Jinsi ya kutambua na kushughulikia vikwazo

10 muda ya kusoma

33 maoni

1 Aprili, 2025

Kuweka mtindo wa kazi yako kuwa safi na wa kisasa mara nyingi ni vigumu kuliko kazi yenyewe. Habari njema ni kwamba – ikiwa utatambua shida kabla ya kuzama, kuna nafasi nzuri kwamba inaweza kuzimwa kabla ya kuleta madhara makubwa. Katika makala hii, tutakupa kila kitu utakachohitaji kutambua mashimo katika mashua ya tija yako na kuyapata kwa ufanisi zaidi

Mambo muhimu ya kuzingatia

Ikiwa maeneo ya shida yatatambuliwa mapema, miradi ni ya chini sana ya kuchelewa

Kwa kuondoa vikwazo, muda unaotumika kwenye kazi unaweza kupunguzwa kwa kiasi kikubwa

Kupitia muda wa kuboresha michakato yako ya kila siku kunaweza kuboresha tija ya timu yako kwa kiasi kikubwa

Utangulizi

Ndoto ya kila mpenzi wa magari ni kuendesha kwa kasi kwenye barabara tupu, bila kukutana na foleni yoyote ya magari. Pole, ni karne ya 21, na miji mingi bado inategemea magari, hivyo utakuwa unaendesha kwa kasi ya… karibu sekunde 3 kabla ya kusimama.

Hapana, hatutaki kukuza kasi. Ni kifasihi tu kuelezea kwamba, na vikwazo au "foleni" katika hali hii, mchakato mzima unakuwa mara 10 zaidi ya kufurahisha na tija.

Taarifa kutoka kwa Formstack na Mantis Research iligundua kuwa mashirika yanaweza kupoteza hadi $1.3 milioni kwa mwaka kutokana na kazi zisizo na ufanisi zinazowaburuza wafanyakazi, kwa mfano. Taarifa hiyo hiyo ilionyesha kwamba zaidi ya nusu ya wafanyakazi hutumia angalau masaa mawili kila siku kufanya kazi za kurudiarudia, ikisisitiza umuhimu wa kuboresha michakato.

$1.3 milioni ni… nyingi za sifuri. Lakini hata hivyo. Unachohitaji kuelewa kwanza na zaidi ni kwamba vikwazo vyote vinaweza kugawanywa katika aina mbili kuu: michakato isiyo na mpangilio na ugawaji rasilimali usiofaa. Wakati mwingine zote mbili. Haya hapa unayohitaji kujua kuhusu haya:

Michakato isiyo na mpangilio:

Njia za zamani za kufanya kazi. Jedwali la data na mikutano ya ofisini? Inasaidia vipi mtu yeyote?
Uhakiki wa awali wa juu sana. Hata bidhaa bora zaidi sokoni itavunjika ikiwa utaipitisha kupitia hatua 10 za mapitio na majaribio.
Urushaji wa madaraka na usimamizi wa kiutawala. Wakati idara 20 tofauti zinahitaji kuidhinisha kipengele fulani – bidhaa haitakubalika kamwe.
Kazi za mikono. AI labda haitabadilisha waandishi wa nakala na wasanii, lakini inafaa kuingiza tu kwenye meza na majedwali marefu – acha iweke tu hiyo na ujielekeze kwenye kazi halisi.
Mtindo wa kazi usio na ufanisi. Nguvu halisi iko katika urahisi. Ikiwa kuna hatua ambazo hazileti matokeo makubwa – ziondoe.

Ugawaji rasilimali usiofaa:

Timu zilizojazwa kidogo. Ikiwa meneja wako wa mradi anafanya kazi tatu kwa wakati mmoja, hiyo sio “kusimamia” – ni njia ya haraka ya kuchoka.
Vifaa vya zamani. Kompyuta ambazo hazina uwezo wa kuchezesha Tetris, majedwali ya Excel ambayo hayajasasishwa tangu kuanguka kwa Umoja wa Kisovieti, au viti vya ofisi vya zamani, vyote hivyo vinaweza kuchelewesha michakato ya kazi.
Masuala ya bajeti. Wakati mwingine ukosefu wa fedha za kutosha unafanya timu kusema hapana kwa vipengele muhimu vya mtindo mzuri na wa tija. Inaweza kufanya kazi kwa muda mfupi, lakini itachosha watu wote haraka kwa muda mrefu.

Hivyo basi, kuna wachangiaji wengi wa tatizo moja kubwa, hivyo ikiwa utaweza kutatua angalau moja ya masuala haya – tayari ni ushindi mkubwa. Kulikuwa na wakati mmoja ambapo Bethany Home Healthcare ilipunguza gharama za malipo karibu 200% kwa kutekeleza utautomati wa michakato ya biashara – matokeo makubwa yaliyopatikana kwa mabadiliko madogo ya kila siku ya kazi

Jinsi ya kutambua vikwazo mapema

Kuelewa kile kinachoweza kwenda vibaya au kilichokwisha kwenda vibaya ni jambo moja – lakini kutambua mapema ni jambo gumu zaidi. Amazon, kwa mfano, inaweza kuwa na maadili ya kazi yanayotiliwa shaka lakini inajua jambo moja kuhusu kutabiri vikwazo vinavyoweza kutokea.

Wana kutumia uchambuzi wa kutabiri – mbinu inayojumuisha utafiti wa data za kihistoria na za kitamaduni ili kupanga vikwazo vinavyoweza kutokea kabla ya kutokea.

COVID-19 ilikuwa mshangao kwa kila mtu, lakini kutokana na uchambuzi wa kutabiri, Amazon ilifanikiwa kubadilika haraka na kudumisha wateja licha ya hali hiyo…

…uchambuzi wa kutabiri na mazoea ya kibiashara yanayotiliwa shaka, lakini hilo si jambo kuu.

Hivyo, hapa kuna baadhi ya “bendera nyekundu” unazoweza kuangalia ili kutambua maeneo yenye shida:

Kazi zinazidi kuongezeka na hazionekani kumalizika. Ni sawa kidogo ikiwa timu yako inafanya kazi kila wakati. Lakini ikiwa idadi ya kazi zisizokamilika inafikia kiwango fulani cha kipekee, na inaendelea kuongezeka? Huenda kuna jambo baya hapo.
Tarehe za mwisho ni dhana tu. Tena, kukosa tarehe chache za mwisho katika wiki ngumu ni kawaida, lakini ikiwa hiyo imekuwa kawaida? Inastahili kuangaliwa.
Rasilimali finyu. Biashara bora zinashikiliwa na ufadhili mzuri na watu bora wanaokuwa na ustadi. Wakati wote wawili wanapopungua – ni jambo la wasiwasi.
Morali ya chini. Ikiwa hali ya timu yako iko chini – kuna jambo linalohitaji kubadilishwa.
Matokeo hafifu. Hii ni wazi.
Habari mbaya. Kuna utamaduni wa watu ambao “huanguka kati ya nyufa” za mashirika makubwa na kuendelea kupokea mshahara wao bila kufanya kazi nyingi. Inasikika vipi? Ingawa si lazima kuwa mbaya – ni ishara kwamba timu hazielewani vizuri, jambo muhimu kwa mradi wowote wa mafanikio.

Netflix inaweza kushughulikia flop za mabilioni ya dola mara kwa mara, lakini jamani wanajua jambo moja kuhusu ukusanyaji wa taarifa. Kila hatua ya mtindo wao wa kazi inachunguzwa kwa karibu, na kila kipengele cha maoni kinachambuliwa na kutekelezwa. Mara tu baadhi ya vikwazo vinapojitokeza kwenye barabara yao ya tija – vinakataliwa mara moja.

Vipi, unajiuliza? Kitu kidogo kinachoitwa “Uhandisi wa Machafuko”. Inasikika vizuri, sivyo? Mbinu hii inahusisha kuingiza mapema “vikwazo” mbalimbali katika mchakato wa kazi, kwa wazo kwamba itajenga “resilience” wakati hatari halisi itakapofika. Kama mfumo wa kinga wa kibiashara, kama unavyosema.

Marekebisho ya Potenshiali

Wakati matatizo yote hatimaye yanagunduliwa, jambo moja linasalia – kuyarekebisha kwa vitendo. Kuna mwanga wa matumaini katika kutatua tatizo haraka na kuhakikisha halijitokezi tena – jaribu kushikilia hilo kadri iwezekanavyo.

Suluhisho za muda mfupi:

Ugawaji wa rasilimali. Kazi moja inashughulikiwa na mameneja wawili walioche exhausted, wakati kazi nyingine ina mameneja kumi. Unajua cha kufanya – pandisha mizani kidogo.
Pata njia ya mkato ya muda mfupi. Baadhi ya mambo yanaweza kutofanya kazi kama inavyotarajiwa mara moja, lakini yanaweza kufanya kazi na mabadiliko madogo lakini yasiyotakiwa kwa formula ya awali. Acha iwe hivyo kwa muda; ikiwa itafanya kazi, itafanya kazi. Utaweza kurudi na kuboresha wakati wa nyakati zisizo za dharura.
Uboreshaji wa haraka wa ujuzi. Ikiwa wafanyakazi wako wanakosa ujuzi maalum, huenda ukahitaji kuwaelekeza kwenye kozi ya haraka ya kujifunza kile wanachoweza. Si shahada kamili, hakika, lakini itatosha kwa sasa.
Utekelezaji wa kiotomatiki kilicho lengo maalum. Ikiwa baadhi ya michakato inachukua muda mwingi wa timu yako – huenda kuwa na manufaa kuifanyia kiotomatiki. Inaweza kuathiri ubora wa matokeo ya mwisho, ndiyo, lakini pia inaweza kukupa nafasi muhimu ya kupumua.
Workshop ya mawasiliano. Wakati mwingine, yote inahitaji ni mazungumzo moja, ya dhati. Kitendo cha kutokufanyika kabla kinaonyesha matatizo ya kina, lakini ni mwanzo.

Suluhisho za muda mrefu:

Kufanya kazi upya kwa mchakato. Ikiwa jambo halifanyi kazi – angusha na jenga kitu bora juu ya mabaki yake.
Wezesha ujuzi wa timu. Kozi za kitaifa za ufanisi ili kuwafanya wenzako kuwa na ujuzi na ufanisi zaidi. Uwekezaji katika elimu kila mara hulipa.
Boreshaji ya vitu vya kazi. Kompyuta mpya, vidonge, au hata toleo jipya na bora la Programu ya Usimamizi wa Miradi ni ghali lakini inaweza kuleta tofauti. Taskee ni bure, ingawa, na inafanya kazi sawa – tu kusema hivyo.
Utekelezaji wa kiotomatiki kikubwa. Tafuta michakato inayochosha sana inayohitaji kugusa kidogo kutoka kwa binadamu na ufanyie kiotomatiki. Usimamizi wa hesabu, usindikaji wa maagizo – aina hii ya kitu.
Mipango ya kimkakati. Panga kwa ajili ya vikwazo vinavyoweza kutokea na mahitaji yako ya jumla mapema. Inahakikisha kinga kwa matatizo mengi ya dunia.

Ukweli wa Kuvutia

Utafiti juu ya vikwazo katika huduma za afya umegundua kwamba uwiano usio sawa wa wauguzi na wagonjwa na uhaba wa wauguzi ulisababisha 21% ya kutofanya kazi kwa ufanisi, wakati mapengo ya ujuzi, matatizo ya vifaa, na ukosefu wa matengenezo yalichangia 38%. Kuboresha wafanyakazi, mafunzo, na matengenezo ya vifaa kunaweza kuongeza ufanisi wa mchakato wa kazi na huduma za wagonjwa.

Makala Zinazohusiana:

Kwa maelezo kuhusu kuboresha michakato, angalia Usimamizi wa miradi ya Mseto: Njia bora ya kuchanganya Agile na Waterfall kwa mafanikio.

Kwa kuboresha ufanisi wa timu, angalia Nini ni Kanban board? Mwongozo wa kuonyesha na kusimamia michakato ya kazi.

Kwa usimamizi bora wa rasilimali, soma Mchakato wa Usimamizi wa Rasilimali: Badilisha mafanikio ya mradi wako kwa mipango bora.

Hitimisho

Kuelewa na kushughulikia vikwazo vya michakato ni muhimu kwa kudumisha ufanisi wa operesheni. Kwa mchanganyiko sahihi wa zana, michakato, na mbinu, timu zinaweza kubaini na kutatua vikwazo kabla havijaathiri mafanikio ya mradi. Ufunguo uko katika kudumisha mtindo wa proaktivu wa kuboresha michakato huku kukuza utamaduni wa uboreshaji endelevu.