Làm thế nào để vượt qua sự trì hoãn và trở nên hiệu quả hơn

Những điểm chính

Tại sao chúng ta lại trì hoãn?

Sự trì hoãn không chỉ là một từ buzzword trên internet — đó là một quá trình tâm lý phức tạp sâu sắc, gắn liền với cách tâm trí của chúng ta hoạt động. Nhiều người cho rằng nó xuất phát từ việc thiếu kỷ luật tự giác hoặc động lực, và chúng tôi không phản đối — điều đó có thể đúng. Đôi khi, một vài thói quen lành mạnh là đủ để cung cấp cho bộ não năng lượng cần thiết. Nhưng thường thì sự trì hoãn lại gắn liền với cảm giác sợ hãi, căng thẳng, chủ nghĩa hoàn hảo không lành mạnh, thậm chí là tuyệt vọng, và những thay đổi thói quen đơn giản sẽ không giải quyết được vấn đề đó.

Hãy thử tìm ra lý do thực sự tại sao bạn lại để lại một số công việc sang một bên. Bạn cảm thấy thế nào ở một mức độ sâu hơn khi bạn trì hoãn một thời hạn khác? Chắc hẳn là cảm giác không thoải mái. Đôi khi, bộ não của bạn có thể nhận ra cảm xúc đó tốt hơn bạn — và khi nó làm như vậy, nó sẽ làm mọi thứ có thể để tránh nó. Vì vậy, nếu một công việc gợi lên nỗi sợ thất bại, chẳng hạn, bạn sẽ vô thức tránh xa nó. Thực ra, không phải bạn đang đưa ra quyết định trong những khoảnh khắc đó — chính tiềm thức của bạn mới là người điều khiển.

Chủ nghĩa hoàn hảo — căn bệnh đen tối của thế kỷ 21 — xứng đáng có một đoạn riêng. Khoảng mười năm trước, có người gọi nó là một "đặc điểm tích cực", và không hiểu sao, chúng ta đều tin vào điều đó. Nhưng khi bạn nhận ra rằng bạn không thể dành 100% cho một công việc như nó "xứng đáng", bộ não của bạn sẽ bắt đầu né tránh cảm giác "mình có thể làm tốt hơn". Và chỉ như vậy, bạn có cảm giác tội lỗi, sự thiếu tự tin và một đêm không ngủ. Công thức cho sự kiệt sức.

Vượt qua sự trì hoãn, từng bước một

Vì vậy, đúng như vậy, mọi thứ đều bắt nguồn từ trong đầu chúng ta — như thường lệ. Mặc dù một số nguyên nhân sâu xa của sự trì hoãn có thể yêu cầu sự giúp đỡ từ một chuyên gia có trình độ — một nhà tư vấn, nhà tâm lý học hoặc thậm chí là một nhà tâm lý trị liệu trong một số trường hợp — vẫn có những kỹ thuật cơ bản mà bạn có thể thực hành hàng ngày để giữ sự trì hoãn ở mức thấp:

• Biến "thất bại" thành một khái niệm cụ thể. Như chúng ta đã đề cập, nỗi sợ không hoàn thành tốt công việc và làm hỏng sự nghiệp là một tác nhân rất thực tế gây ra sự trì hoãn. Một chút chánh niệm có thể giúp ích rất nhiều ở đây. Thay đổi cách bạn nhìn nhận thành công và thất bại không chỉ giúp giảm sự trì hoãn mà còn nâng cao sự hài lòng chung trong cuộc sống của bạn. Dù đơn giản như vậy, mỗi thất bại nhỏ đều là cơ hội để học hỏi và phát triển. Khi bạn bắt đầu xem những sai sót tiềm ẩn như những cơ hội cải thiện, thay vì là thảm họa làm hỏng sự nghiệp, việc xử lý những nhiệm vụ khó khăn sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.
• Giữ cho người chủ nghĩa hoàn hảo bên trong bạn không lấn át. Rất có thể khái niệm "hoàn hảo" của bạn dựa trên những kỳ vọng phi thực tế. Và càng có khả năng là sếp hoặc đồng nghiệp của bạn mong đợi ít hơn bạn nghĩ rất nhiều. Vì vậy, hãy thay đổi sự chú ý của bạn vào việc tạo ra kết quả, thay vì hoàn thiện mọi chi tiết đến mức hoàn hảo.
• Chia nhỏ và chinh phục. Khi bạn đối diện với một "DANH SÁCH CÔNG VIỆC Q4" khổng lồ, bộ não của bạn sẽ hoàn toàn phản ứng lại với suy nghĩ: "Ôi trời, cái này trông thật đáng sợ, lớn và quan trọng — để tránh nó có được không?". Hãy chia những dự án lớn thành các bước nhỏ, dễ quản lý. Đây là một động thái cơ bản nhưng cực kỳ hiệu quả.
• Phát triển lòng tự trọng. Nếu hình ảnh bản thân của bạn đang ở mức thấp, không có ứng dụng chánh niệm hay năng suất nào có thể giúp bạn cảm thấy tốt về công việc của mình. Hãy nhớ: có những người đang kiếm rất nhiều tiền với công việc có chất lượng thấp hơn nhiều — đừng bao giờ quên điều đó. Khi bạn thực sự tin rằng mình là một người khá tuyệt vời, ngay cả những công việc khó khăn nhất cũng sẽ trở nên dễ dàng hơn. (Chỉ cần đừng làm quá mức.)
• Chậm lại. Nghỉ ngơi một chút. Pha một tách cà phê. Xem một tập Brooklyn Nine-Nine hoặc gì đó. Sau đó quay lại công việc với tâm trạng tươi mới hơn. Đôi khi, đó là tất cả những gì bạn cần.

Giữ năng suất lâu dài

Nhưng đủ rồi với tất cả những trò chơi tâm lý — hãy nói về một số chiến lược thực tế, có thể áp dụng ngay hôm nay để giảm thiểu sự phân tâm và giúp bộ não của bạn tự nhiên vượt qua những cảm xúc không thoải mái liên quan đến một số nhiệm vụ:

• Ứng dụng theo dõi thời gian và lập kế hoạch. Một trong những cách hiệu quả nhất để quản lý sự trì hoãn là sử dụng các công cụ lập kế hoạch và theo dõi thời gian. Các ứng dụng như Trello, Notion hoặc Todoist giúp bạn hình dung các nhiệm vụ và theo dõi tiến độ của mình. Việc theo dõi đều đặn giúp tránh bỏ lỡ các thời hạn và giữ động lực để hoàn thành công việc. Hãy thử Taskee — nó thực sự là một cứu tinh.
• Quy tắc "5 giây". Phương pháp này liên quan đến việc hành động ngay khi một suy nghĩ liên quan đến công việc xuất hiện trong đầu bạn. Chỉ cần đếm đến năm — và bắt đầu. Mẹo đơn giản này giúp bạn vượt qua sự ngần ngại và trì hoãn, giảm thiểu khả năng suy nghĩ phai nhạt đi và công việc vẫn chưa được hoàn thành.
• Phân công công việc. Đôi khi, sự trì hoãn đến từ việc cố gắng làm tất cả mọi thứ một mình. Phân công công việc hoặc thuê người làm tự do cho công việc thường xuyên giúp bạn tập trung vào những gì thực sự quan trọng. Biết cách phân công là điều cần thiết để giảm bớt cảm giác bị quá tải và đánh bại sự trì hoãn.
• Nguyên lý "Làm nhiều hơn trong ít thời gian". Kỹ thuật này, được sử dụng bởi nhiều người thành công, khuyến khích bạn tránh bị mắc kẹt vào các chi tiết nhỏ. Chìa khóa là ngừng theo đuổi sự hoàn hảo — chỉ cần tiếp tục tiến về phía trước và hoàn thành công việc trong một khung thời gian nhất định.
• Kỹ thuật thiền và chánh niệm. Chánh niệm và thiền có thể củng cố sự tập trung của bạn và giúp bạn duy trì sự hiện diện. Chỉ cần 10 phút mỗi ngày để thực hiện các bài tập thở hoặc suy ngẫm yên tĩnh có thể giảm căng thẳng, cải thiện trạng thái cảm xúc và nâng cao năng suất.

Khi nào cần báo động

Đôi khi, không có thói quen, thiền, nghỉ giải lao hàng giờ hay ghi chép nào có thể giúp bạn xua tan cảm giác lo lắng. Trong những trường hợp này, bạn có thể muốn xem xét việc tìm kiếm sự giúp đỡ từ một chuyên gia để giúp bạn hiểu những gì đang diễn ra trong đầu mình.

Nguyên nhân có thể là rất nhiều thứ, từ sự kiệt sức đơn giản cho đến một vấn đề mãn tính cần phải chẩn đoán, như trầm cảm, ADHD hoặc OCD — và đôi khi, đó là sự kết hợp của tất cả những điều này. Nếu bộ não của bạn không thực sự hiểu được “tập trung vào một công việc duy nhất,” thì không có thói quen hàng ngày nào có thể giải quyết vấn đề này.

Trong những trường hợp như vậy, thuốc men, bài tập và thực hành cụ thể có thể thay đổi cuộc sống của bạn. Tuy nhiên, chúng tôi sẽ không đưa ra quyết định — cuối cùng thì đó là công việc của bác sĩ để quyết định. Nhưng nếu bạn cảm thấy có thể điều này đang ảnh hưởng đến bạn, việc kiểm tra với phòng khám địa phương luôn là một ý tưởng không tồi.

Các bài viết liên quan:

Để nhanh chóng xác định điểm mạnh và điểm yếu của vấn đề, hãy tham khảo Ma trận quyết định có trọng số: Một công cụ để đưa ra quyết định tốt hơn.

Để liên tục cải thiện và củng cố sự hợp tác trong nhóm, đọc Lặp lại Agile: Chìa khóa để cải tiến liên tục trong quản lý dự án.

Để làm việc hiệu quả hơn, khám phá Phần mềm quản lý dự án vs. Excel: Công cụ nào phù hợp với dự án của bạn.

Kết luận

Sự trì hoãn không chỉ là một thói quen xấu — nó là tín hiệu của sự xung đột nội tâm và quá tải. Vượt qua nó không cần sức mạnh ý chí, mà là sự nhận thức, hiểu được phản ứng của chính mình, và áp dụng các thực hành đơn giản nhưng bền vững. Kết hợp các chiến lược tâm lý với công cụ hiện đại không chỉ giúp đánh bại sự trì hoãn mà còn xây dựng một hệ thống cho công việc năng suất và có ý nghĩa mỗi ngày.

Đọc thêm

"The War of Art"

Cuốn sách về việc vượt qua các rào cản nội tâm và sự kháng cự cản trở quá trình sáng tạo và hoàn thành công việc.

Trên Amazon

"Eat That Frog!"

Cung cấp các chiến lược thực tế để đánh bại sự trì hoãn, với trọng tâm là thực hiện các công việc khó nhất trước tiên.

Trên Amazon

"The Now Habit"

Một cách tiếp cận có cơ sở tâm lý đối với sự trì hoãn, với các kỹ thuật như “lên lịch tích cực” và giảm áp lực nội tâm.

Trên Amazon