Mifumo ya kazi ya mseto: mustakabali wa kazi

Mawazo makuu

Muundo wa kazi ya mchanganyiko ni nini?

Ikiwa bado hujaelewa kikamilifu maana ya "mchanganyiko", basi ima una bahati sana — hujawahi kutoka ofisini kwako, au una bahati kidogo — na katika kazi yako yote unamiss kitanda chako cha starehe, baada ya kukibadilisha na kiti cha kazi.

Mchanganyiko ni kitu kati ya kazi ya ofisi ya kitamaduni na kazi ya mbali kabisa. Muundo unaweza kutofautiana, lakini kwa kawaida ni ama kutembelea ofisi tu kwa mikutano muhimu hasa, au kuwa na uwezo wa kufanya kazi daima kutoka ofisini na kutoka mahali popote kinachokuwa rahisi kwako.

Faida za muundo wa mchanganyiko

Unataka kudumisha hali hai na ya kibinafsi kwenye timu, lakini wakati huo huo kufurahia uhuru unaotolewa na muundo wa kazi ya mbali kabisa?

Muundo wa mchanganyiko huenda ndio hasa ulichokuwa ukitafuta. Huleta faida nyingi — kwa timu yako na kwa faida inayoweza kupatikana:

Na haya sio maneno tu. Utafiti uliofanywa na Chuo Kikuu cha Stanford pamoja na Trip.com ulithibitisha kimatendo kila kitu kilichotajwa hapo juu. Na huu ni utafiti mkubwa zaidi uliodhibitiwa kwa njia ya majaribio hadi sasa, unaoshughulikia hasa wafanyakazi wa maarifa.

Kutekeleza muundo wa kazi ya mchanganyiko

Ingawa hadithi hii yote ya kazi ya mchanganyiko inaonekana vizuri na imethibitishwa kuwa na manufaa, lakini katika safari ya kufikia muundo bora, bado unaweza kukumbana na changamoto fulani — na kwa bahati mbaya, sisi katika Taskee tumekumbana nazo zaidi ya mara moja.

Ufunguo wa mafanikio ni maandalizi makini. Hapa kuna mwongozo wako wa hatua kwa hatua ili kufanya mchakato kuwa rahisi iwezekanavyo:

Hatua ya 1. Chambua kwa makini michakato ya biashara

Unagawanya mchakato mzima wa kazi katika vikundi viwili tofauti kabisa, kwa hivyo uvunje kwa kina zaidi ili kuongeza uundaji wa modeli unaohitajika:

• Kazi zipi zinahitaji uwepo wa kimwili na zipi zinaweza kufanywa kwa mbali?
• Timu zipi zinaingiliana mara kwa mara zaidi?
• Katika muda gani kuunganisha kazi ni muhimu?

Ushauri wa vitendo: unda matriki ya kazi, ambapo kila kazi inatathminiwa kulingana na vigezo viwili: hitaji la ushirikiano na hitaji la kulenga. Hii itasaidia kuamua muundo bora wa kazi kwa kila aina ya kazi.

Hatua ya 2. Toa miundombinu ya teknolojia

Kazi ya mchanganyiko haiwezekani bila teknolojia sahihi. Kutuma spam "Unanisikia? Halo?" kwenye simu ya kawaida ya Zoom ni kinyume cha uzalishaji, na ndio, hasa hivyo.

• Suluhisho za wingu: hamisha mifumo yote muhimu kwenye wingu ili kila mtu awe na ufikiaji sawa.
• Mawasiliano yaliyounganishwa: tekeleza mfumo mmoja wa mawasiliano kwa ajili ya maingiliano bila vikwazo.
• Zana za ushirikiano: tumia Taskee, Miro, Figma, Google Workspace, Microsoft Teams na nyinginezo.
• Mifumo ya kudhibiti ufikiaji: toa ufikiaji salama kwa rasilimali za shirika.

Ushauri wa kiufundi: usisahau sera za usalama zilizounganishwa na tumia VPN kulinda data wakati wa kufanya kazi kutoka mahali popote.

Hatua ya 3. Endeleza sheria na sera wazi

Kazi ya mchanganyiko inahitaji maelekezo wazi. Huu ni usawa nyeti, ambao unaweza kuvurugwa kwa urahisi ikiwa haudhibitiwi ipasavyo:

• Wafanyakazi wanapaswa kuwa ofisini hasa wakati gani?
• Ni masaa gani yanazingatiwa kama masaa ya kazi katika kazi ya mbali?
• Mikutano inayohusisha wafanyakazi wa mbali na wa ofisini inafanywa vipi?
• Uzalishaji unatathminiwa vipi?

Mfano wa sera kwa timu ya IT:  "siku za lazima za ofisi: Jumanne na Alhamisi, kutoka 10:00 hadi 17:00. Masaa ya lazima ya kuwa mtandaoni wakati wa kazi ya mbali: kutoka 11:00 hadi 16:00. Upangaji wa sprinits na tathmini — daima ofisini. Ukaguzi wa code — daima kwa mbali. Mikutano ya kila siku ya timu — katika muundo wa mchanganyiko kwa kutumia ubao wa kuingiliana."

Hatua ya 4. Sahau ofisi zenye harufu mbaya

Katika muundo wa mchanganyiko, ofisi sio tu mahali ambapo watu hukaa mbele ya kompyuta, bali ni nafasi iliyoundwa kwa ajili ya ushirikiano. Bean bags na PlayStation chache zinaweza kuonekana kama "Silicon Valley" sana, lakini kufanya ofisi kuwa ya starehe kadri iwezekanavyo na kuhamasisha mawasiliano ni muhimu sana:

• Badilisha sehemu ya vituo vya kazi vilivyowekwa na maeneo yanayobadilika.
• Unda vyumba vingi vya mikutano vya ukubwa tofauti.
• Panga "vibanda vya simu" kwa ajili ya video calls.
• Weka maeneo ya mawasiliano yasiyo rasmi.

Wazo la vitendo: tekeleza mfumo wa kuhifadhi vituo vya kazi kupitia programu. Hii itasaidia kugawa nafasi kwa ufanisi na kukusanya uchanganuzi kuhusu matumizi yake.

Hatua ya 5. Fundisha wafanyakazi na wasimamizi

Mchanganyiko unahitaji ujuzi mpya — mpito kutoka skrini za kompyuta hadi mawasiliano halisi ya binadamu unaweza kuwa mgumu:

• Fundisha wasimamizi kuhusu kusimamia timu zilizosambazwa.
• Fundisha wafanyakazi juu ya mawasiliano mazuri ya mbali.
• Kuza ujuzi wa usimamizi wa muda na kujipanga.

Programu ya mafunzo ndogo:

• «Mikutano ya mchanganyiko yenye ufanisi: jinsi ya kushiriki na kuongoza»
• «Mawasiliano yasiyo ya wakati mmoja: lini na jinsi ya kutumia»
• «Zana za kazi ya ushirikiano: vipengele vya hali ya juu»

Kwa njia ya pita, kuhusu ofisi zenye harufu mbaya — zinaweza kuwa muhimu zaidi kuliko zinavyoonekana. Mnamo 2024, Emerald Insight ilichapisha uchambuzi wa kuvutia wa PLS-SEM, unaoonyesha jinsi mazingira ya ofisi yanavyoathiri uzalishaji wa wafanyakazi. Na ni nini unadhani? Nafasi ya kazi iliyopangwa vizuri na ya starehe ndiyo ufunguo wa ufanisi mkubwa zaidi. Kwa hivyo hata katika muundo wa mchanganyiko, hakikisha kuwa ofisi za kampuni yako zinabaki za starehe na za kualika. Mimea michache na mashine bora ya kahawa ni mwanzo mzuri!

Matatizo yanayowezekana

Muundo wa kazi ya mchanganyiko na "vita vya wenyewe kwa wenyewe" kati ya wafanyakazi wa ofisini na wafanyakazi wa mbali ni karibu zaidi kuliko inavyoonekana.

 Hebu tuhakikishe kuwa kila mtu katika timu yako anajisikia vizuri — ama nyumbani au ofisini.

Tatizo la #1: "madaraja mawili ya wafanyakazi". Wafanyakazi wa mbali mara nyingi hujisikia kama "wa daraja la pili" ikilinganishwa na wale wanaofanya kazi ofisini.

Suluhisho:

• Fanya mikutano yote muhimu katika muundo wa mchanganyiko, hata kama wengi wa washiriki wako ofisini.
• Andika nyaraka za maamuzi yote katika muundo unaopatikana kwa kila mtu.
• Badilisha wakati wa matukio ya timu ili kila mtu awe na nafasi ya kushiriki.

Tatizo la #2: kuchoka kupita kiasi na mipaka isiyowazi. Katika kazi ya mbali, mipaka kati ya muda wa kibinafsi na muda wa kazi mara nyingi hupotea. Tulijadili mada hii kwa kina katika makala tofauti kuhusu kuchoka kupita kiasi na njia za kukinga, na hapa kuna njia kuu za kutatua tatizo.

Suluhisho:

• Anzisha sera ya "haki ya kukata muunganisho" — kanuni ya kutojibu ujumbe wa kazi baada ya wakati fulani.
• Hamasisha matumizi ya kipengele cha "Usisumbue" katika programu za ujumbe.
• Fanya ukaguzi wa mara kwa mara ili kufuatilia hali ya kisaikolojia ya wafanyakazi.

Tatizo la #3: ugumu wa kujenga timu. Kujenga utamaduni imara wa kampuni katika timu za mchanganyiko ni ngumu zaidi.

Suluhisho:

• Panga matukio ya nje ya mtandao mara kwa mara kwa timu nzima.
• Fanya shughuli za kujenga timu kwa njia ya mtandao.
• Unda sherehe za mtandaoni ili kuimarisha utamaduni wa kampuni.

Ndio, kuna vikwazo, lakini vyote vinaweza kutatuliwa kikamilifu na mbinu na njia sahihi. Deloitte ilifanya utafiti bora kuhusu kazi ya timu katika mazingira ya mchanganyiko mnamo 2023, ambao unathibitisha tena: ikiwa kila kitu kinafanywa vizuri, nguvu za timu yako hazitaathiriwa katika kipengele chochote.

Je, muundo wa kazi ya mchanganyiko una matumaini ya baadaye?

Vikundi vingine vya kijamii vinatangaza kwa bidii wazo la kuwarudisha wote ofisini. Kwa hivyo, je, mchanganyiko ni awamu ya muda tu au kweli ni bora zaidi ya dunia zote mbili?

Kwa sasa, mielekeo kadhaa inachunguzwa:

• Ubinafsi zaidi wa uzoefu wa kazi. Kampuni zitatoa chaguo za kazi zinazozidi kuwa za kibinafsi, zikizingatia mapendeleo na hali za kipekee za kila mfanyakazi.
• Metaverse kwa ajili ya kazi. Ofisi za mtandao katika metaverse zinaweza kuwa ngazi mpya ya kazi ya mchanganyiko, zikitoa maingiliano ya kina zaidi kati ya wafanyakazi wa mbali.
• Wiki ya kazi ya siku nne. Muundo wa mchanganyiko unaweza kuendelea kuelekea wiki fupi ya kazi ilhali kudumisha au hata kuongeza uzalishaji.

Hiki ndicho MIT Sloan inasema kuhusu suala hili. Kwa ufupi: mchanganyiko sio tukio la muda mfupi, bali ni muundo utakaobaki nasi kwa muda mrefu. Muda mrefu sana.

Soma pia:

Ikiwa unataka siku yako ya kazi ifanye kazi kwa ajili yako, na sio wewe kufanya kazi kwa ajili ya siku ya kazi, tazama makala Jinsi ya kupanga siku yako ukiwa nyumbani kazini.

Ili kuwa na ufanisi zaidi kazini, soma kuhusu  Jinsi ya kushinda uahirishaji na kuwa mzalishaji zaidi.

Kwa usawa mzuri kati ya kazi na maisha binafsi, jifunze kuhusu Jinsi ya kufikia usawa kati ya kazi na maisha wakati wa kufanya kazi kwa mbali.

Hitimisho

Muundo wa kazi ya mchanganyiko sio suluhisho la muda au maafikiano ya kulazimishwa. Ni maendeleo ya asili ya mchakato wa kazi ambayo huruhusu kuunganisha vipengele bora vya kazi ya ofisi na kazi ya mbali. Karibia mpito kwenye mfumo huu wa kazi kwa ujanja, na Taskee itafanya mpito wako usababishe maumivu kidogo iwezekanavyo.

Tunapendekeza kusoma

"How the Future Works: Leading Flexible Teams to Do the Best Work of Their Lives"

Jinsi ya kuunda utamaduni wa kazi unaobadilika ambapo timu zinaweza kustawi bila kujali eneo lao la kimwili.

Kwenye Amazon

"Remote Work Revolution: Succeeding from Anywhere"

Utafiti na mikakati ya mpito wenye ufanisi kwa kazi ya mbali na ya mchanganyiko, kwa kuzingatia imani, mawasiliano, na kuweka mipaka.

Kwenye Amazon

"Redesigning Work: How to Transform Your Organization and Make Hybrid Work for Everyone"

Mbinu ya hatua nne ya kimfumo ya kufikiri upya kuhusu kazi, ambayo husaidia mashirika kuamua nini, wapi, na jinsi ya kufanya kazi katika enzi ya mchanganyiko.

Kwenye Amazon