Bạn đã bao giờ tự hỏi tại sao có những cuộc họp trực tuyến trôi qua nhanh chóng và mang lại kết quả, trong khi những cuộc khác lại dường như là sự lãng phí thời gian vô tận? Nếu bạn muốn các buổi họp trực tuyến của mình đạt hiệu quả tối đa, bạn đã đến đúng nơi. Chúng tôi sẽ chia sẻ với bạn những mẹo giúp biến các cuộc họp trực tuyến từ công việc thường nhật thành động lực thực sự cho sự tiến bộ.
Hiệu quả của các cuộc họp trực tuyến bắt đầu từ mục tiêu rõ ràng, chương trình làm việc và sự chuẩn bị
Vai trò của người điều phối, bật camera và sự tham gia tích cực của các thành viên — chìa khóa giao tiếp hiệu quả
Kết quả cuộc họp phụ thuộc vào những hành động đã được thực hiện sau đó
Trước khi đi đến các giải pháp, hãy cùng tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề trong các cuộc họp ảo. Những khó khăn điển hình mà nhiều người gặp phải:
Những vấn đề này cản trở giao tiếp trực tuyến hiệu quả và làm các cuộc họp của chúng ta kém năng suất hơn. Nhưng đừng lo! Tất cả đều có thể khắc phục được.
Bí quyết chính của các cuộc họp trực tuyến hiệu quả bắt đầu từ rất sớm trước khi cuộc họp diễn ra. Nó giống như nền móng của một ngôi nhà — không có nó thì không gì đứng vững được.
Mục tiêu và chương trình làm việc
Chỉ những người cần thiết. Hãy nghĩ xem ai thật sự cần tham dự? Càng ít người tham gia thì càng dễ quản lý cuộc thảo luận và mỗi người càng có cơ hội phát biểu. Đôi khi, tốt hơn là tổ chức hai cuộc họp ngắn với các nhóm khác nhau hơn là một cuộc họp dài với tất cả mọi người. Hãy tôn trọng thời gian của đồng nghiệp.
Thời gian và độ dài
Chuẩn bị công nghệ
Dưới đây là vài mẹo cho các cuộc họp trực tuyến giúp bạn tận dụng thời gian hiệu quả nhất:
Bắt đầu đúng giờ
Bắt đầu đúng giờ đã định. Chờ người đến muộn là không tôn trọng những người đến đúng giờ. Bạn có thể bắt đầu với phần "khởi động" ngắn hoặc câu hỏi thân mật để mọi người cảm thấy thoải mái.
Người điều phối và thư ký
Bật camera!
Đây là một trong những công cụ mạnh mẽ nhất để nâng cao hiệu quả giao tiếp trực tuyến. Khi nhìn thấy mặt nhau, chúng ta dễ dàng đọc được tín hiệu phi ngôn ngữ, cảm thấy gắn kết hơn và khó bị phân tâm hơn. Nếu internet yếu, có thể thỏa thuận bật camera ít nhất khi phát biểu hoặc đưa ra quyết định.
Tham gia tích cực
Tập trung và làm một việc một lúc
Đây có thể là một trong những chiến lược khó nhất nhưng cũng quan trọng nhất trong hợp tác trực tuyến. Hãy đóng tất cả các tab và ứng dụng không cần thiết. Tắt thông báo trên điện thoại. Chỉ tập trung vào cuộc họp. Nếu bạn phát hiện mình bị phân tâm, hãy quay lại thảo luận. Người điều phối có thể nhẹ nhàng nhắc nhở điều này.
Hiệu quả của cuộc họp không đo bằng nó diễn ra tốt đến mức nào mà bằng những việc được thực hiện sau đó.
Tổng kết và quyết định
Hành động và theo dõi
Theo nghiên cứu của Stanford Virtual Human Interaction Lab, bật camera trong cuộc họp video làm tăng sự tương tác và cải thiện kết nối cảm xúc giữa các thành viên, nhưng cũng làm tăng mệt mỏi — gọi là "mệt mỏi Zoom".
Đọc thêm:
Học cách kết hợp công việc và nghỉ ngơi với bài viết của chúng tôi về Workation là gì? Hướng dẫn toàn diện về làm việc khi đi du lịch.
Để duy trì năng suất và tập trung vào công việc, hãy tìm hiểu về Tăng cường tích cực trong quản lý công việc để nâng cao năng suất nhóm.
Chuẩn bị nhân viên thành công với Hướng dẫn onboarding từ xa: làm thế nào để đảm bảo nhân viên mới thành công.
Các cuộc họp trực tuyến hiệu quả không phải là phép màu, mà là kết quả của sự chuẩn bị có ý thức và hành vi đúng đắn. Bằng cách áp dụng những lời khuyên này cho các cuộc họp ảo, bạn sẽ thấy chất lượng các cuộc họp trực tuyến của mình thay đổi rõ rệt. Bạn không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn cải thiện đáng kể giao tiếp trực tuyến hiệu quả trong nhóm, làm cho công việc từ xa thực sự có kết quả. Hãy nhớ rằng, mỗi cuộc họp là cơ hội để hợp tác và tiến bộ. Hãy làm cho từng phút đều xứng đáng!
“The Art of Gathering: How We Meet and Why It Matters”
Tại sao hình thức cuộc họp quan trọng hơn chương trình nghị sự, và cách tạo ra các cuộc họp thực sự hiệu quả.
Trên Amazon
“Death by Meeting: A Leadership Fable”
Làm thế nào để biến các cuộc họp vô ích thành công cụ chiến lược trong quản lý nhóm.
Trên Amazon
“Digital Body Language”
Giải thích cách giao tiếp phi ngôn ngữ biến đổi trực tuyến và làm thế nào để được "đọc" đúng trong chat, Zoom và email.
Trên Amazon
Chúng ta đều thấy rằng ngày càng có nhiều công ty chuyển sang làm việc từ xa. Nhưng điều này không có nghĩa là với cách làm việc này, các nhân viên sẽ ít giao tiếp với nhau. Giao tiếp được xây dựng đúng cách giữa các nhân viên là yếu tố then chốt trong sự thành công của công ty.
13 phút
149 lượt xem
0
Giữ cho quy trình làm việc của bạn gọn gàng và ngăn nắp đôi khi còn khó khăn hơn cả công việc chính. Tin tốt là – nếu bạn phát hiện được vấn đề trước khi nó lan rộng ra toàn bộ văn phòng, có khả năng rất lớn là nó có thể được xử lý trước khi gây thiệt hại đáng kể. Trong bài viết này, chúng tô
15 phút
89 lượt xem
0
Giữ động lực trong các dự án dài hạn giống như chạy marathon, càng về sau càng khó khăn hơn. Biết được cơ sở của động lực dài hạn không chỉ hữu ích mà còn là điều cần thiết để duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá những chiến lược đã được chứ
13 phút
123 lượt xem
0
Trong bất kỳ loại công việc nào, chúng ta thường gặp phải những nhiệm vụ lớn khiến ta cảm thấy choáng ngợp. Đây là lúc phương pháp đặt mục tiêu nhỏ (micro-goals) phát huy tác dụng. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá một số kỹ thuật đã được chứng minh giúp bạn học cách thiết lập và đạt đư
13 phút
31 lượt xem
0
Ah, sự trì hoãn — một từ gần như đã trở thành một meme. Nhưng bỏ qua nó là một sai lầm. Việc trì hoãn các công việc quan trọng sẽ làm giảm năng suất của bạn. Bạn không phải là lười biếng — sự trì hoãn thường có những nguyên nhân sâu xa hơn. Nhận ra chúng sớm là chìa khóa để tránh các vấn đề về
14 phút
51 lượt xem
0
Hoàn toàn miễn phí cho tất cả các kích cỡ nhóm và sử dụng cá nhân
Back to menuBack to menu
