Programu ya usimamizi wa mradi dhidi ya Excel: Ni zana gani inafaa kwa mradi wako?

9 muda ya kusoma

109 maoni

20 Febuari, 2025

Katika mazingira ya kazi ya leo, zana za jadi kama Excel zinashindana na programu za kisasa za usimamizi wa miradi. Kila moja ina faida na hasara zake. Hebu tuchunguze kwa nini unaweza kubaki na zamani au kubadilisha kwenda kwa kitu cha kisasa.

Vidokezo Muhimu

Timu zinazotumia majukwaa ya usimamizi wa miradi yanaripoti kiwango cha juu cha mafanikio ya miradi

Vifaa vya usimamizi wa miradi vinavyofaa vinaweza kupunguza nusu ya muda wa kupanga

Matumizi sahihi ya programu za kufuatilia majukumu yanaweza kuongeza tija hadi 50%

Faida za Programu za Usimamizi wa Miradi

Mfumo wa kisasa wa usimamizi wa miradi pengine hautaweza kubadilika au kuendana na Linux yako ya zamani kama Excel, lakini urahisi wa mtindo wa matumizi na orodha nzima ya vipengele vya ziada vinaboresha hili vizuri.

Faida kuu za mifumo ya PM ambazo unapaswa kuzizingatia:

Ushirikiano wa wakati halisi. Kila mtu anafanya kazi kwenye toleo moja la programu, akifuatilia matokeo na maendeleo ya kila mmoja.
Mitindo ya kazi iliyojitolea. Huna haja ya kujifunza fomula – programu inafanya otomatiki ya mitindo ya kazi kwa kiwango cha chini cha kuingilia.
Uwezo wa kuripoti. Programu nzuri za PM zinaweza kufunga historia yako ya majukumu kwenye ripoti nzuri na iliyojumuishwa yenye viashiria vyote unavyohitaji kujua ili kuboresha mchakato wako zaidi.
Usimamizi wa rasilimali. Angalia upatikanaji wa timu yako na kugawa majukumu ipasavyo.
Uonyeshaji wa ratiba. Vitu kama chati za Gantt hukuruhusu kuona wazi kila hatua muhimu ya mradi, kupunguza mkanganyiko.
Usimamizi wa hati. Programu nzuri za PM kila wakati huwa na uwezo wa kuhifadhi maagizo yako na maelekezo. Kawaida hutoa kipengele rahisi cha kushirikiana pia!
Uwezo wa mawasiliano. Wasiliana na timu yako bila kubadilisha tabo nyingine.

Excel kama Zana ya Usimamizi wa Miradi

Hata wale wasiokuwa PM wanajua Excel – kuna jamii nzima inayojishughulisha na kuboresha Excel kwa kiwango cha juu, ikishiriki fomula na nambari mbalimbali. Hakika, urahisi wa kutumia sio moja ya nguvu za Excel, lakini huwezi kupuuza kwamba mbinu ya moja kwa moja ya Microsoft ya kupanga miradi ni bora, kusema kidogo.

Lakini kwa ajili ya hakika, hebu tuangalie faida kuu za Excel:

Jukumu la kujifunza la chini. Wataalamu wengi tayari wanajua fomula za kimsingi. Mara tu unapomaliza safari ngumu na ya kuogofya ya mara ya kwanza – milango yote iko wazi kwako.
Ubadilishaji wa juu. Kwa kutumia nambari za rangi na fomula za kila aina, unaweza kurekebisha meza zako za Excel kwa kazi yako maalum.
Gharama nafuu. Maktaba ya Microsoft Office ni mojawapo ya njia za gharama nafuu kutoa zana zote muhimu kwa shirika lako.
Upatikanaji wa mtandaoni. Wi-Fi yako imeshindwa? Ikiwa umefanikiwa kusawazisha mapema – ratiba yako ya kazi haitavurugika.
Utangamano wa ulimwengu wote. Karibu kila OS inayoweza kutumika inasaidia Excel.
Uwezo wa otomatiki. Kwa kutumia fomula kadhaa chini ya kifuniko, Excel itafanya kazi nyingi za kuchosha kwako.

Ulinganisho wa Zana

Hivyo, zote mbili ni nzuri kwa niche zao, kwa hiyo utahitaji kujifunza michakato yako ya kazi kidogo ili kuelewa ni ipi ni chaguo bora kwa timu yako.

Ili kukurahisishia maisha kidogo, tumeandaa muhtasari huu hapa chini ili kukusaidia kufanya uamuzi sahihi:

Kipengele	Programu ya Usimamizi wa Miradi	Excel
Ufuatiliaji wa Majukumu	Mchakato uliojaa otomatiki na masasisho ya wakati halisi	Uwezo wa msingi wa otomatiki na hitaji la kusasisha kwa mikono
Ushirikiano wa Timu	Marejeo, gumzo la ndani, mara nyingi video na uwezo wa simu za sauti	Karibu hakuna. Uwezo mdogo wa kushiriki na mawasiliano.
Usimamizi wa Rasilimali	Ugawaji wa majukumu unaobadilika kulingana na upatikanaji, ufuatiliaji wa mzigo wa kazi	Meza za statiki zinazohitaji hesabu za mikono na maarifa ya fomula maalum
Kuripoti	Takwimu za kina na dashibodi zinazoweza kubinafsishwa	Uonyeshaji wa msingi
Ufuatiliaji wa Gharama	Zana za bajeti na upangaji zilizojumuishwa	Hesabu za msingi za fomula
Usimamizi wa Ratiba	Chati za Gantt zinazoshirikiana	Chati za msingi, uundaji wa mikono
Muda wa Kujifunza	Inahitaji mchakato wa kina wa mafunzo	Mitindo ya familia, inayojulikana kwa kila mtu
Ubadilishaji	Makala zilizojengwa na nafasi finyu za ubunifu	Inabadilika sana na muundo wa kubadilika
Gharama	Uanachama wa kila mwezi, mara nyingi ghali	Ununuzi wa mara moja. Kawaida inakuja kwenye kifurushi na programu nyingine muhimu
Bora kwa	Timu kubwa na miradi ngumu na ya pamoja	Timu ndogo na miradi rahisi

Kubadilisha hali

Umeamua kubadili kutoka Excel kwenda kitu kinachofaa zaidi kwa uzoefu wa mtumiaji? Nzuri kwako! Kujifunza jambo jipya na kuongeza zana mpya kwenye silaha zako ni muhimu kwa ajili ya mafanikio katika kazi.

Hapa kuna hatua chache unazohitaji kuchukua ili kuhamia kwenye programu mpya kwa urahisi:

Jifunze na kagua michakato ya sasa. Hii itakusaidia kuchagua programu ya usimamizi wa miradi inayofaa.
Chagua programu inayofaa kwa kazi yako maalum. Hii ni muhimu, hivyo chukua muda wako kutazama chaguzi zote.
Panga jinsi data zote na taarifa nyeti zitakavyohamishiwa kwenye mfumo mpya. Ikiwa uko na bahati, basi programu uliyochagua tayari ina uwezo wa uhamiaji.
Waelekeze timu yako kwa programu mpya. Panga kikao cha maelezo ikiwa inahitajika.
Rekebisha michakato yako iliyopo kwa mfumo mpya wa usimamizi wa miradi. Au uijenge upya kabisa ikiwa hakuna kinachoweza kuokolewa.
Fuatilia jinsi timu yako inavyoshughulikia programu mpya. Tafakari chaguzi nyingine ikiwa mambo hayakwenda kama ulivyotarajia.
Kusanya maoni. Kuwa makini na mahitaji ya wachezaji wenzako – ikiwa hawawezi kuzoea mfumo mpya, basi labda mabadiliko yanapaswa kufanywa.

Ukweli wa kuvutia

Kulingana na utafiti, mashirika yaliyohama kwenye programu maalum za usimamizi wa miradi yanaripoti ongezeko la 27% katika viwango vya kumaliza miradi na kupungua kwa kiasi kikubwa kwa tarehe za mwisho za kukosa!

Makala zinazohusiana :

Kwa mwanga wa vitendo kuhusu uchaguaji wa zana, angalia Nini ni grafu ya Gantt? Mwongozo wa kutumia grafu za Gantt kwa usimamizi wa miradi.

Ili kuboresha mchakato wako wa kufanya maamuzi, angalia Jedwali la maamuzi lililokuwa na uzito: Zana rahisi ya kufanya maamuzi ya kujiamini.

Kwa vidokezo vya kuboresha michakato ya kazi, soma Mchakato wa usimamizi wa miradi: Hatua za kuboresha mafanikio ya miradi.

Hitimisho

Basi, kama tulivyosema mwanzoni kabisa, uamuzi wa kubadilisha kutoka Excel kwenda kitu kinachofaa zaidi na kiweze kutumia mtandao wa mtumiaji lazima ufanywe kulingana na mahitaji ya mradi wako. Vidokezo vya kazi vya Excel havitakwenda popote kwa muda unaokuja, hivyo ikiwa unajivunia na rafiki yako wa zamani Excel, basi ni chaguo linalofaa kabisa.

Hata hivyo, mfumo mzuri wa usimamizi wa miradi unaweza kubadilisha kabisa maisha yako ya kazi, kufanya ufuatiliaji wa maendeleo na ugawaji wa rasilimali kuwa jambo la kubonyeza mara chache. Zaidi ya hayo, mpya ni nzuri. Hivyo ikiwa unapanga kupanua biashara yako na timu yako, basi labda ni wakati mzuri wa kutafuta mabadiliko ya mandhari.