Vidokezo kwa mikutano bora mtandaoni

Mawazo Muhimu

Matatizo Yanayoweza Kutokea

Kabla ya kuingia kwenye suluhisho, hebu tuelewe chanzo cha matatizo katika mikutano ya mtandaoni. Changamoto za kawaida ambazo wengi hukutana nazo:

• Kukosa lengo wazi: Mara nyingi tunakusanyika kwa sababu "inapaswa", bila kuelewa wazi kile tunapaswa kujadili na malengo tunayotaka kufikia.
• Kusumbuliwa: Mazingira ya nyumbani, arifa za simu, sehemu za kivinjari zinazoendeshana — haya yote hujaribu kuwakosesha washiriki umakini katika mjadala.
• Matatizo ya kiufundi: Intaneti duni, kipaza sauti au kamera ambacho hakifanyi kazi vinaweza kuvuruga mkutano wowote.
• Washiriki wasiochangia: Wengine huzungumza sana, wengine wameshikana kimya muda wote wa mkutano. Hii hupunguza ushiriki na utofauti wa mawazo.
• Taarifa nyingi sana/mikutano mirefu sana: Jaribio la kufanikisha kila kitu katika mkutano mmoja husababisha mzigo wa taarifa na kupoteza mkazo.
• Kukosa udhibiti: Msimamizi haafuatili muda, hafanyi udhamini wa mjadala, na hivyo kusababisha kutoka kwenye mada.

Matatizo haya huathiri mawasiliano bora ya mtandaoni na kufanya mikutano yetu isiwe na ufanisi. Lakini usijaribu! Yote haya yanaweza kurekebishwa.

Maandalizi

Siri kuu ya mikutano yenye ufanisi mtandaoni huanza muda mrefu kabla ya kuanza. Ni kama msingi wa nyumba — bila huo hakuna kitu kitakachodumu.

Lengo na ajenda

• "Kwa nini tuko hapa?" Kabla ya kutuma mwaliko, jibu swali hili kwako mwenyewe. Lengo linapaswa kuwa maalum na linaweza kupimika. Kwa mfano, si "kujadili mradi X", bali "kukubaliana juu ya bajeti ya mradi X kwa robo ijayo".
• Ajenda ya kina: Tayarisha mpango wa mkutano ukielezea mada, muda unaotarajiwa kwa kila moja, na wanaohusika katika maandalizi. Tuma ajenda kwa washiriki wote angalau masaa 24 kabla ya mkutano. Hii huwapa watu fursa ya kujiandaa, kukusanya data muhimu, na kuandaa maswali.
• Nyaraka kabla: Ambatisha nyaraka zote muhimu, ripoti, na maonyesho kwenye mwaliko. Hakuna mtu anayependa kupoteza muda wa mkutano kutafuta taarifa.

Watu wanaohitajika tu. Fikiria: nani anapaswa kweli kuhudhuria? Kadri washiriki wanavyopungua, ndivyo inavyokuwa rahisi kusimamia mjadala na kila mtu kupata nafasi ya kusema. Wakati mwingine ni bora kufanya mikutano miwili fupi na makundi tofauti kuliko mkutano mmoja mrefu na wote. Heshimu wakati wa wenzako.

Muda na urefu

• Fupi na kwa lengo: Muda bora kwa mikutano mingi ni dakika 25 au 50 (badala ya 30/60). Hii hutoa muda wa kupumzika kati ya mikutano.
• Angalia saa za eneo: Ikiwa timu ni ya maeneo mbalimbali, tumia mipango ya ratiba inayonyesha wakati unaofaa kwa wote.
• Epuka "saa za msongamano": Asubuhi ya Jumatatu au jioni ya Ijumaa mara nyingi si nyakati bora kwa mijadala tata.

Andaa teknolojia

• Kagua mapema: Hakikisha kamera, kipaza sauti, vichwa vya sauti, na intaneti yako vinafanya kazi kwa utulivu.
• Neno tulivu: Tafuta sehemu tulivu na yenye mwanga mzuri ambapo hutaingiliwa. Tumia mandhari ikiwa unataka kuhifadhi faragha au kuonekana kitaalamu.
• Chaji vifaa: Hakuna kitu kinachozuia zaidi kuliko kompyuta ikizimika wakati wa mjadala muhimu.

Kushiriki

Hapa kuna vidokezo vichache vya mikutano ya mtandaoni vitakavyokusaidia kutumia muda wako vyema:

Anza kwa wakati

Anza kwa wakati ulioainishwa. Kusubiri waliochelewa ni kutoheshimu wale waliokuja kwa wakati. Unaweza kuanza kwa mazoezi mafupi au swali la kawaida ili kila mtu ajisikie vizuri.

Msimamizi na mkatibu

• Msimamizi: Mtu huyu husimamia muda, kuelekeza mjadala kulingana na ajenda, kuwashirikisha washiriki wote, na kuzuia kuzunguka mada. Msimamizi ni mtu muhimu kwa mikutano yenye ufanisi mtandaoni.
• Mkatibu (au anayehusika na kumbukumbu): Huandika maamuzi muhimu, majukumu, tarehe za mwisho, na watu waliowekwa kuwajibika. Hii ni muhimu sana ili baadaye hakuna mtu aseme, "Tukakubaliana tofauti." Unaweza kutumia bodi au nyaraka za pamoja (Google Docs, Miro, Confluence) ili kila mtu aone maendeleo ya mjadala.

Hii ni moja ya zana zenye nguvu zaidi za kuboresha mawasiliano mtandaoni. Kuona nyuso za kila mmoja kunatusaidia kusoma ishara zisizo za maneno, kuhisi kushiriki zaidi, na kuwa vigumu kuzoroteshwa. Ikiwa intaneti ni dhaifu, unaweza kubadiliana kuwasha kamera wakati wa kuzungumza au kufanya maamuzi.

Kushiriki kwa nguvu

• Uliza maswali: Msimamizi anapaswa kuzungumza na kila mshiriki ili kusikia maoni tofauti. "John, una maoni gani kuhusu hili?", "Maria, una maoni ya ziada?"
• Tumia mwingiliano: Utafiti wa maoni, "kuinua mkono", mazungumzo kwa maswali — hizi ni njia nzuri za kupata maoni na kuwahusisha hata washiriki wenye utulivu zaidi.
• Pumzika kwa muda mfupi: Ikiwa mkutano unaendelea zaidi ya saa moja, fanya mapumziko ya dakika 5. Hii husaidia kupumzika na kudumisha umakini.

Umuhimu wa umakini na kufanya kazi moja kwa wakati mmoja

Hii ni moja ya mikakati ngumu zaidi lakini muhimu sana katika ushirikiano mtandaoni. Funga vichupo na programu zisizohitajika. Zima taarifa kwenye simu yako. Jitayarishe kwa mkutano tu. Ikiwa utagundua umepoteza umakini, rudi kwenye majadiliano. Msimamizi anaweza kukukumbusha kwa upole.

Kuthibitisha mafanikio

Ufanisi wa mkutano haupimwi kwa jinsi ulivyoendeshwa vizuri, bali kwa kile kilichofanyika baada yake.

Muhtasari na maamuzi

• Muhtasari mfupi: Mara baada ya mkutano (kivutio ni ndani ya saa moja), tuma muhtasari mfupi wenye maamuzi muhimu, majukumu, watu wanaowajibika, na tarehe za mwisho. Hii itathibitisha makubaliano na kuzuia kupotea kwao.
• Rekodi ya mkutano: Ikiwa umeandika mkutano, eleza wapi unaweza kuupata. Hii ni muhimu kwa wale wasioweza kuhudhuria.

Hatua na ufuatiliaji

• Fanikisha ahadi: Hakikisha majukumu yote yaliyogawanywa wakati wa mkutano yanatekelezwa. Tumia vifaa vya kufuatilia kazi kwa pamoja (Taskee, Jira, Trello, Asana) kufuatilia maendeleo.
• Mawasiliano ya mrejesho: Mara kwa mara uliza timu ni jinsi gani wanavyohisi mikutano ni yenye tija. Ni nini kinaweza kuboreshwa? Hii husaidia kuunda mbinu bora za mikutano ya mtandaoni.

Angalia pia:

Jifunze jinsi ya kuunganisha kazi na likizo kupitia makala yetu kuhusu Nini maana ya Workation? Mwongozo Kamili wa Kuunganisha Kazi na Safari.

Ili kuwa na tija na kuzingatia kazi, soma kuhusu Msaada Chanya katika Usimamizi wa Kazi ili Kuongeza Ufanisi wa Timu.

Andaa wafanyakazi kwa mafanikio kwa kutumia Mafunzo ya Mbali: Jinsi ya Kuwasaidia Wafanyakazi Wapya Kufanikisha.

Hitimisho

Mikutano ya mtandaoni yenye tija si uchawi, bali ni matokeo ya maandalizi makini na tabia sahihi. Kwa kutumia ushauri huu kwa mikutano ya mtandaoni, utaona ubora wa mikutano yako ya mtandaoni ukiboreka sana. Hutaokoa tu muda, bali pia utaongeza mawasiliano ya mtandaoni yenye ufanisi katika timu yako, na kufanya kazi ya mbali kuwa na matokeo kweli. Kumbuka, kila mkutano ni fursa ya ushirikiano na maendeleo. Fanya kila dakika i thamani!

Tunapendekeza kusoma

“The Art of Gathering: How We Meet and Why It Matters”

Kwanini muundo wa mikutano ni muhimu zaidi kuliko ajenda, na jinsi ya kuunda mikutano yenye ufanisi kweli.

Kwenye Amazon

“Death by Meeting: A Leadership Fable”

Jinsi ya kubadilisha mikutano isiyo na maana kuwa chombo cha kimkakati cha usimamizi wa timu.

Kwenye Amazon

“Digital Body Language”

Inafafanua jinsi mawasiliano yasiyo ya maneno yanavyobadilika mtandaoni na nini cha kufanya kuhakikisha tunasomeka vizuri kwenye mazungumzo, Zoom, na barua pepe.

Kwenye Amazon