Điều chỉnh từ xa hiệu quả: mẹo và thực tiễn tốt nhất

Ý tưởng chính

Chuẩn bị cho ngày đầu tiên

Chúng tôi tại Taskee đã trải qua sự tăng trưởng theo cấp số nhân của đội nhóm trong năm qua, và chúng tôi sẽ không nói dối - một số sinh mạng đã bị mất trong việc tìm kiếm quy trình thích ứng hoàn hảo. Sinh mạng công việc, tất nhiên. Đừng lo lắng, mọi thứ đều ổn - một tuần nghỉ phép và người chết sẽ đứng dậy.

Điều chúng tôi phát hiện ra là ngày đầu tiên trong công việc mới có thể quyết định cách nhân viên sẽ nhận thức về toàn bộ công ty trong suốt sự nghiệp của họ, vì vậy hãy chuẩn bị cho phù hợp:

• Gửi gói chào mừng. Một bất ngờ nhỏ qua thư, chẳng hạn như áo thun thương hiệu, sổ tay hoặc thậm chí chỉ là một tấm thiệp, sẽ tạo ra cảm giác quan tâm và thuộc về công ty. Và ai mà không thích hàng hóa quảng cáo?
• Chuẩn bị thiết bị trước. Gửi thiết bị cần thiết trước và đảm bảo rằng nhân viên có quyền truy cập vào tất cả các hệ thống cần thiết.

• Tạo kế hoạch chi tiết cho tuần đầu tiên. Chia sẻ với người mới vài ngày trước khi bắt đầu làm việc để giảm lo lắng và cho họ thời gian chuẩn bị.

Đây là một nghiên cứu của Gallup, một công ty phân tích và tư vấn toàn cầu, xác nhận rằng các chương trình thích ứng đặc biệt giúp nhân viên học hỏi và phát triển trong năm đầu tiên làm việc, với sự nhấn mạnh đặc biệt vào các cuộc họp thường xuyên và những khoảnh khắc quan trọng có ý nghĩa nhất.

Chương trình onboarding có cấu trúc

Mặc dù làm việc từ xa mang lại nhiều lợi ích và chắc chắn tốt hơn là dành 3 giờ đi lại đến một văn phòng thông gió kém, nhưng nó vẫn có một số tác dụng phụ.

Tin hay không thì tùy, thế giới chỉ mới bắt đầu nhận ra cách làm việc đúng đắn trong định dạng từ xa, và cho đến nay một điều rõ ràng: việc thiếu các cuộc họp trực tiếp tạo ra gánh nặng bổ sung cho toàn bộ hệ thống. Không cần quản lý vi mô và kiểm tra hàng ngày nếu có một hệ thống giữ mọi thứ đúng chỗ. Đây là một số cách để làm cho quá trình thích ứng tự điều chỉnh hơn cho tất cả những người mới đến:

• Tạo hướng dẫn kỹ thuật số. Thu thập tất cả các liên kết quan trọng, liên hệ và tài liệu ở một nơi - đây sẽ là một loại navigator cho những người mới trong biển thông tin của công ty.
• Chỉ định một người cố vấn. Một người mà họ có thể hỏi bất kỳ câu hỏi nào là một tài nguyên quý giá cho nhân viên mới. Các cuộc họp thường xuyên một-một sẽ giúp họ hòa nhập nhanh hơn vào đội nhóm.
• Liều lượng thông tin. Đừng cố gắng kể tất cả mọi thứ trong ngày đầu tiên - điều này sẽ dẫn đến quá tải thông tin. Chia chương trình thích ứng thành các khối logic và tuần.

Tuy nhiên, các chương trình thích ứng có thể phức tạp hơn nhiều. Vì vậy, đừng ngần ngại sử dụng các công cụ được thiết kế đặc biệt để tự động hóa các nhiệm vụ hành chính - BambooHR Onboarding Toolkit rất tốt, và SHRM cung cấp nhiều hướng dẫn và bài viết hữu ích sẽ giúp ích rất nhiều cho bạn.

Nhân tiện, Taskee cũng có thể hữu ích: theo dõi các giai đoạn thích ứng khác nhau cho các nhân viên khác nhau, truy cập nhanh vào tất cả các tài liệu và văn bản cần thiết - đôi khi chính những chi tiết nhỏ lại hữu ích nhất.

Xây dựng kết nối xã hội

Ngoài các vị trí đặc biệt "hướng nội" không yêu cầu nhiều giao tiếp, đối với hầu hết nhân viên, đây là phần khó khăn và chi tiết nhất của toàn bộ quá trình thích ứng - đừng bỏ lỡ khoảnh khắc này:

• Tổ chức giờ nghỉ cà phê ảo. Các cuộc họp không chính thức 15 phút với các đồng nghiệp khác nhau sẽ giúp người mới làm quen với đội nhóm trong bầu không khí thoải mái.
• Tiến hành hoạt động nhóm. Trò chơi trực tuyến, bữa trưa ảo hoặc các thử thách chung tăng cường tinh thần đội nhóm và tạo ra những kỷ niệm chung.
• Sử dụng cặp cố vấn. Kết hợp những người mới với nhân viên có kinh nghiệm không chỉ cho các vấn đề công việc mà còn cho việc thích ứng văn hóa.

Nghe này, vâng. "Giờ nghỉ cà phê ảo" và "Hoạt động nhóm" nghe có vẻ rất đáng sợ, chúng tôi biết. Chỉ cần đảm bảo rằng chúng là tùy chọn và không tạo áp lực bổ sung, và không phải là điều kiện bắt buộc để làm việc trong công ty của bạn. Không có gì tồi tệ hơn tâm lý "Chúng ta là một gia đình" bị áp đặt lên bạn khi bạn chỉ đang cố gắng thích nghi.

Phản hồi thường xuyên

Lực lượng lao động hiện đại hướng đến việc tăng cường tích cực - khi nền kinh tế làm cho việc thực hiện tiềm năng của bạn thông qua các phương tiện truyền thống như nhà ở, gia đình và hàng xa xỉ trở nên không thể, những điều nhỏ nhặt như cử chỉ chấp thuận chân thành từ sếp của bạn thực sự có ý nghĩa rất lớn.

Nhưng không phải "cử chỉ chấp thuận thay vì tăng lương" - với điều đó chúng ta không đi cùng con đường.

Việc nhận thấy ai đó đang hút thuốc lo lắng bên ngoài văn phòng của bạn sau giờ làm việc và nói với họ: 'Đừng lo lắng, mọi thứ đều ổn, anh bạn' dễ dàng hơn nhiều - nhưng trong không gian kỹ thuật số điều này không dễ dàng như vậy. Đây là một số lời khuyên về cách duy trì sự ổn định của chu kỳ phản hồi này:

• Lên kế hoạch kiểm tra thường xuyên. Các cuộc gọi ngắn hàng ngày trong những tuần đầu sẽ giúp nhanh chóng xác định và giải quyết những khó khăn phát sinh.
• Yêu cầu phản hồi. Thường xuyên hỏi điều gì hoạt động tốt và điều gì có thể cải thiện trong quá trình thích ứng.
• Ăn mừng những chiến thắng nhỏ. Những thành công đầu tiên đặc biệt quan trọng để hình thành sự tự tin và động lực.
• An toàn tâm lý. Tạo một môi trường nơi người mới sẽ cảm thấy thoải mái khi đặt câu hỏi và thừa nhận lỗi lầm của họ. Làm gương bằng cách kể về những thất bại của bạn và những bài học rút ra từ chúng. Văn hóa như vậy tăng tốc việc học tập và thích ứng.

Nhân tiện, chúng tôi có một bài viết tuyệt vời về tầm quan trọng của việc tăng cường tích cực, vì vậy hãy xem nếu bạn gặp khó khăn với "cử chỉ chấp thuận" đó.

Cũng đọc:

Bạn muốn tăng hiệu quả của các quyết định được thực hiện lên 42%? Đọc bài viết Suy ngẫm giúp sự nghiệp như thế nào.

Làm thế nào để thiết lập thói quen hàng ngày và duy trì sự tập trung bền vững? Trong bài viết Cách cấu trúc ngày của bạn khi làm việc tại nhà của chúng tôi.

Để hoàn thiện onboarding và thích ứng nhân viên mới, hãy xem Onboarding từ xa: làm thế nào để đảm bảo thành công cho người mới.

Kết luận

Thích ứng từ xa hiệu quả đòi hỏi nhiều kế hoạch hơn và chú ý đến chi tiết, nhưng kết quả xứng đáng với nỗ lực. Nhân viên cảm thấy được hỗ trợ từ ngày đầu tiên đạt được năng suất nhanh hơn và ở lại công ty lâu hơn. Hãy nhớ: nhiệm vụ của bạn là tạo ra một trải nghiệm sao cho những người mới cảm thấy mình là một phần của đội nhóm, ngay cả khi bạn không bao giờ bắt tay nhau trong đời thực.

Và những thực hành thích ứng từ xa nào hoạt động trong công ty của bạn? Chia sẻ trong bình luận!

Chúng tôi khuyên bạn nên đọc

"Work Together Anywhere"

Hướng dẫn chi tiết chứa các công cụ thực tế đã được kiểm chứng để onboarding hiệu quả, thích ứng và quản lý các đội nhóm phân tán trong không gian làm việc ảo.

Trên Amazon

"The Year without Pants"

Báo cáo hấp dẫn về hoạt động nội bộ của công ty Automattic (người tạo ra WordPress.com), tiết lộ các phương pháp độc đáo để xây dựng văn hóa từ xa năng suất và hệ thống thích ứng nhân viên trong một công ty toàn cầu hoàn toàn phân tán.

Trên Amazon

"Leading From Anywhere"

Nghiên cứu dựa trên dữ liệu khoa học và các trường hợp thực tế, thể hiện các chiến lược thực tế cho việc thích ứng và tích hợp nhân viên mới trong điều kiện làm việc từ xa với trọng tâm vào xây dựng lòng tin và duy trì năng suất cao.

Trên Amazon