Usimamizi wa Majukumu Yanayoshirikiana katika Timu

9 muda ya kusoma

2 maoni

24 Juni, 2025

Shida la majukumu yanayojumuiana linakuwa kali zaidi hasa organizesheni inapokua. Hali kama hizi, ambapo watu wawili wanafanya kazi sambamba kwenye kazi moja, zinaweza kuonekana za kuchekesha, lakini kwa kweli zinaonyesha moja ya matatizo makuu ya timu za kisasa — kutoeleweka kwa maeneo ya majukumu. Hebu tuzungumze kuhusu hili kwa undani.

Mawazo Makuu

Majumuisho yanatokea kutokana na majukumu yasiyoeleweka na shauku ya uhuru

Kusimamia majukumu kunahitaji RACI, usawaziko na matriki ya uwezo

Ni muhimu kufanya mahali pa kupatana kuwa makusudi na yanayoweza kudhibitiwa, badala ya kuyaondoa kabisa

Utangulizi

Mizizi ya shida mara nyingi iko katika mipaka isiyo wazi ya majukumu. Hii inaathiri hasa miradi ya taaluma mbalimbali, ambapo mtaalamu wa uuzaji anahitaji kuingiliana na waendelezaji, na mbunifu na wachanganuzi. Katika hali kama hizo, "maeneo ya kijivu" yanajitokeza kiasili, ambapo haijulikani ni nani hasa anapaswa kufanya maamuzi.

Sababu nyingine — mageuzi ya majukumu. Kile kilichokuwa kazi ya kipekee ya mtaalamu mmoja mwaka uliopita, leo kinaweza kuhitaji ushiriki wa wataalamu wengi. Teknolojia zinabadilika, michakato inakuwa ngumu zaidi, na mipaka iliyo wazi inapotea.

Sababu ya tatu — shauku ya uhuru. Wafanyakazi wengi wenye uzoefu wanapendelea "kucheza salama" na kuchukua majukumu wenyewe badala ya kuhatarisha kushindwa kwa mradi kutokana na makosa ya wengine. Mkabala huo unaeleweka, lakini katika kiwango cha timu huongoza kwenye kurudia juhudi.

Bei ya kutoeleweka:

Kurudiwa kwa kazi — hii ni pigo kubwa kwa motisha ya timu. Fikiria jinsi mtengenezaji anavyohisi aliyetumia juma moja kuboresha algoriti, anapogundua kwamba mwenzake ameshatatua kazi sawa.
Zaidi ya hayo, majukumu yanayojumuiana hujenga mazingira mazuri ya migogoro. Watu wawili wanapojiona wanawajibika kwa eneo moja, migongano katika mbinu, vipaumbele na njia za kufanya kazi haitaepukika.

Katika makala hii tutachunguza jinsi ya kuepuka matatizo yaliyotajwa hapo juu na kuwaonyesha njia za kuyatatua.

Uchanganuzi wa Hali Halisi

Kabla ya kutekeleza zana yoyote, ni muhimu kuelewa hali ya sasa.

Fanya zoezi rahisi na timu: wacha kila mtu aeleze majukumu yake makuu bila kutambulika. Kisha linganisha matokeo. Kawaida picha inakuwa ya rangi nyingi — kazi moja inatajiwa na watu 3-4, na baadhi ya kazi muhimu hazitajwi na mtu yeyote.
Hatua inayofuata — kutambua mahali pa uchungu. Omba timu ikumbuke hali za mwezi uliopita ambapo kulikuwa na mkanganyiko kuhusu majukumu. Usishtuke ikiwa hali kama hizo ni nyingi kuliko unavyotarajia.

Matriki ya RACI

Jedwali hili rahisi linasaidia kufafanua kwa uwazi jukumu la washiriki wote katika kila mchakato. Lakini ufanisi wake unategemea matumizi sahihi.

RACI inamaanisha:

Responsible (Mtekelezaji) — yule anayefanya kazi kimwili. Hapa kunaweza kuwa watu wengi.
Accountable (Mwenye jukumu) — yule anayehusika na matokeo na kufanya maamuzi muhimu. Muhimu sana: kwa kila kazi kunapaswa kuwa na mtu mmoja tu wa aina hii.
Consulted (Mshauri) — wale ambao maoni yao yanahitaji kuzingatiwa. Kawaida ni wataalamu katika maeneo ya jirani.
Informed (Mwenye kutaarifiwa) — wale wanaohitaji kutaarifiwa, lakini maoni yao hayahitajiki kufanya maamuzi.

Ushauri wa vitendo: anza kwa kuunda matriki ya RACI kwa mchakato mmoja maalum. Kwa mfano, kwa mchakato wa kuajiri mfanyakazi mpya au uzinduzi wa kipengele kipya cha bidhaa. Timu inapojua kanuni kwa mfano rahisi, matumizi yanaweza kupanuliwa.

Mfano wa vitendo: katika uzinduzi wa kipengele kipya cha bidhaa, mtekelezaji anaweza kuwa mtengenezaji, mwenye jukumu — meneja wa bidhaa, washauri — mbunifu na mchanganuzi, na waliowajulishwa — uongozi na huduma za msaada.

Nukta muhimu: kila kazi inapaswa kuwa na Accountable mmoja tu. Ikiwa kuna wawili wanaowajibika, hiyo inamaanisha hakuna mwenye jukumu kabisa.

Usawaziko wa Kila Wiki

Mikutano ya mara kwa mara ya timu — utaratibu ambao umuhimu wake hauwezi kukanushwa. Hapa muundo ni muhimu. Mikutano ya kawaida ya standup mara nyingi hubadilika kuwa majadiliano yasiyo na mwisho ya maelezo.

Muundo mzuri wa usawaziko wa kila wiki:

Ninachopanga (dakika 3 kwa kila mtu): muhtasari mfupi wa kazi kuu za wiki.
Mahali ninapohitaji msaada (dakika 2 kwa kila mtu): maombi maalum ya msaada au ushauri.
Maeneo yanayoweza kupatana (dakika 5 kwa wote): majadiliano ya kazi zinazoweza kuathiri wafanyakazi wenza.

Muundo huu unachukua dakika 15-20, lakini unaokoa masaa ya kazi iliyorudiwa.

Matriki ya Uwezo

Katika kila timu kuna wataalamu wasio rasmi — watu wanaowasiliana nao kwa ushauri kuhusu mada maalum. Fanya utaalamu huu rasmi. Unda "matriki ya uwezo" - hati inayoeleza kwa uwazi ni nani mtaalamu katika maeneo gani, ni nani anayeweza kuwa mbadala, na ni nani anayejifunza tu mada.

Katika kila timu kuna wataalamu wasio rasmi — watu wanaowasiliana nao kwa ushauri kuhusu mada maalum. Fanya utaalamu huu rasmi.

Mtaalamu — anafanya maamuzi ya mwisho, anatoa ushauri kwa wafanyakazi wenza, anawajibika kwa maendeleo ya uwezo katika timu.
Mfanyaji — anatatua kazi za kawaida kwa uhuru, anaweza kubadilisha mtaalamu.
Anayeanza — anajifunza eneo, anafanya kazi chini ya uongozi wa mtaalamu au mfanyaji.

Matriki kama hiyo inasaidia kuelewa haraka ni nani wa kuwasiliana naye kwa maswali na ni nani anapaswa kufanya maamuzi katika hali za ubishi.

Muhimu: mtu mmoja anaweza kuwa mtaalamu katika eneo moja na mwanafunzi katika lingine. Hii ni kawaida na hata inafaa kwa maendeleo.

Uwazi wa Mchakato

Zana za usimamizi wa miradi zilizosanidiwa vizuri zinaweza kuwa mshirika mkuu katika vita dhidi ya machafuko. Kanuni muhimu:

Nafasi moja ya taarifa: kazi zote, hali zao na watekelezaji wanapaswa kuonekana mahali pamoja.
Uwazi wa mzigo: kila mtu anapaswa kuona wafanyakazi wenza wanafanya nini na ni jinsi gani wameshughulika.
Taarifa za kiotomatiki: mfumo unapaswa kuwajulisha watu wanaovutiwa na mabadiliko katika kazi.
Usifuate mifumo ngumu. Wakati mwingine jedwali rahisi katika Google Sheets linafanya kazi vizuri kuliko mfumo wa CRM wa kisasa ambao nusu ya timu hawajui jinsi wa kutumia.

Michakato kamilifu zaidi ni bure ikiwa katika timu hakuna utamaduni wa kujadili matatizo kwa uwazi. Watu wanapaswa kujisikia vizuri kukubali kutoeleweka katika majukumu yao.

Mpango wa Utekelezaji

Muda	Vitendo
Wiki 1-2	Ukaguzi wa hali ya sasa. Kusanya maoni kutoka kwa timu kuhusu maeneo yenye matatizo.
Wiki 3-4	Unda matriki ya RACI kwa michakato 2-3 yenye matatizo zaidi. Jadili na kupatana na timu.
Wiki 5-8	Tekeleza usawaziko wa kila wiki. Mpe muundo mpya muda wa kujiingiza.
Wiki 9-12	Endeleza matriki ya uwezo. Hii ni kazi ngumu zaidi, inayohitaji mazungumzo ya binafsi na kila mwanachama wa timu.
Mwezi wa 4 na zaidi	Kagua na urekebishe zana zote zilizoundwa mara kwa mara.

Ukweli wa kuvutia

Mwanzoni mwa karne ya 20, Henry Ford alibadilisha uzalishaji kwa kuanzisha mstari wa urefu. Kwa kazi nzuri ya conveyor kulihitajika uratibu sahihi na ugawaji wazi wa majukumu — kila mfanyakazi alikuwa anawajibika kwa hatua maalum ya uzalishaji, jambo lililodidimiza mkanganyiko na kuongeza kasi ya uzalishaji wa magari.

Pia soma:

Jifunze mbinu za usimamizi wa miradi zinazobadilika na mkabala wa Agile kwa usimamizi wa miradi mnamo 2025.

Jifunze jinsi mchakato uliopangwa unavyoweza kuboresha ufanisi kutoka kwa makala kuhusu mtiririko wa kazi wa usimamizi wa miradi: hatua za kuboresha mafanikio ya mradi.

Unda timu yenye muundo sahihi na michakato iliyopimwa kwa msaada wa makala kuhusu upangaji wa timu kwa kazi ya mbali.

Hitimisho

Timu inapokua na miradi kuwa ngumu zaidi, itakuwa muhimu kukagua mara kwa mara maeneo ya majukumu na kuboresha michakato ya uratibu.

Jambo kuu — kumbuka kwamba lengo si kuunda mfumo kamili bila eneo la kupatana hata kimoja. Lengo ni kwamba maeneo yote ya kupatana yawe makusudi, yanayoweza kudhibitiwa na yaelekea kukamilisha matokeo ya pamoja.