kushindwa.
• Ukaguzi wa maendeleo kwa ratiba. Ukaguzi unaofanyika kwa vipindi vilivyopangwa, badala ya kusubiri matatizo yajitokeze, hudumisha nidhamu ya ufuatiliaji na hutoa nafasi za mara kwa mara za kugundua mteremko mdogo kabla haujageuka kuwa mkengeuko mkubwa.

Mifano kutoka kwenye matumizi

Ufuatiliaji wa malengo unaofanya kazi vizuri zaidi una sifa moja ya pamoja: data ya ufuatiliaji inaunganishwa moja kwa moja na maamuzi ya kila siku, badala ya kugeuzwa kuwa ripoti zinazosomwa baadaye. Mashirika yanayotumia ufuatiliaji hasa kwa ripoti za kihistoria hupata faida ndogo kutoka kwa data ile ile kuliko yale yanayoitumia kuongoza maamuzi ya sasa. Maelezo zaidi: Programu ya Usimamizi wa Timu.

• Muunganisho na uchambuzi. Mifumo inayopeleka data ya utendaji moja kwa moja kwenye maamuzi ya uendeshaji, badala ya kuandaa ripoti tofauti, huondoa ucheleweshaji kati ya data kupatikana na hatua kuchukuliwa. Lakini data ya wakati halisi huleta thamani pale tu mchakato wa kufanya maamuzi umeundwa kuitumia kwa wakati halisi.
• Vipimo vya ufanisi katika kiwango cha kazi. Ufuatiliaji unaopima maendeleo kwa kila kazi binafsi, na si kwa kiwango cha mradi au hatua kuu peke yake, hubainisha shughuli mahususi zinazosababisha ucheleweshaji au matatizo ya ubora. Vipimo vya jumla vinaonyesha kwamba tatizo lipo. Vipimo vya kiwango cha kazi vinaonyesha liko wapi.
• Upangaji wa kutabiri. Mashirika yanayotumia data ya kihistoria ya utendaji kukadiria matokeo yanayoweza kutokea hutambua hali za sasa ambazo huko nyuma zilitangulia ucheleweshaji au matumizi kupita bajeti. Kwa njia hiyo yanaweza kuchukua hatua kabla matatizo hayajatokea, badala ya kuyashughulikia baadaye. Kinachohitajika ni upatikanaji wa data ya kihistoria na utaratibu uliowekwa wa kuitumia katika upangaji.

Vipengele vinavyoamua kama zana ya ufuatiliaji inadumisha zoezi kwa muda mrefu:

• Dashibodi zenye urahisi wa kuelewa. Dashibodi inayohitaji mafunzo ili kusomwa haitarejewa kwa kawaida na wanachama wa timu ambao si wajibikaji wa kuidumisha. Zana za kuonekana ni muhimu tu zinapotumika kweli — ambayo hutegemea gharama ya upatikanaji kuwa ndogo kuliko faida inayoonekana ya kuiangalia.
• Ufuatiliaji wa kiotomatiki wa maendeleo. Mifumo inayosasisha hali kulingana na matukio ya ukamilifu wa kazi badala ya maingizo ya mkono huondoa kituo cha kawaida zaidi cha kushindwa katika zoezi la ufuatiliaji: sasisho lililokusudiwa lakini halikukamilika.
• Arifa za busara. Arifa zilizochujwa kuonyesha tu masasisho yanayohitaji hatua — badala ya masasisho yote — hudumisha uwiano wa ishara kwa kelele unaoamua kama wanachama wa timu wataendelea kushiriki na mfumo wa arifa au kuanza kuupuuza.
• Ushirikiano wa timu ndani ya mazingira ya ufuatiliaji. Wakati mazungumzo, ugawaji wa kazi, na ufuatiliaji wa maendeleo yanafanyika katika mfumo huo huo, muktadha wa maamuzi unahifadhiwa pamoja na maamuzi yenyewe — ambayo hupunguza muda unaotumika kujenga upya muktadha wakati wa kukagua chaguo za zamani.

Soma zaidi: Ripoti.

Mikakati ya kuboresha

Mazoea ya ufuatiliaji yenye matokeo makubwa zaidi kwa muda mrefu ni yale yanayoweka mdundo wa ukaguzi katika vipindi tofauti vya muda. Kila kipindi kinafichua jambo tofauti. Ukaguzi wa kila siku hugundua mapengo katika utekelezaji, ukaguzi wa kila wiki huonyesha dhana za upangaji zinazohitaji kurekebishwa, na ukaguzi wa kila mwezi na wa robo mwaka hufichua mifumo ya kimuundo ambayo haionekani katika mzunguko mmoja wa ukaguzi.

• Ukaguzi wa asubuhi. Kuweka malengo mahususi ya siku kabla ya kuanza kazi hukupa kipimo ambacho ukaguzi wa jioni utatumia kupima matokeo halisi. Asubuhi isiyo na malengo yaliyowekwa huacha ukaguzi wa jioni bila kitu cha kulinganisha nacho.
• Ukaguzi wa jioni. Kuandika kilichokamilika na kisichokamilika, pamoja na tathmini fupi ya sababu zilizoleta pengo, hujenga kumbukumbu ambayo huwezesha ukaguzi wa kila wiki na wa kila mwezi kutegemea ukweli badala ya hisia.
• Uchambuzi wa kila wiki. Kulinganisha matokeo ya wiki na mpango wake huonyesha mifumo inayojirudia, kama kazi ambazo kila mara huchukua muda mrefu kuliko ilivyokadiriwa au utegemezi ambao kila mara husababisha ucheleweshaji. Mifumo hii haionekani ukitazama data ya kila siku peke yake.
• Upangaji wa kila mwezi. Data ya kila wiki ya mwezi mzima inatosha kuonyesha kama mwenendo wa sasa wa utendaji unaelekea kwenye malengo ya robo mwaka, na kufanya marekebisho ya rasilimali au vipaumbele kabla pengo halijashindikana kuzibwa.
• Tathmini ya robo mwaka. Data ya ufuatiliaji ya robo moja ndiyo kiwango cha chini kinachohitajika kutofautisha mabadiliko ya mara moja na mifumo ya kimuundo. Robo mwaka ndicho kipindi kinachofaa kupitia upya ufafanuzi wa malengo, kurekebisha ugawaji wa rasilimali na kusahihisha dhana za upangaji ambazo ukaguzi wa kila wiki na wa kila mwezi hauwezi kubadilisha.

Makala husika:

Ili kuongeza ufanisi, chunguza Ramani ya mradi: Mwongozo wa kimkakati wa kupanga na kutekeleza miradi yenye mafanikio.

Ili kuboresha uzalishaji, soma Pembetatu ya usimamizi wa miradi: Kusawazisha upeo, muda, na gharama.

Kwa upatanishi bora wa timu, angalia Kuelewa utegemezi wa kazi katika usimamizi wa miradi.

Hitimisho

Kufuatilia malengo ni zoezi la kimfumo linalogeuza nia kuwa maendeleo yanayopimika, kwa kuweka vipimo vya rejea, mizunguko ya ukaguzi na njia za uwajibikaji ambazo mtu anayefuatilia malengo peke yake hanazo. Mazoea yaliyoelezwa hapa, yaani kufafanua malengo kwa uwazi, kukagua katika vipindi tofauti vya muda na kuchagua zana zinazopunguza usumbufu wa ufuatiliaji, hufanya kazi pamoja kudumisha nidhamu ya ufuatiliaji katika mradi mzima, sio tu mwanzoni wakati motisha iko juu. Taskee hutoa miundombinu ya kuonyesha kazi na kufuatilia maendeleo inayofanya mazoea haya yawezekane kwa timu katika kazi ya kila siku, na hupunguza mzigo wa kiutawala wa kudumisha mfumo wa ufuatiliaji hadi zoezi lenyewe liweze kujiendesha.