Mbinu za kuepuka mawasiliano kupita kiasi

Mambo Muhimu ya Kujua

Ni lini ni nyingi kupita kiasi?

Unapokuwa unarudia jambo lile lile tena na tena ili kila mfanyakazi na meneja hatimaye apate wazo — una tatizo.

Hebu tufanye iwe rahisi kwa mfano. Fikiria unazindua mradi muhimu, na timu inahitaji kuwa tayari na kuandaliwa vizuri kwa kila hatua. Kwanza, unatuma barua pepe. Kisha, unapanga mkutano. Baada ya hapo, unashiriki ukurasa wa Figma na slaidi za kile kisichopaswa kufanywa. Na ili kuwa hakika kabisa, unaacha mtindo wa maandiko kwenye gumzo la kazi.

Hiyo ni mawasiliano mengi kupita kiasi kwa kiwango cha juu.

Katika timu kubwa hasa, ambapo idadi ya watu inafikia maelfu, kurudia hii kunaweza kuwa na maana.

Lakini tukizungumzia vikosi vidogo au vinavyokua? Mbinu chache za kuokoa maisha zinaweza kurejesha mambo katika hali ya kawaida.

Wakati mengi ni mazuri

Kama ilivyo kawaida, mambo siyo nyeusi na nyeupe, hivyo wakati mwingine kutazama kwa karibu wafanyakazi wako ni wazo zuri. Hali hizi ni maalum sana, hivyo usijipe nafuu:

• Nyakati za mabadiliko ya shirika. Katika nyakati kama hizi, ni muhimu kuhakikisha uwazi wa juu. Kwa mfano, unapohamia katika muundo mpya wa usimamizi wa miradi, unaweza kutumia mbinu ya hatua tatu: kwanza, webinar ya kuelezea mabadiliko, kisha mwongozo wa kina katika hifadhidata ya kampuni, na mwishowe, mfululizo wa arifa fupi katika gumzo la timu. Mbinu hii husaidia kupunguza machafuko na kuhakikisha mabadiliko yanafanyika kwa urahisi.
• Wakati wa mawasiliano ya taarifa muhimu. Linapokuja suala la tarehe za mwisho, mabadiliko ya miradi, au maamuzi muhimu, ni bora kuzungumza zaidi kuliko kutosema kabisa. Nimeona hata wenzao wenye umakini wa juu wakikosa jambo muhimu — hasa ikiwa limejificha kati ya jumla ya ujumbe mwingine.
• Katika timu za kimataifa na zinazotawanyika. Hapa, hakuna jinsi — ikiwa timu yako ina watu kutoka nchi mbalimbali na maeneo ya muda tofauti, mawasiliano wazi siyo tu muhimu, ni lazima. Niliwahi kufanya kazi na timu kutoka nchi tano tofauti, na tuligundua kuwa ili kudumisha hali nzuri, ilikuwa muhimu kubainisha maamuzi muhimu kwa njia tatu: kuyajadili kwenye mkutano, kuyarekodi kwenye hati ya pamoja, na kuyatuma kwenye gumzo.
• Kupokea wafanyakazi wapya. Wakati wapya wanajiunga, kila kitu kinahitaji kurudiwa mara nyingi. Mmoja wa meneja wangu alianzisha mbinu ya “triple-touch” inayotumika sana: kwanza, eleza mambo wakati wa mafunzo ya kujiunga, kisha toa mwongozo wa maandishi, na mwishowe rekodi ya video ya mchakato muhimu kila mmoja. Kwa njia hii, hakuna anayepotea, na kila kitu kiko wazi.

Kuna mambo mengine pia kuhusu hali hizi. Wafanyakazi wengi wa mbali, kwa mfano, wamezoea wazo la kuwa na uhuru wa kujitegemea na kujitegemea kadri iwezekanavyo. Hivyo, ikiwa tayari umefanya kazi na mtu huyo kutoka bara lingine kwa miezi kadhaa na unajua kwamba anatoa kazi nzuri — hakuna sababu ya kumfuatilia au watu wengine wa aina hiyo.

Kupita kiasi siyo kujali

Bado unadhani kwamba kuangalia wafanyakazi wako ni wazo zuri, licha ya madhara yanayoweza kutokea? Hebu tuangalie madhara hayo ili kuhakikisha kwamba ujumbe umefika:

• Mzigo wa taarifa. Wakati ujumbe mwingi unapojitokeza, watu huanza kupuuza karibu kila kitu. Mmoja wa wenzangu alisema, “Wakati kila kitu ni muhimu, hakuna kinachojalisha.” Unapata wazo — ikiwa kila ujumbe unahisi kama janga, mwishowe hakuna anayeweza kuchukulia chochote kwa uzito.
• Upotevu wa tija. Kadri kurudiwa kwa jambo kunavyoongezeka, ndivyo muda mwingi unavyotumika kwa mawasiliano — na kidogo kinatumiwa kufanya kazi halisi. Kila barua pepe mpya, mkutano, au kumbukumbu inachukua dakika au hata masaa ambayo yangeweza kutumika kufanya kazi badala ya kurudia mada ile ile tena na tena.
• "Kujisikia kutoweza kujisaidia" katika timu. Wakati kila kitu kinarudiwa mara kadhaa, watu huacha kujitahidi kutafuta taarifa. “Sikuelewa barua pepe? Haina shida, itarudiwa tena.” Na hii polepole inakuwa desturi — kila mtu anadhani mambo muhimu yatazungumziwa tena.
• Burnout wa taarifa. Hii ni mada yenyewe. Tumegundua mwenendo wa ajabu kwa baadhi ya wateja — watu huanza kuhariri barua pepe kutoka kwa wale wanaotuma ujumbe mwingi sana. Na kwa njia hii, wanakosa taarifa muhimu na hatimaye wanashindwa kuelewa kilichotokea vibaya.

Kwa kifupi — timu yako inahitaji kujua jinsi ya kushughulikia mambo bila msaada wako kila wakati. Hii haitaji kusema kwamba unapaswa kuwacha kila mmoja ajitegemee bila usaidizi, lakini kuna tofauti kubwa kati ya usimamizi na kuingilia kila jambo.

Vidokezo vya usawa

Baada ya nadharia yote, hebu tuangalie sehemu bora — mbinu halisi za kumtazama mfanyakazi wako bila kumfanya asikilize kila wakati katika hofu ya kup错

• Unda mfumo wazi wa njia za mawasiliano. Mpe kila jukwaa kazi maalum na ufuate muundo huo. Wakati timu yako inajua kuwa Slack ni kwa maamuzi ya haraka na Taskee ni kwa nyaraka za mradi, ufanisi wa mawasiliano huongezeka kwa kiasi kikubwa. Fundisha timu yako sio tu jinsi ya kutumia njia hizo lakini pia jinsi ya kuziunganisha kwa ufanisi: kwa mfano, simu ya video inapaswa kumalizika kila wakati na muhtasari wa barua pepe unaoeleza maamuzi muhimu na hatua wazi za kuchukua.
• Tumia "kanuni ya tatu." Wanasaikolojia wanasema kuwa ili kudumisha taarifa, watu wanahitaji kuingiliana nayo angalau mara tatu kwa njia tofauti. Tumia mbinu ya multisensory: anza na utoaji wa muktadha (mkutano), uimarishie kwa njia ya picha (nyaraka), na ufuate na arifa za muktadha wakati wa kupanga hatua zinazofuata. Utafiti wa mzunguko wa kusahau wa Ebbinghaus unaonyesha kuwa bila kurudia, zaidi ya 50% ya taarifa hupotea ndani ya saa moja, na baada ya masaa 10, ni takriban 35% pekee inayobaki.
• Tekeleza mifumo ya uthibitisho. Sanidi mfumo wa kutambua wazi ujumbe muhimu — kutoka kwa majibu ya emoji rahisi hadi orodha rasmi za ukaguzi. Utamaduni huu, ulioingizwa kutoka kwa sekta ya anga na afya, huunda mzunguko wa mawasiliano uliofungwa na kupunguza sana nafasi ya makosa. Bainisha muda wa majibu wazi na otomatiki arifa kwa wale ambao hawajajibu, badala ya kutuma ujumbe tena kwa timu nzima.
• Tumia mawasiliano ya picha. Utafiti wa neuroscience unaonyesha kuwa ubongo unachakata taarifa za picha mara 60,000 kwa haraka zaidi kuliko maandiko. Tumia muda kuunda michoro, infographics, na flowcharts kwa michakato tata. Kwa ufanisi wa juu, changanya maandiko ya minimalist na vipengele vya picha wazi.
• Thamini mara kwa mara ufanisi wa mawasiliano. Ingiza ukaguzi ulio wazi wa mtiririko wa mawasiliano kwa kutumia vipimo vya kiidadi na vya ubora. Pima sio tu kasi ya utoaji wa taarifa, lakini pia uelewa — kwa kupitia maswali mafupi au tathmini. Tengeneza "ramani ya joto ya mawasiliano" kufuatilia njia bora za mawasiliano kwa aina mbalimbali za taarifa. Kampuni ambazo hufanya ukaguzi wa mawasiliano mara kwa mara huwa zinakamilisha miradi kwa wakati zaidi.
• Unda chanzo kimoja cha ukweli. Jenga hifadhidata kuu ya maarifa yenye muundo wazi na sheria za matengenezo. Haitoshi kuwa na rasilimali hii tu — inapaswa kuunganishwa kwenye michakato ya kila siku. Sanidi itifaki ambapo maamuzi muhimu yote yanahifadhiwa katika hifadhidata ndani ya masaa 24. Timu zenye chanzo kimoja cha ukweli hutumia muda mdogo kutatua migogoro na kutafuta taarifa za kisasa.
• Fikiria mitindo ya mawasiliano. Fanya tathmini rasmi ya mapendeleo ya mawasiliano ya timu yako kwa kutumia zana kama DISC au mitindo ya kujifunza ya VAK (Visual, Auditory, Kinesthetic). Unda mipango ya mawasiliano ya kibinafsi kwa washikadau na miradi muhimu ambayo inazingatia mapendeleo haya. Mawasiliano yaliyorekebishwa husababisha ushirikiano bora zaidi.

Makala zinazohusiana:

Unataka kuimarisha ushirikiano wa timu na morali? Angalia Msaada chanya katika usimamizi wa majukumu ili kuongeza tija ya timu.

Unajiuliza jinsi ya kudumisha uhuru wa kazi za mbali bila kupoteza ubora na tija? Soma Uwajibikaji wa mbali: Kuhakikisha tija ya timu.

Unataka kuongeza kiwango cha kumaliza miradi huku ukipunguza gharama za uendeshaji? Chunguza Jinsi ya kupanga timu kwa kazi ya mbali ya muda mrefu.

Hitimisho

Katika enzi ya kelele za taarifa, ustadi wa kweli siyo kusema kwa sauti kubwa au mara nyingi, bali kutengeneza ujumbe ambao hauwezi kupuuziliwa mbali — si kwa sababu ya mara kwa mara, bali kwa sababu ya ubora wake, wakati wake, na umuhimu wake.

Taarifa haipaswi kurudiwa tu; inapaswa kuathiri, kuimarishwa, na hatimaye kubadilika kuwa hatua.

Vitabu vya Kupendekezwa

"High Output Management"

Usimamizi bora unahitaji mawasiliano ya kimkakati ya ziada.

Kwa Amazon

"Team of Teams: New Rules of Engagement for a Complex World"

Kitabu hiki kinachunguza mabadiliko ya mkakati wa mawasiliano katika mashirika tata.

Kwa Amazon

"Noise: A Flaw in Human Judgment"

Uchunguzi wa kina kuhusu jinsi kelele za taarifa na mzigo wa mawasiliano unavyoathiri mchakato wa uamuzi.

Kwa Amazon