Cách tổ chức đội ngũ làm việc từ xa lâu dài

Những ý tưởng chính

Xây dựng cấu trúc cơ bản

Việc tổ chức công việc từ xa đúng đắn hoàn toàn thay đổi cách thức tương tác trong đội nhóm. Thay vì cố gắng chuyển các quy trình văn phòng sang trực tuyến, các đội nhóm thành công tạo ra những phương thức làm việc mới, hiệu quả hơn. Phân tích của McKinsey cho thấy: các công ty với quy trình rõ ràng luôn vượt trội hơn các đối thủ. Các tổ chức thành công chú trọng đến những yếu tố quan trọng sau:

• Rõ ràng về vai trò và quy trình. Mỗi người phải hiểu rõ trách nhiệm của mình và cách hành động của mình ảnh hưởng đến bức tranh tổng thể.
• Kết quả đo lường được và KPI. Điều quan trọng là thấy được hiệu quả thực hiện các công việc và biết mình đang ở đâu trong quá trình.
• Hệ thống báo cáo. Để luôn nắm được tình hình công việc và giải quyết vấn đề nhanh chóng.
• Cơ sở hạ tầng kỹ thuật. Các công cụ làm việc tiện lợi và an toàn (chẳng hạn như Taskee), cùng các nền tảng hợp tác cho phép làm việc đồng thời trong thời gian thực.

Các cuộc họp định kỳ

Hãy tin rằng đây thực sự là một thói quen cần thiết. Nếu không gặp nhau thường xuyên và thảo luận công việc, có thể xảy ra sự hiểu lầm và nhầm lẫn. Ngay cả Google cũng nhận thấy rằng các cuộc họp ngắn và thường xuyên tăng cường năng suất đội nhóm từ 20-30%! Nó giống như một buổi tập thể dục buổi sáng cho não bộ: tất cả đều ở cùng một nhịp và biết phải làm gì.

Đây là những thành phần cần được đưa vào thực hành hàng ngày:

• Cuộc họp hàng ngày — các cuộc họp ngắn vào buổi sáng, nơi mọi người hiểu rõ những công việc cần làm trong ngày và có thể đặt câu hỏi nếu có gì chưa rõ.
• Cuộc họp hàng tuần — chia sẻ thành công và thất bại, điều chỉnh kế hoạch để không mất nhịp.
• Đánh giá hàng tháng — tổng kết kết quả, phân tích sai sót và quyết định hướng đi tiếp theo.
• Lập kế hoạch theo quý — thảo luận về các mục tiêu chính, các dự án mới, việc triển khai hoặc kết thúc dự án.
• Cuộc họp hàng năm — đặt mục tiêu dài hạn để xác định chiến lược cho năm tiếp theo.

Các đội nhóm thực hành những cuộc họp như vậy sẽ cải thiện hiệu quả công việc lên tới 30%.

Ghi chép tiến độ

Sau cuộc họp, quan trọng là ghi lại các quyết định và quy trình đúng cách để tránh sự nhầm lẫn và câu hỏi trong tương lai. Nghiên cứu cho thấy rằng các đội nhóm tích cực ghi lại tất cả các quyết định và quy trình đạt được kết quả tốt hơn 25% và ít gặp phải sự lộn xộn hay trùng lặp công việc.

Đây là cách nó hoạt động:

• Ghi chép các quyết định — ghi lại những gì và tại sao đã quyết định như vậy, để không có câu hỏi về lý do.
• Mô tả quy trình — tạo ra các hướng dẫn rõ ràng để hoàn thành công việc nhanh chóng, mà không cần phải lặp lại những điều giống nhau.
• Chia sẻ kiến thức — chia sẻ kinh nghiệm để tất cả mọi người đều hiểu và tránh mắc phải những sai lầm.
• Theo dõi tiến độ — kiểm tra ai đã làm gì và còn gì cần hoàn thành.
• Phân bổ tài nguyên — kiểm tra để đảm bảo mọi người đều có những gì cần thiết để làm việc.

Việc ghi chép có hệ thống và kiểm soát công việc giúp nâng cao năng suất lên tới 40%.

Văn hóa và sự tham gia

Đối với các đội nhóm làm việc từ xa, nền tảng văn hóa vững chắc rất quan trọng. Một yếu tố quan trọng là phát triển nghề nghiệp: các buổi hội thảo đào tạo, dự án liên đội, truy cập tài liệu học tập và phản hồi định kỳ. Văn hóa mạnh mẽ và sự tham gia không chỉ liên quan đến công việc mà còn về không khí trong đội nhóm, điều này trực tiếp ảnh hưởng đến động lực và kết quả công việc.

Đọc thêm:

Bạn có thể tìm hiểu về các framework, đơn giản chỉ bằng cách nghiên cứu Scrum hay Kanban: cái nào phù hợp với dự án của bạn.

Nếu bạn muốn tăng cường năng suất làm việc của mình, chúng tôi khuyên bạn đọc bài viết về Nuôi dạy con cái và công việc từ xa: cân bằng giữa gia đình và năng suất.

Để nâng cao chất lượng quản lý, hãy đọc Quản lý quy trình kinh doanh linh hoạt: nâng cao hiệu quả.

Kết luận

Việc tổ chức công việc từ xa dài hạn hiệu quả đòi hỏi kế hoạch hệ thống và thực hiện chính xác. Hãy lên kế hoạch kỹ càng theo các lời khuyên đã nêu trên. Điều này sẽ giúp bạn xây dựng giao tiếp thành công trong đội nhóm của mình. Và các nền tảng như Taskee sẽ giúp bạn xây dựng nền tảng vững chắc này.

Đọc thêm 

"Remote: Office Not Required"

Lời khuyên thực tế về việc tổ chức công việc từ xa hiệu quả.

Trên Amazon

"The Remote Worker's Handbook”

Hướng dẫn về cách làm việc từ xa hiệu quả, tập trung vào quản lý thời gian, giao tiếp và phòng ngừa tình trạng kiệt sức.

Trên Amazon

"Distributed Teams”

Sách về cách tạo dựng và quản lý các đội nhóm phân tán, với các chiến lược và công cụ thực tế để làm việc từ xa thành công.

Trên Amazon