Usimamizi bora wa freelancers

Mambo Muhimu ya Kukumbuka

Halisi za kazi huru

Wataalamu huru, hasa wale walioko katika hali hii kwa muda mrefu, huleta pamoja mambo mengi magumu — kuelewa haya ndiko kunakosaidia kujenga mawasiliano bora na ushirikiano wenye matokeo mazuri:

• Vikwazo vya mawasiliano. Wafanyakazi huru hufanya kazi kwa mbali, mara nyingi katika maeneo tofauti ya saa, na wanaweza wasijibu haraka ujumbe. Ukosefu wa mawasiliano ya ana kwa ana mara kwa mara hufanya iwe vigumu kueleza muktadha na undani wa mradi.
• Udhibiti wa ubora na tarehe za mwisho. Tofauti na wafanyakazi wa muda wote, wafanyakazi huru huendesha miradi mingi kwa wakati mmoja, jambo linaloweza kuathiri upangaji na kufikia tarehe za mwisho.
• Ujumuishaji katika utamaduni wa kampuni. Wafanyakazi huru hawaishi ndani ya kampuni na kukumbatia maadili na michakato yake, jambo linaloweza kusababisha matarajio na matokeo tofauti.
• Wafanyakazi huru wana motisha tofauti. Hawajiendelezi kazi ndani ya kampuni yako na hawategemei mafao ya kampuni. Wanachochewa na kazi za kuvutia, malipo yanayofaa, na fursa ya kuongeza mafanikio makubwa katika portfolio yao.
• Muktadha wa kazi yao ni tofauti kabisa. Wakati mfanyakazi wako wa ndani anazingatia mradi mmoja, mfanyakazi huru huangalia wateja wengi, kila mmoja akiwa na mahitaji na tamaduni tofauti.
• Wanafanya kazi kwa matokeo, sio kwa mchakato. Wafanyakazi huru huweka mkazo wa wakati na mbinu za kazi ili kufikia lengo la mwisho. Jaribio la kulazimisha michakato ya ndani ya kampuni mara nyingi hupunguza ufanisi wao, au hata kuwafanya kuishia kuachana na ushirikiano haraka zaidi kuliko ulivyotarajia.

Kumbuka – wafanyakazi huru wako katika muktadha tofauti kabisa wa kitamaduni. Huenda wanapenda uhuru fulani, lakini pia huambatana na hisia ya kutokuwa na uhakika na upweke wa kijamii.

Ofisi yako tulivu inaweza kuhisi kuziba wakati mwingine, lakini ni, kwa hakika, mahali pazuri pa kutegemea.

Wafanyakazi huru, kwa upande mwingine, hawana “muhuri” huo wa kazi thabiti, imara. Ni njia nzuri ya maisha, bila shaka, lakini kukumbuka haya yote kutakusaidia kuwa na mawasiliano bora zaidi nao.

Chaguo bora za timu

Hapa kuna mambo machache ya kuzingatia:

• Unapotathmini wagombea, zingatia sio tu portfolio yao bali pia ujuzi wao wa mawasiliano. Panga simu ya video — itakusaidia kutathmini jinsi mawasiliano yatakavyokuwa wakati wa mradi. Uliza maswali kuhusu miradi iliyopita, hasa jinsi mgombea alivyoshughulikia kazi ngumu na mabadiliko ya mahitaji ya mradi.
• Angalia marejeleo kutoka kwa wateja wa awali. Usisite kuwasiliana na wateja wa zamani moja kwa moja — wengi wao wako tayari kutoa maoni ya kweli kuhusu kazi ya mfanyakazi huru.
• Tengeneza kazi ndogo ya majaribio ili kutathmini ujuzi halisi wa mgombea na mtazamo wake wa kazi. Hakikisha unalipa kazi hizo — hii inaonyesha heshima kwa muda wa mfanyakazi huru na husaidia kupata matokeo bora zaidi.

Utawaona watu hawa tu kupitia njia za kidijitali, hivyo hakikisha hakutakuwa na matatizo ya mawasiliano.

Utafiti wa mwaka 2022 uliofanywa na Raluca Moise na Anca Anton ulitazama jinsi wafanyakazi huru wanavyoboresha ujuzi wa mawasiliano kupitia jumuiya za mtandaoni. Kwa kuchambua makundi ya Facebook ya wafanyakazi huru wa mawasiliano, watafiti waligundua kwamba maeneo haya huwasaidia wafanyakazi huru kushirikiana maarifa, kutatua matatizo pamoja, na kuboresha ushirikiano wao. Utafiti unaonyesha kuwa kuwa mchangiaji katika makundi haya si mtandao tu — ni mazoezi ya wakati halisi ya mawasiliano, ambayo ni muhimu katika kazi za wafanyakazi huru.

Umuhimu wa kuaminiana

Udhibiti wa karibu (micromanaging) kwa ujumla ni dhana ambayo mara nyingi husababisha madhara zaidi kuliko manufaa. Lakini udhibiti wa karibu kwa wafanyakazi huru (freelancers)? Watu ambao wanatafuta uhuru wa kufanya kazi na ubunifu?

Njia nzuri kabisa ya kuharibu ushirikiano wowote mzuri ulioanza kuujenga.

Hivi ndivyo unavyoweza kudumisha viwango vya kuaminiana na pia kufuatilia ufanisi na uzalishaji wa wafanyakazi huru kwa wakati mmoja:

• Maelezo ya kiufundi wazi ni msingi wa mradi wowote. Elezea siyo tu kinachotakiwa kufanywa, bali pia kwa nini. Muktadha husaidia wafanyakazi huru kuelewa kazi vizuri zaidi na kutoa suluhisho bora. Jumuisha mifano, marejeleo, na mahitaji ya kina kuhusu matokeo yanayotarajiwa.
• Toa maoni mara kwa mara. Usisubiri mradi ukamilike kabla ya kutoa maoni yako. Mikutano ya kila wiki husaidia kurekebisha mwelekeo wa kazi na kuepuka marekebisho makubwa baadaye.
• Hifadhi maamuzi yote kwa maandishi. Kinachoonekana wazi wakati wa mazungumzo kinaweza kueleweka tofauti wiki moja baadaye. Hifadhi kumbukumbu za mikutano, rekodi mabadiliko kwenye maelezo ya kazi, na thibitisha makubaliano kwa maandishi.
• Mikataba inapaswa kufafanua wazi upeo wa kazi, muda wa kukamilisha, masharti ya malipo, na majukumu. Jumuisha kifungu kuhusu usiri na mali za kiakili. Usijaribu kuokoa pesa kwenye msaada wa kisheria – mkataba mzuri hulinda pande zote mbili.
• Tengeneza nafasi ya mradi iliyojumuishwa. Taarifa zote ziwe mahali pamoja – nyaraka, tarehe za mwisho, kila kitu kiwe katika Taskee. Wafanyakazi huru wasitumie muda kutafuta kupitia mnyororo wa barua pepe au kuomba viungo mara nyingi.
• Tumia vipimo vya wazi pale inapowezekana. Kasi ya kupakia tovuti, mabadiliko ya mchakato wa mauzo, na idadi ya wateja wanaoingia – viashiria vinavyopimika husaidia kuepuka migogoro kuhusu ubora wa kazi.
• Malipo ya haki ni msingi wa mahusiano ya muda mrefu. Lipa kwa wakati na usijaribu kupunguza viwango kwa sababu kazi inaonekana “rahisi.” Kumbuka: wafanyakazi huru hufanya kazi kwa akili na kwa mikono, na utaalamu wao una thamani.

Miongoni mwa majukwaa yanayoheshimiwa zaidi ya wafanyakazi huru — kama Upwork, Fiverr Pro, Toptal, na Expert360 – hujenga kuaminiana kupitia ukaguzi mkali, maoni ya uwazi, na mifumo salama ya malipo. Toptal, kwa mfano, hupokea tu takriban 3% ya waombaji, ikiwapa wateja wataalamu waliokaguliwa sana. Upwork na Fiverr Pro huhakiki utambulisho wa wafanyakazi huru, kuonyesha maoni ya wateja, na kuweka fedha kando hadi kazi ikubaliwe, ikilinda pande zote mbili. Mifumo hii hupunguza hatari kwa wateja na kuonyesha kwa wafanyakazi huru kwamba kazi zao zitathaminiwa na kulipwa kwa haki.

Motisha kwa wafanyakazi huru

Kama unavyofanya kazi na mtu huyo mmoja kutoka nchi nyingine, lakini anakataa kuwa mfanyakazi wa kudumu? Karatasi zenye nambari za kutisha siyo njia bora ya kumfanya mfanyakazi huru abaki na wewe kwa muda mrefu kuliko mpango wenu wa awali.

Jaribu hizi, na utapata mshirika wa kuaminika:

• Maendeleo ya kitaaluma siyo muhimu kwa wafanyakazi wa kudumu tu. Mpe wafanyakazi huru fursa ya kufanya kazi kwenye kazi zenye changamoto na za kuvutia. Wafanyakazi huru wazuri huchagua miradi siyo kwa sababu ya pesa tu, bali pia kwa nafasi ya kukua kitaaluma. Miradi tata, teknolojia mpya, na suluhisho zisizo za kawaida ndizo zinazowahamasisha watu wenye vipaji.
• Shiriki mipango ya maendeleo ya mradi wako — hii husaidia wafanyakazi huru kuona mtazamo wa muda mrefu wa ushirikiano wenu. Ikiwa unajua kuwa utahitaji utaalamu kama huo tena baada ya miezi mitatu, mweleze mfanyakazi huru mapema. Hii inamwezesha kupanga mzigo wa kazi na kuweka muda kwa ajili ya miradi yako.
• Uwezo wa kubadilika ni moja ya faida kuu za kazi huru. Usijaribu kudhibiti kila saa ya kazi. Zingatia matokeo, siyo mchakato.
• Kutambuliwa hufanya kazi sawa na zawadi za kifedha. Kupongezwa hadharani, mapendekezo LinkedIn, au kutajwa katika hadithi za mafanikio ya kampuni yako huwahamasisha na kuimarisha sifa yako kama mteja mzuri.

Kwa kweli, haya unapaswa kuyafanya kwa wafanyakazi wote, wa ndani au huru, lakini hiyo ni hadithi nyingine kwa siku nyingine.

Kutatua migogoro

Haikufanikiwa mwishowe? Naam, hiyo ni maisha. Wakati mwingine, haijalishi unaandaa vipi, mambo hayafanyi kazi kama ulivyotarajia.

Usijali, hata hivyo. Mpango mdogo wa awali na kuwa na mtazamo wazi, migogoro yoyote itatatuliwa haraka, au angalau haitasababisha madhara makubwa kwa mipango yako ya biashara:

• Wakati migogoro inapotokea, tafuta chanzo katika mfumo, siyo watu. Tatizo nyingi hutokea kwa sababu ya mahitaji yasiyoeleweka, mchakato usio kamili, au matarajio yasiyo ya kweli.
• Hifadhi mabadiliko yote na maombi ya ziada kwa maandishi. Kuongezeka kwa kazi (scope creep) ni adui mkubwa wa miradi ya wafanyakazi huru. Kuongezeka kwa kazi kunapaswa kuambatana na marekebisho ya bajeti na tarehe za mwisho.
• Kuwa na mpango B. Wakati mwingine ushirikiano hauendi sawa – na hilo ni sawa. Jenga muda ziada kwenye ratiba yako kwa ajili ya kupata mbadala na kuhamisha kazi.

Na jaribu sana usimfanye mfanyakazi aliye nje ya kampuni kuwa mhanga wa makosa, ingawa ni njia rahisi ya kujiondoa kwa hisia za hatia. Kushindwa kwa timu mara nyingi ni kushindwa kwa uongozi kwanza, na kanuni hii inatumika hapa zaidi kuliko mahali pengine popote.

Kupima mafanikio

Kufuatilia kama watu hawa wazuri ulio waajiri kupitia UpWork wanatimiza kazi zao kwa njia sahihi ni changamoto pia – njia za jadi hazifanyi kazi vizuri hapa.

Kwa ufupi: inahitaji mawasiliano kidogo (tunahisi vibaya kuhusu hilo) ili kuelewa kama wafanyakazi huru wanazalisha matokeo mazuri.

• Fuatilia vipimo muhimu: muda wa kukamilisha kazi, idadi ya marekebisho kabla ya idhini ya mwisho, kufuata bajeti, na kuridhika kwa jumla na matokeo.
• Fanya mikutano ya tathmini mara kwa mara sio kwa wafanyakazi huru tu bali pia ndani ya timu yako. Ni nini kinaweza kuboreshwa katika michakato? Ni zana zipi zinapaswa kuanzishwa? Wapi muda unatumiwa bure?
• Hifadhi hifadhidata ya mbinu bora na makosa ya kawaida. Hii itasaidia wasimamizi wapya kufikia kiwango chenye ufanisi wa kufanya kazi na wafanyakazi huru kwa haraka.

Makala zinazohusiana:

Kuelewa zaidi motisha ya mfanyakazi huru na njia za kazi, soma makala yetu Jinsi ya kuwa meneja wa mradi huru: Mwongozo wa hatua kwa hatua.

Unataka kuelewa zaidi mikakati ya mawasiliano yenye mafanikio? Soma Jinsi ya kushirikiana kwa ufanisi na timu za mbali: Zana na vidokezo.

Jifunze jinsi ya kuhakikisha uwajibikaji na kufuatilia matokeo bila usimamizi wa karibu katika Uwajibikaji wa mbali: Kuongeza ufanisi wa timu.

Hitimisho

Usimamizi wa wafanyakazi huru ni usawa kati ya udhibiti na imani. Timu imara huona wafanyakazi huru si badala, bali washirika wenye utaalamu na mtazamo mpya.

Kifungu ni heshima, uwazi, na mtazamo wa muda mrefu. Na ili kurahisisha ushirikiano na wafanyakazi huru, tumia majukwaa yaliyoundwa kwa kuzingatia sifa zao — kama Taskee.

Kusoma kupendekezwa

"The Human Cloud: How Today's Changemakers Use Artificial Intelligence and the Freelance Economy"

Maono ya kimkakati ya siku za usoni za uchumi wa kazi huru na mbinu za kuingiza wataalamu huru katika michakato ya makampuni ili kuongeza matokeo ya biashara.

Kwenye Amazon

"The Trusted Advisor"

Mbinu ya kujenga mahusiano yanayotegemea imani na washirika wa nje na washauri kwa kuelewa motisha zao na kuunda ushirikiano wenye manufaa kwa pande zote.

Kwenye Amazon

"Getting to Yes: Negotiating Agreement Without Giving In"

Mwongozo wa kitamaduni wa mazungumzo yenye misingi, muhimu kwa kukubaliana kwa ufanisi na kutatua migogoro na wafanyakazi huru.

Kwenye Amazon