Boresha mawasiliano mengi kazini kwa mbali

9 muda ya kusoma

3 maoni

14 Julai, 2025

Tatizo linaanza wakati mawasiliano yanageuka kuwa mkondo usio na mwisho wa arifa, mikutano inayojirudia na ujumbe ambao hakuna mtu anayeusome kwa ukamilifu. Tatizo si kwamba tunawasiliana kidogo. Tatizo ni kwamba tunawasiliana vibaya. Na leo tutashiriki mbinu za kudhibiti hali hii.

Mawazo makuu

Kuunda muundo kulingana na viwango — kutoa taarifa kwa maandishi, majadiliano yasiyosakiliza, maamuzi kwenye mikutano

Utamaduni wa kuandika — maamuzi yote yaandikwe, vinginevyo ni kama hayakuwahi kuwepo.

Kulinda wakati wa umakini — kutenga masaa ya kazi ya kina bila kupatikana kila wakati

Makali ya mawasiliano

Katika mazoezi yoyote ya kusimamia timu za mbali, tunakutana na makali yote mawili. Timu ambapo watu wanafanya kazi kwa kutengwa kwa miezi, ghafla wanagundua mielewano tofauti katika kuelewa kazi. Kwa upande mwingine, kuna timu ambapo kila hatua inafuatana na mikutano mitatu, arifa tano na minyororo isiyokwisha ya barua pepe.

Mawasiliano yasiyotosha yanasababisha matatizo: kujirudia kwa kazi, kukosa tarehe za mwisho, kupungua kwa ubora wa bidhaa. Lakini mawasiliano ya kupita kiasi sio hatari kidogo — yanasababisha uwongo wa uzalishaji na kuficha matatizo halisi ya ufanisi.

Wakati wafanyakazi wako wanatumia wakati mwingi wa kazi kwenye mikutano na mawasiliano, swali linabaki: wanafanya kazi lini?

Unaweza kuanza kujifunza mada hii katika makala yetu "Mapendekezo ya mawasiliano ya kupita kiasi", na sasa hebu tuzame kwa undani.

Kukosekana kwa usawa katika mawasiliano

Unawezaje kujua kwamba timu yako ina matatizo ya mawasiliano? Hapa kuna ishara ambazo unastahili kuzingatia:

Dalili za mawasiliano yasiyotosha:

Wanachama wa timu wanasema mara kwa mara "sikujua kwamba unafanya kazi hii"
Kazi sawa zinafanywa na watu tofauti
Maamuzi muhimu yanafanywa bila kuzingatia maoni ya wadau
Miradi inasimama kwa sababu ya kutoeleweka kwa mahitaji

Dalili za mawasiliano ya kupita kiasi:

Mikutano inahudhuriwa bila ajenda wazi na matokeo madhubuti
Watu wanalalamika kuhusu kukatizwa kila wakati
Taarifa moja inajirudia kwenye njia nyingi za mawasiliano
Muda wa ulandanishaji unazidi muda wa kufanya kazi

Mikakati ya mawasiliano

1. Mfumo wa njia za mawasiliano. Unda jedwali rahisi ambapo utaandika ni taarifa gani inapitishwa kupitia njia gani:

Haraka na muhimu — simu au ujumbe binafsi
Muhimu lakini si wa haraka — barua pepe au kazi katika mfumo wa usimamizi wa miradi
Wa haraka lakini si muhimu — ujumbe wa haraka kwenye mazungumzo
Taarifa za kawaida — muhtasari wa kila wiki au dashibodi

2. Sheria ya viwango vitatu. Panga muundo wa mawasiliano kulingana na aina tatu za ukali:

Kiwango cha 1. Kutoa taarifa — kwa kupitisha ukweli bila haja ya mjadala. Miundo ya maandishi ni bora: muhtasari wa barua pepe, masasisho kwenye mazungumzo ya kibiashara, hali kwenye mifumo ya miradi.
Kiwango cha 2. Mjadala — wakati unahitaji maoni au kutoa mawazo. Hapa miundo isiyosakiliza inafanya kazi: mada kwenye Slack, maoni kwenye hati, uchambuzi wa video usioskiliza.
Kiwango cha 3. Maamuzi — kwa kufanya maamuzi muhimu au kutatua matatizo magumu. Hapa tu mikutano inayosakiliza na umakini kamili wa washiriki inastahili.

3. Panga muundo wa mikutano. Kila mkutano unapaswa kuwa na lengo wazi, ajenda na matokeo yanayotarajiwa. Tumia kiolezo:

Lengo la mkutano (sentensi moja)
Maandalizi ya washiriki (vitu vya kujifunza mapema)
Ajenda yenye mipaka ya wakati
Maamuzi madhubuti au hatua zinazofuata

4. Unda nafasi moja ya taarifa. Taarifa inapaswa kuishi mahali pamoja. Taskee ni msaidizi wako mkuu katika hili, kwa sababu jambo muhimu ni kwamba kila mtu ajue wapi kutafuta data zinazohitajika.

Vifaa vya usawa

Mbinu ya "Asynchronous kwanza". Kabla ya kupanga mkutano, jiulize: je, suala hili linaweza kutatuliwa kwa njia isiyosakiliza? Katika hali nyingi jibu ni ndiyo. Jaribu miundo ya maandishi kwanza, na tu wakati haikufanya kazi ndipo ubadilishe kwenda kwenye mkutano.
Sheria ya "Mguso mmoja". Kila ujumbe unapaswa kuwa na taarifa zote zinazohitajika kwa kufanya maamuzi au kuchukua hatua. Badala ya kuandika "Hebu tujadili mradi" andika "Tunahitaji kufanya uamuzi juu ya uundaji wa hifadhidata kwa mradi X. Ninapendekeza chaguzi tatu [maelezo]. Nasubiri maoni yako kabla ya Ijumaa".
Kuwa na viwango vya mikutano. Weka miundo wazi kwa aina mbalimbali za mikutano:

Mikutano ya kila siku: dakika 15, maswali matatu (nini nimefanya, ninapanga nini, nini kinazuia), bila kuzama kwenye maelezo.
Kupanga: ajenda wazi mapema, nyenzo zote zimesomwa kabla ya mkutano, maamuzi madhubuti mwishoni.
Tazama nyuma: muundo ulioundwa kwa kulenga vitendo badala ya majadiliano.

Mabadiliko ya kitamaduni

Teknolojia ni zana tu. Jenga utamaduni ambapo watu wanaelewa thamani ya wakati wao na wa wengine.

Makubaliano kuhusu upatikanaji. Weka sheria wazi za wakati watu wanapaswa kupatikana kwa mawasiliano yanayosakiliza. Kwa mfano, "masaa makuu" kutoka 10-14 ambapo kila mtu yuko mtandaoni kwa mikutano, na "wakati wa umakini" asubuhi na jioni kwa kazi ya kina.
Utamaduni wa kuandika. Funda timu kuhifadhi maamuzi kwa maandishi. Sheria rahisi: ikiwa uamuzi haujaandikwa, haukuwahi kuwepo. Hii itakuokoa kutoka kwa majadiliano mengi ya kurudia na kutoelewana.
Haki ya kuondoka. Wape watu nafasi ya kutopokea ujumbe usio wa haraka haraka. Hii inaonekana dhahiri, lakini timu nyingi zinaishi katika hali ya kupatikana kila wakati, jambo ambalo linaua uzalishaji.
Maoni kama zana ya kuboresha. Uliza timu mara kwa mara kuhusu ubora wa mawasiliano. Maswali rahisi kama "Je, unapata taarifa za kutosha kwa kazi?" au "Je, huhisi mzigo kutoka kwa mikutano?" yanasaidia kugundua matatizo katika hatua za mapema.

Kupima na kuboresha

Unawezaje kujua kwamba mabadiliko yanafanya kazi? Fuata vipimo vichache muhimu:

Asilimia ya wakati uliotumika kwenye mikutano (kiwango — 20-30%)
Muda kutoka kuibuka kwa swali hadi kupata jibu
Idadi ya majadiliano ya kurudia katika mada sawa
Kuridhika kwa timu na ubora wa mawasiliano (uchunguzi wa mara kwa mara)

Majaribio na marudio. Leta mabadiliko polepole. Kwa mfano, anza na "siku bila mikutano" mara moja kwa wiki. Ona jinsi hii inavyoathiri uzalishaji. Jaribu mikutano isiyosakiliza kwa mwezi mmoja. Pima matokeo na urekebishe mbinu.

Jukumu la kiongozi katika mageuzi ya mawasiliano. Kama mkurugenzi, unaeka sauti ya mawasiliano katika timu. Ikiwa wewe mwenyewe unaandika ujumbe saa 23:00 au kupanga mikutano bila ajenda, timu itafanya vivyo hivyo.

Kuwa mfano wa mawasiliano bora: panga muundo wa ujumbe wako, jiandae kwa mikutano, heshimu wakati wa watu. Eleza mantiki ya mabadiliko na uhusishe timu katika mchakato wa kuboresha.

Ukweli wa kuvutia

Microsoft inadai kwamba 68% ya wafanyakazi hawana wakati wa kutosha wa umakini usio na kukatizwa wakati wa siku ya kazi. Zaidi ya hayo, wafanyakazi wanatumia 57% ya wakati wao kwenye mawasiliano katika mikutano, barua pepe na mazungumzo.

Pia soma:

Punguza kutoelewana katika timu yako kwa kujifunza makala "Jinsi ya kushirikiana kwa ufanisi na timu za mbali: vifaa na mapendekezo".

Jifunze kuhusu kuunda utamaduni sahihi wa mawasiliano kutoka kwa makala "Utamaduni wa kazi ya mbali: mikakati ya mafanikio".

Kupata mapendekezo ya vitendo juu ya kusimamia mojawapo ya njia kuu za mawasiliano katika kazi ya mbali, jifunze makala yetu "Usimamizi wa barua pepe".

Hitimisho

Mawasiliano bora katika timu za mbali si kuhusu idadi ya mikutano au ujumbe. Ni kuhusu kuunda mfumo ambao unahakikisha watu sahihi wanapata taarifa sahihi wakati sahihi, bila kuunda kelele ya taarifa.

Kazi ya mbali inahitaji mbinu za uongozi zaidi kwa mawasiliano, lakini ukiweka vizuri inaweza kuwa na ufanisi zaidi kuliko kazi ya ofisini. Wape timu yako mipaka wazi na vifaa — na utaona jinsi uzalishaji unavyoongezeka na kuridhika kwa kazi.

Tunapendekeza usomee

"Virtual Teams: Mastering Communication and Collaboration in the Digital Age"

Mwongozo wa kisayansi wa kuendeleza ujuzi wa mawasiliano pepe na kazi ya kichakata kulingana na utafiti katika uwanda wa saikolojia na tabia ya shirika.

Kwenye Amazon